规划沟通管理使用的工具与技术包括什么

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规划沟通管理使用的工具与技术包括:1、专家判断;2、沟通需求分析;3、沟通技术;4、沟通模型;5、沟通方法;6、人际关系与团队技能;7、数据表现;8、会议。其中,专家判断应征求具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:组织内的政治和权力结构;组织及其他客户组织的环境和文化等。

1、专家判断

应征求具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:

组织内的政治和权力结构;

组织及其他客户组织的环境和文化;

组织变革管理方法和实践;

项目可交付成果所属的行业或类型;

组织沟通技术;

关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序;

与安全有关的组织政策与程序;

相关方,包括客户或发起人。

2、沟通需求分析

分析沟通需求,确定项目相关方的信息需求,包括所需信息的类型和格式,以及信息对相关方的价值。

3、沟通技术

用于在项目相关方之间传递信息的方法很多。信息交换和协作的常见方法包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站。

可能影响沟通技术选择的因素包括:

信息需求的紧迫性

信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异,也可能因项目阶段而异。

技术的可用性与可靠性

用于发布项目沟通工件的技术,应该在整个项目期间都具备兼容性和可得性,且对所有相关方都可用。

易用性

沟通技术的选择应适合项目参与者,而且应在合适的时候安排适当的培训活动。

项目环境。团队会议与工作是面对面还是在虚拟环境中开展,成员处于一个还是多个时区,他们是否使用多语种沟通,是否还有能影响沟通效率的其他环境因素(如与文化有关的各个方面)。

信息的敏感性和保密性

需要考虑的一些方面有:

拟传递的信息是否属于敏感或机密信息。如果是,可能需要采取合理的安全措施。

为员工制定社交媒体政策,以确保行为适当、信息安全和知识产权保护。

4、沟通模型

沟通模型可以是最基本的线性(发送方和接收方)沟通过程,也可以是增加了反馈元素(发送方、接收方和反馈)、更具互动性的沟通形式,甚至可以是融合了发送方或接收方的人性因素、试图考虑沟通复杂性的更加复杂的沟通模型。

5、沟通方法

项目相关方之间用于分享信息的沟通方法有几种。这些方法可以大致分为:

互动沟通

在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。

推式沟通

向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。在推式沟通中,可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。

拉式沟通

适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。

6、人际关系与团队技能

适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):

沟通风格评估

规划沟通活动时,用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。常用于不支持项目的相关方。可以先开展相关方参与度评估,再开展沟通风格评估。在相关方参与度评估中,找出相关方参与度的差距。为弥补这种差距,就需要特别裁剪沟通活动和工件。

政治意识。政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。政治意识是指对正式和非正式权力关系的认知,以及在这些关系中工作的意愿。理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响,以及培养与这些相关方沟通的能力,都属于政治意识的范畴。

文化意识

文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异,并据此调整项目的沟通策略。具有文化意识并采取后续行动,能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。

7、数据表现

适用于本过程的数据表现技术包括(但不限于)相关方参与度评估矩阵。相关方参与度评估矩阵显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距。在本过程中,可进一步分析该评估矩阵,以便为填补参与度差距而识别额外的沟通需求(除常规报告以外的)。

8、会议

项目会议可包括虚拟(网络)或面对面会议,且可用文档协同技术进行辅助,包括电子邮件信息和项目网站。在规划沟通管理过程中,需要与项目团队展开讨论,确定最合适的项目信息更新和传递方式,以及回应各相关方的信息请求的方式。

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