什么是日程管理

小编 533

日程管理是指以日为单位,对工作计划、事务安排进行记录和管理,以达到工作备忘的目的。日程管理是以时间为中心的管理,其本质是一种对公务活动进行时间管理的工具,具有记录工作安排、提示代办事项等作用。

1.日程管理的概念

日程管理就是通过明确目标,分解并统筹相关事务等管理措施,以达到按序按时地完成个人事项。简单理解就是将每天的工作和事务安排在日期中,并做一个有效的记录,以方便管理日常的工作和事务。

2.日程管理的内容

日程管理的内容主要包括五个方面:一是查看日历、月历和年历,在个人日历中可以记录生活琐事、管理工作任务;二是安排代办事项;三是提醒备忘事项;四是共享他人日程安排,并协调工作;五是对员工工作进行监督。

延伸阅读

日程管理的步骤是什么

1.明确目标及其完成时间

面对设定的目标,首先需要做的就是明确该目标,根据其难度、耗时或强制时间节点,确定其完成时间点。只有明确了截止日期,才能保证之后进行的日程,能够满足日程的时间性要求,才能达到日程管理的目的。

2.确定可用时间

尽管每人每天都有24小时,但24小时一般不太可能全部可用于处理事项,比如一天至少需要6小时的睡眠,这6小时不可用;再比如,当天需要参加喜宴,需要去看医生,当天上下午不可用。要确定不可利用时间及休息时间,否则制订出的日程会被“架空”,失去执行力。

同时,事物是普遍联系的,目标的实现离不开相关支持,故需要了解主讲人、老师、同事、领导等相关人员的时间安排,避免冲突或及时协调时间安排,合理规划时间。

3.分解目标

面对目标,要依据其性质、时间阶段、任务分工等标准进行提炼,形成二级大项目,这样在整体上做到了心中有数,节奏得当。为了进一步细化管理、坚持结果管控,以二级大项目要达成的具体成果为导向,进一步将其细化形成三级具体实施项目,以增强执行性和可操作性。完成以后,也可以进行正向验证,即根据三级的具体实施项目,是否可以达成二级项目所期望的成果,并查漏补缺,不断完善。

4.统筹时间安排

统筹时间安排,倒推形成任务安排。根据以上信息,从完成期限开始,逐步安排具体实施项目。要通过参照以往经验、向前辈请教、原理分析等手段,合理估计实施具体项目所需的时间。在安排中,切记要将与相关人员的沟通、讨论时间、修正补救时间等加入日程。同时,时间安排不宜过紧,要预留出一些机动时间,以保证完成日程安排。

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