项目经理如何控制成本

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项目经理如何控制成本?

项目经理控制成本的方式主要有3种:1、制定合理、规范的项目预算;2、收集实际财务数据、科学管理项目成本;3、做好资源管理。其中,项目预算有三个层面的内容,一个是资源预算,包括资源投入的数量和时间;一个是费用的预算,即完成某项目需要的资金成本;还有一个是收益预算,对项目会带来多少收益,项目经理也应该有个预估。

一、控制什么成本?

项目成本包括很多方面,也确实会涉及到财务甚至资源经理的工作,我们讨论项目成本控制要先理清楚项目成本涉及到哪些方面,主要有哪些分类。

资金类

资金类主要指的是项目运行期间产生的费用,包括人员报销产生的费用和采购订单产生的费用。人员报销费用包括差旅费、交通费等人员为项目服务时必要的支出,比如说实施项目经常有人员驻场需要,会产生住宿费、交通费等一系列的支出;采购订单费用包括采购设备、服务等内容时需要的费用。如产品研发项目需要购入一些设备零件,产生采购费用。资金类的成本涉及到财务支出,直接影响了企业的收益,是项目经理必须重视的内容。

资源类

人力资源也是一种成本,如果你项目资源的申请计划或实际使用不合理,则可能出现资源不足或者资源冗余的情况,影响其他项目的正常运作,甚至增加企业的额外支出,对企业的资源利用率造成影响。我曾经有个项目就是因为做资源计划的时候预估错误,申请的资源和实际需要有偏差,后面项目正式运作过程中发现少了一个高级开发支持,但是公司的其他人员又已经排到了别的项目上,根本给不了我人,到最后只能花钱去找外包,费钱又费精力。

不管是资金类成本还是资源类成本,项目经理在管理过程中都需要重视其影响,提高预判和控制项目成本的能力,对项目成功率和企业效益负责。

二、如何控制成本

1、制定合理、规范的项目预算

项目的预算有三个层面的内容,一个是资源预算,包括资源投入的数量和时间;一个是费用的预算,即完成某项目需要的资金成本;还有一个是收益预算,对项目会带来多少收益,项目经理也应该有个预估。
资源预算
项目管理的资源主要指的是人力资源,资源预算就是要预估完成某个项目需要多少人工投入和时间投入。制定资源预算要根据项目的需求情况评估项目每个工种需要的工作量,然后将工作量分派到项目的各个阶段,为后续WBS计划的制定提供参考依据。清晰、科学的资源预算根据资源类型和项目阶段来规划可能需要的工时,项目经理可以根据这个资源预算表向上申请资源。
费用预算
费用预算比较好理解,就是预估项目运行过程中可能产生的费用支出,比如实施人员外出驻场产生的费用、购买设备产生的费用等。费用支出因为比较零散和细碎,很难精确到某个行为,所以一般都将费用按类型进行分类,再分派到项目的各个阶段,比如人员驻场期间可能会产生住宿费、交通费等,可以统称为差旅费,而不必要将每比费用都详细地罗列。
值得注意的是,当项目的某些采购有对应的采购合同时,最好将采购预算和普通费用预算区分开来,单独制定一个采购预算,方便关联采购合同,规范采购合同的管理。
收益预算
收益预算与项目收益相关联,是由项目经理根据项目的具体情况,预先对项目的可能产生的收益进行估算,将其与实际收益进行对比分析,项目经理可以了解项目的收益水平,评估项目对企业战略的价值。但因收益预算不属于成本管理的范畴,本文不做重点讨论。

2、收集实际财务数据、科学管理项目成本

制定项目的资源、费用、采购、收益预算,其实是给了项目经理一个“标尺”,让其在后续的项目管理过程中以预算为参照,自觉控制成本、想办法提高收益。而要想最大程度地发挥这个“标尺”的作用、管理好项目的成本,我们还需要记录项目的实际花费,将项目预算与实际花费进行对比分析,项目经理可以实时统计、及时决策。
在项目成本管理中,统计项目的实际成本数据很重要。项目经理收集实际成本数据的方法包括:

  • 资源的实际成本从员工工时获取
  • 费用成本从费用报销获取
  • 采购成本则来自采购合同

而如果要将项目的预算计划和实际数据打通,用科学的方法对二者进行对比分析,我们需要专业的项目管理工具支撑。

项目成本管理主要的工作内容也就是对打通后的数据进行分析,了解其趋势和对比状况,分析项目的状态,以支撑项目经理的决策。

3、做好资源管理

在人力资源方面控制成本,会涉及到两个层级的工作:

  • 项目经理要制定科学的资源申请计划
  • 资源经理要做好人员调拨

项目经理的资源申请要根据项目的具体需求和任务合理制定,这就要求项目经理的WBS计划要尽可能详细,才能尽可能地为每个任务安排最合适的人员和工期。

补充阅读:

成本管控的方法:

  • 盈亏平衡分析

它是根据项目正常生产年份的产品产量(销售量)、固定成本、可变成本、税金等。研究项目产量,成本,利润之间变化与平衡关系的方法。当项目的收益与成本相等时,即为盈亏平衡点(BEP)。

  • 敏感性分析

它是研究项目的产品售价、产量、经营成本、投资,建设期等发生变化时,项目财务评价指标(如财务内部收益率)的预期值发生变化的程度。通过敏感分析,可以找出项目的最敏感因素,使决策者能了解项目建设中可能遇到的风险,提高决策的准确性和可靠性。一般以某因素的曲线斜率的绝对值大小来比较。

  • 概率分析

它是通过概率预测不确定性因素和风险因素对项目经济评价指标的定量影响。一般是计算项目评价指标,如项目财务净现值的期望值大于或等于零时的累计概率。累计概率值越大,项目承担的风险越小。

  • 挣值法

挣值法实际上是一种分析目标实施与目标期望之间差异的方法,故而它又常被成为偏差分析法。挣值法通过测量和计算已完成工作的预算费用与已完成工作的实际费用得到有关计划实施的进度和费用偏差,而达到判断项目预算和进度计划执行情况的目的。它的独特之处在于以预算和费用来衡量项目的进度。

控制项目成本的好处:

做项目成本控制,对项目来说可以提高项目成功率,对企业来说有助于实现投资收益最大化,提高企业收益。

  • 提高项目成功率

项目的资源成本得到科学的控制,意味着每个项目成员都在合适的岗位上发挥最大的价值,项目的进度正在正常运作,资源没有不足或者冗余,人员带来的风险也会因此降低,项目的成功率自然就提高了。

  • 使投资收益最大化

项目做好资金投入的控制,企业的成本降低了,是为企业“节流”,而项目做得漂亮,为企业带来了利益,则是为企业“开源”,成本的控制和收益的最大化,能够为企业带来更多的收益,促进企业战略目标的实现。

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