如何做好项目进度管理

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遵循以下6步可以帮助做好项目进度管理:1、定义项目;2、对项目任务和里程碑进行排序;3、定义关键路径;4、分配必要的资源;5、建立时间表;6、随着项目进展,跟踪进度并调整时间表。除此之外,优化作业流程,确定工作标准;定期检查项目节点/里程碑;注重沟通与激励也将锦上添花。

1、定义项目

如果您在开始项目调度过程之前以工作分解结构的形式完成了项目规划,那么在这一步中它将派上用场。以您为项目构建的框架为例,定义完成工作所需的任务和里程碑。虽然你不想在制定时间表时花时间列出每个工作流程的步骤,但你需要足够精细,将每个任务分开,以确保时间表的准确性。

2、对项目任务和里程碑进行排序

一旦你确定了哪些任务和里程碑是完成项目所必需的,你就需要按正确的顺序完成它们。某些任务可能取决于以前任务的完成情况。如果在此步骤中没有考虑依赖关系,其他团队成员将不得不等待完成其任务,从而影响时间线。即使没有依赖关系,团队成员也需要知道何时需要完成特定任务。

3、定义关键路径

关键路径是必须按时完成的最长任务序列,从而避免延误整个计划。任何一项任务的延迟都会将项目完成时间推迟相同的时间。准确定义关键路径可以确保您知道什么时候必须完成哪些任务才能使项目如期进行。在定义关键路径时,有必要考虑上述依赖关系。您还应咨询将完成相关任务的团队成员。

4、分配必要的资源

团队成员是否需要使用某些设备才能完成任务?新员工加入某个团队是否有助于他们更快地完成分配的任务?收集您需要的数据,以充分了解项目的资源需求和您组织的能力限制,然后努力调整它们,以便您的时间表可以实现。考虑到资源成本以及在项目开始之前获得资源所需的任何额外时间,将使您的时间表与现实挂钩。

5、建立时间表

现在,您已经准备好为项目的每个部分建立一个具有固定日期的时间表。您的时间线应反映您在上面列出的关键路径和顺序,以适应任何已识别的约束或依存关系。不要忘记考虑周末、团队成员计划的休息时间、假期和其他可能影响可用工作时间的因素。虽然您可以预计由于范围变化、生产力的意外变化和其他潜在问题,您的时间表会发生变化,但您首先要确保它尽可能准确。

6、随着项目进展,跟踪进度并调整时间表

你已经完成了时间表,项目正在进行中。不可预见的问题肯定会发生,所以你应该跟踪每个任务和里程碑的进度。如果似乎需要调整你的日程安排,请尽快调整,使一切按计划进行。建立良好的项目控制是关键,这样即使面临重大问题,您也可以保持进度的完整性。

除了以上步骤,以下几点策略可以帮助更好地进行进度管理

优化作业流程,确定工作标准

项目组成员间的作业流程,是通过邮件、Excel还是项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。比方说:产品研发类的项目,我们可以把作业流程分为【需求收集】-【需求评审】-【进度管理】-【缺陷管理】-【评审回顾】,每个流程由某位或多位负责,任务状态变更后,再进入到下一个流程。

定期检查项目节点/里程碑

很多时候我们会同时负责多个项目,或是还有很多其他日常工作,如何保障项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。

项目中琐碎的事务如果怕忘记了,建议大家可以给自己建个循环任务,每天检查项目的进度并及时和相关责任人进行沟通。

项目成员的沟通

项目执行过程中的沟通也是非常重要的,来确保项目进度的信息透明和对称。如果A组已经做好某件事,需要B组做另外的事,如果没有沟通,B可能压根就不知道,这样项目进度就会延误。

一般情况下,项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到项目管理工具协作和沟通,信息比较公开透明的话,项目进度会就没有必要太过频繁。当然,和关键干系人的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

项目团队的激励

想让项目成员工作起来更有激情,只靠冷冰冰的管理制度是没有太大用处的。项目负责人要信任每一位成员,并实时注意成员的工作状态,适当增加成员在执行任务中的乐趣,做得好的一定要及时鼓励,培养成员的积极性和自我成就动机。整个团队有干劲了,项目的完成也就是水到渠成的事了。

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