如何进行多项目管理

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进行多项目管理的方法有:1、明确且达成共识的项目目标;2、项目与关键结果对应——精细化的任务分解——任务责任到人;3、有时间保障且有能力执行的资源分配;4、每日检查、每周检查项目进展和提交物;5、规范化和流程化;6、有效沟通;7、激励。其中,由团队讨论出一个周期内定向的大目标,用来告诉大家我们现在要做什么,接着拟定 2~4 个定量的关键结果,辅助成员了解如何达成目标的要求。

1、明确且达成共识的项目目标,确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献
解决上下同欲的问题,我们有个一直在使用的方法就是OKR。它能帮助所有人了解最新目标是什么,由团队讨论出一个周期内定向的大目标,用来告诉大家我们现在要做什么,接着拟定 2~4 个定量的关键结果,辅助成员了解如何达成目标的要求。
OKR(目标与关键结果法)是在大多数人认为的制定目标的基础上,增加了一些限制因素,使目标管理变得更加科学、理性、易衡量。
目标(O)回答的是“我们想做什么”的问题,是定性的;

关键结果(KR)回答的是“我们如何知道自己是否达成了目标要求”,是定量的;

限定周期是要为目标的执行过程设定一个有效衡量周期,毕竟很多项目或工作都有较强的时效性; 定期更新是为了能及时衡量目标的健康程度,根据关键结果的进展,判断团队效能;

结果评定是周期末做的事情,对关键结果的完成情况打分,评定目标完成的质量,同时为下个周期的目标制定做出参考;

区分层级是要对不同层级的目标进行区分,也是一个目标对齐问题;例如:公司级别的目标和部门级别的目标关注点肯定是不一样的,但是部门级目标要与公司级目标对齐,保持公司整体步调的一致性。

2、项目与关键结果对应——精细化的任务分解——任务责任到人
项目与关键结果对应
我们团队项目执行的第一步是创建与目标关键结果相对应的项目,当然,由于目标的复杂程度不同,一个关键结果可能会对应多个项目。

精细化的任务分解
为了方便评估风险,最大限度减少不可控因素,需要对项目进行逐级拆解,要将所有任务分解到不能再分,让每个任务的粒度足够小,然后再根据任务优先级进行排期。

任务责任到人
在进行一些重大项目时,我们有时用Worktile将每个项目中的工作逐层分解,从项目目标(可能是关键结果)开始由上至下逐级拆解,直至每项工作都能估算工期和成本,然后为任务设置唯一负责人。

规定截止时间

在项目推进过程中,我们一般情况下只会规定整个项目的完成时间,或者最多规定几个里程碑式的关键节点,只是项目执行过程错综复杂。所以,为了最大限度规避项目延期风险,在执行过程中,为每项任务设定确定的截止时间,这样,一方面可以随时了解项目进度,评估项目风险;另一方面,对于一些无法确定完成时间的任务可以重点关注推进,集中精力解决不可控的任务,避免项目延期。

3、有时间保障且有能力执行的资源分配

其实,这个问题通过优先级、责任到人、规定每个细任务的截止时间等方式已经能一定程度解决。除此之外,从管理层的角度来说,必要项目和必要的时间也可以通过记工时,了解工作饱和度的方式来督促项目的进展。

4、每日检查、每周检查项目进展和提交物
我们在Worktile中设计了项目级和成员级项目统计维度,简单来说,管理层可以从项目维度、成员维度查看任务的情况以便及时的驱动。

我们在任务统计和分析方面,也有报表组件,支持自定义从各种唯独统计单个项目中的数据,默认的统计概要报表也可直观展示项目数据。

5、规范化和流程化:为每项工作制定规范
自动化:其实,工作场景中很多事情已经完全可以自动化完成了,例如我们研发团队基于用户故事将代码、bug、测试用例连接在一起,测试工作完成了,bug会自动同步给开发者。这种小自动化设计在工作场景有很多,可以极大减少不必要沟通,同时最大化透明工作信息。可以自动化的场景,还有代码提交之后的流水线,基于IM设计的各种机器人操作,在日报自动汇总每个人当日的完成工作。

流程化:流程化的价值是让组织的每个人按照统一的规则做事,因此流程化是减少“偏见”的利器,流程并不是企业管理的毒药,好的规则和流程,能给团队减少冲突,极大实现企业员工之间的契约。例如,用户端反馈的一个小需求,如何在不同的团队之间传递,并最终被产品采纳,然后上线到新的功能中,这个小小的事情就是一个公司内部运营的小流程。而我们也是在朝这个方向努力。

6、有效沟通
方法层面上:要确保每个人听明白了自己的任务和目标是什么,比较靠谱的方法:一是听参与人讲述他的想法和理解,二是过程跟进,举个例子说,比如要出一个PR或者做一个活动,在框架阶段你就需要进行一次审核,从而在很短时间内纠正,有效避免时间过半方向还不对的情况。
工具层面上:比如通过任务管理工具,能比较全面的描述任务信息、以及关联任务背景,相关人员、讨论记录永久保留等,通过这种方式,新加入人员从工具上就能获取80%的任务相关信息,以及找到众多的相关人员进行询问。

7、激励
“又要马儿跑又要马儿不吃草”这句话放在某些领导或者企业管理者身上很适合,当然,大多数老板肯定都想以最低的成本获得最大的收益,只是,低成本也是要有限度的,对于员工来说,适当的激励的非常必要的。
尤其是与目标相关的激励机制,如果只有目标没有激励,那么目标的完成与否或者目标完成质量好坏都与员工没有关系,多数员工只关心与自己利益相关的工作或任务的完成情况,因此,针对目标的激励至关重要。

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