管理沟通使用的工具与技术有哪些

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管理沟通使用的工具与技术有:1、沟通技术;2、沟通方法;3、沟通技能;4、项目管理信息系统 (PMIS);5、项目报告发布;6、人际关系与团队技能;7、会议。其中,沟通技术会影响技术选用的因素包括团队是否集中办公、需要分享的信息是否需要保密、团队成员的可用资源,以及组织文化会如何影响会议和讨论的正常开展。

1、沟通技术

会影响技术选用的因素包括团队是否集中办公、需要分享的信息是否需要保密、

团队成员的可用资源,以及组织文化会如何影响会议和讨论的正常开展。

2、沟通方法

沟通方法的选择应具有灵活性,以应对相关方社区的成员变化,或成员的需求和

期望变化。

3、沟通技能

适用于本过程的沟通技能包括(但不限于):

沟通胜任力

经过裁剪的沟通技能的组合,有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。

反馈

反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。例如,指导、辅导和磋商。

非口头技能

例如,通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。镜像模仿和眼

神交流也是重要的技能。团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。

演示

演示是信息和/或文档的正式交付。向项目相关方明确有效地演示项目信息可包括(但不限于):

向相关方报告项目进度和信息更新;

提供背景信息以支持决策制定;

提供关于项目及其目标的通用信息,以提升项目工作和项目团队的形象;

提供具体信息,以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。为获得演示成功,应该从内容和形式上考虑以下因素:

受众及其期望和需求;

项目和项目团队的需求及目标。

4、项目管理信息系统 (PMIS)

项目管理信息系统能够确保相关方及时便利地获取所需信息。用来管理和分发项目信息的工具很多,包括:

电子项目管理工具

项目管理软件、会议和虚拟办公支持软件、网络界面、专门的项目门户网站和状态仪表盘,以及协同工作管理工具。

电子沟通管理

电子邮件、传真和语音邮件,音频、视频和网络会议,以及网站和网络发布。

社交媒体管理

网站和网络发布;以及为促进相关方参与和形成在线社区而建立博客和应用程序。

5、项目报告发布

项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。项目信息应发布给众多相关方群体。应针对每种相关方来调整项目信息发布的适当层次、形式和细节。从简单的沟通到详尽的定制报告和演示,报告的形式各不相同。可以定期准备信息或基于例外情况准备。虽然工作绩效报告是监控项目工作过程的输出,但是本过程会编制临时报告、项目演示、博客,以及其他类型的信息。

6、人际关系与团队技能

适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):

积极倾听

积极倾听技术包括告知已收到、澄清与确认信息、理解,以及消除妨碍理解的障碍。

冲突管理。

文化意识。

会议管理

会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。规划会议时应采取以下步骤:

准备并发布会议议程(其中包含会议目标);

确保会议在规定的时间开始和结束;

确保适当参与者受邀并出席;

切题;

处理会议中的期望、问题和冲突;

记录所有行动以及所分配的行动责任人。

人际交往

人际交往是通过与他人互动交流信息,建立联系。人际交往有利于项目经理及其团队通过非正式组织解决问题,影响相关方的行动,以及提高相关方对项目工作和成果的支持,从而改善绩效。

政治意识

政治意识有助于项目经理在项目期间引导相关方参与,以保持相关方的支持。

7、会议

可以召开会议,支持沟通策略和沟通计划所定义的行动。

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