项目计划的作用

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项目计划的作用有:1、减少项目管理的风险;2、降低项目开发的不确定性;3、给上层提供更好的决策支持;4、建立团队信任;5、传递信息。其中,减少项目管理的风险指做项目计划的过程就是风险识别的过程,可对项目风险有更深的认识,提高项目成功的概率。

1、减少项目管理的风险

在做项目计划的过程中,就是一个风险识别的过程,可以提供对项目风险更深的认识,提高项目成功的概率。很多项目的风险非常高,很有可能在了解之后决定不启动相关的项目;而有的项目,可以通过早期的防控措施来控制某些功能可能包含的风险。

确定项目计划,不是某个人或者某几个人的工作,而是整个团队在某一阶段,根据当前的资源,人力安排,目标等信息,共同讨论出来的结果。在讨论的过程当中,也会识别出相关的风险。进而采取相关的措施,更好的去满足目标。

2、降低项目开发的不确定性

随着项目的开发过程中,需求方很有可能会不停的增加产品的新特性,他们也不停的产生新的认识,知识,将这些迭代入计划的过程,非常重要。

某个时间点,由于开发团队的认识及知识水平的限制,导致某个技术点或功能点无法按照要求的目标时间完成,这个时候就会体现在计划中,同步传递给相关干系人,通过一定的沟通机制,确定该功能是否需要在目标计划中考虑,或者移除,或者该技术点需要投入更多的时间进行内容的明确。这个就是非常明显的不确定性的排除。

3、给上层提供更好的决策支持

项目计划可以给领导层提供更好的决策。如果公司管理层没有相对明确的估算,项目计划,也不能确定该项目是否如期进行。

如果公司面对多个项目,需要做决定取消其中的一个或者多个,那么项目计划肯定是其中的决定条件之一。

4、建立团队信任

频繁的,可靠的交付承诺的功能可以在产品开发人员和客户之间建立信任,同时团队间也建立了相互的依赖,信任关系。

在进行计划的安排过程中,团队间需要有详细的沟通,相互的依赖关系,决定了项目的未来的成功。经过多次的深入讨论,详细的分析风险,形成一份大家都认可的项目计划,这个过程本身就已经是一种信任的结果。殊不知项目计划的大部份任务,都是有依赖关系的,如果上游不能准时完成,下游基本上大概率不能准时完成。如果不存在信任关系,如何保证项目的正常交付。

所以,做计划,也是项目团队间建立信任的过程。

5、传递信息

项目计划可以非常明确的传递很多信息

向上,领导层知道当前项目的状态,在某个时间节点,可以完成哪些内容,项目是否可以按时完成任务等等。

向下,团队成员可以非常明确的知道,自己当前在哪里,接下来要去往哪里,什么时候要达到,以及什么时候可以到达。

但是,计划本身,很多时候就被认识到只有日期本身,设定该日期的假设以及相关的期望,都不被看到或者被遗忘。

如果相关干系人问你,这个项目什么时候可以完成,你的直接回答是多少个月,没有一个相对详细的计划,那么该干系人肯定会是很大的疑惑。如果把相对详细的计划体现出来,支持对该问题的回答,会让感谢人更加的相信完成目标的可行性。所以,计划还传递一种信心。

延伸阅读

项目计划与排程

  1. 确定项目目的、需要和范围。其结果要素具体说明了项目成品、期望的时间、成本和质量目标。(回答是什么,做多少和什么时候?)。要素范围包括用户决定的成果以及产品可以接受的程度,包括指定的一些可以接受的条件。
  2. 指定的工作活动、任务或达到目标的工作被分解、下定义并列出清单。(回答哪些?)
  3. 创建一个项目组织以指定部门、分包商和经理对工作活动负责。(回答由谁?)
  4. 准备进度计划以表明工作活动的时间安排、截止日期和里程碑。(回答何时,以什么顺序?)
  5. 准备预算和资源计划。表明资源的消耗量和使用时间,以及工作活动和相关事宜的开支。(回答做多少,何时做?)
  6. 准备各种预测,关于完成项目的工期、成本和质量预测。(回答需要多长时间,将会花费多少,何时项目将会结束?)

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