如何建立起项目管理中的良好沟通

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建立起项目管理中的良好沟通从以下方面考虑:1、沟通管理的体系;2、语言、文字还是“形象”;3、两条关键原则;4、保持畅通的沟通渠道。其中,一般而言,在一个比较完整的沟通管理体系中,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

1、沟通管理的体系

一般而言,在一个比较完整的沟通管理体系中,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求:谁需要什么信息,什么时候需要,怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告收集和传播执行信息,包括状况报告、进度报告和预测。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后,需要进行收尾,管理收尾包含项目结果文档的形成,包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果(成功或教训)进行的分析以及这些信息的存档(以备将来利用)。

2、语言、文字还是“形象”

项目中的沟通形式是多种多样的,通常分为书面和口头两种形式。书面沟通一般在以下情况使用:项目团队中使用的内部备忘录,或者对客户和非公司成员使用报告的方式,如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动,一般在描述清楚事情的前提下尽可能简洁,以免增加负担而流于形式。口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简单有效,更容易被大多数人接受,但是不象书面形式那样“白纸黑字”留下记录,因此不适用于类似确认这样的沟通。口头沟通过程中应该坦白、明确,避免由于文化背景、民族差异、用词表达等因素造成理解上的差异,这是特别需要注意的。沟通的双方一定不能带有想当然或含糊的心态,不理解的内容一定要表示出来,以求对方的进一步解释,直到达成共识。除了这两种方式,还有一种作为补充的方式。

3、两条关键原则

在项目中,很多人也知道去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握,尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则,实践证明它们非常关键。

沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中,我们极力提倡主动沟通,尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目的重视和参与,会使沟通的另一方满意度大大提高,对整个项目非常有利。

4、保持畅通的沟通渠道

从沟通模型中可以看出,如果要想最大程度保障沟通顺畅,当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干扰,使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后,双方必须对理解情况做检查和反馈,确保沟通的正确性。

如果结合项目,那么项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道,比如与用户之间通过正式的报告沟通,与项目成员之间通过电子邮件沟通;建立沟通反馈机制,任何沟通都要保证到位,没有偏差,并且定期检查项目沟通情况,不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。

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