什么是项目全过程管理

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项目全过程管理是指:一个完整的项目管理流程包括五个阶段:启动阶段、规划阶段、执行阶段、监控阶段、收尾阶段,其中监控阶段贯穿项目管理的整个过程。

1. 启动阶段

这是所有项目的开始阶段,是新的项目识别和开始的过程。在这个阶段,最关键的是要确定项目的价值及可行性。通常情况下,在项目获得批准或拒绝之前,需要给利益相关方提供以下工作:

  • 商业案例:证明项目的必要性,分析投资回报
  • 可行性研究:概述项目的目标和需求,预估项目完成所需的资源和项目的成本,以及项目是否具有财务和商业意义

2. 规划阶段

项目获得批准之后,下一步就是规划项目的管理工作,以确保项目能在规定的时间和预算的范围内实现预期的目标。在这一阶段,又可以分为几个主要的部分:

• 范围说明:明确业务的需求、项目的目标和可交付成果,确定项目的管理范围

• 工作分解:创建工作分解结构(WBS,Work Breakdown Structure),将任务细分为小组件,以便于管理,并确定任务的优先级及关联性

• 进度计划:估算任务的持续时间,可以利用甘特图将所有的任务和截止日期以时间轴的格式直观地表示出来,在重要的时间节点设置里程碑,制定进度计划

• 成本管理:预估每一项工作所需要的成本,制定预算表,制定成本管理方案

• 沟通计划:确定任务进行中负责人和成员之间的沟通计划,制定高效的沟通方式,并确定好项目的例会制度风险管理计划:识别项目进行过程中可能遇到的风险,并对其进行分析以确定风险等级,制定相应的风险应对方案

• 风险管理计划:识别项目进行过程中可能遇到的风险,并对其进行分析以确定风险等级,制定相应的风险应对方案

3. 执行阶段

在对项目进行了规划之后,就可以开始启动项目了。虽然我们已经在规划阶段做了很多准备,但是这并不意味着前方会一路平坦,在执行阶段还是有很多问题需要注意:

• 任务进行过程中会积累很多的经验、知识,这些都是宝贵的财富,需要对其进行管理,同时也要注意对任务的开展质量进行管理

• 项目的最终成果取决于每一个小任务的完成,而团队中每一个成员的工作决定了任务的质量,所以需要切实地建设和管理团队的积极性及沟通方式,确保每一位成员高效工作

• 项目执行过程中如果遇到风险,要及时实施风险应对策略以确保项目正常进行

4. 监控阶段

为了能确保项目计划的顺利实施,必须实时对项目的方方面面进行监控和评估,并及时作出必要的调整。其中几个主要的监控方面为:

• 实时跟踪项目的整体进度,掌握可能导致项目延期的情况,及时对进度表进行调整以保持正常运行

• 监控相关方需求的变化、市场的变化,并及时处理变更

• 监控资源使用和成本使用,确保资源合理分配,及时维护成本基准

• 监控沟通效果,确保成员之间、成员和相关方之间的沟通是高效的

• 监控风险并识别新的风险,对风险管理及时作出更新,评估风险管理的效果

5. 收尾阶段

实现了项目的目标,产出了一个可交付成果,但并不意味着项目结束了,这个时候还要进行项目的最后一个阶段:收尾阶段。在这个阶段,首先要审查项目的实现情况,根据评估规定确定达到要求后,移交项目成果给相关方,同时还要总结项目的相关经验结果并完成信息归档,以便实现持续改进。

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