会议纪要如何快速记录

快速记录会议纪要的关键在于:1、使用模板;2、用电子设备记录会议内容;3、共享;4、总结;5、用首字母标记注释。使用模板是指每次记录会议纪要时可以使用之前制作好的会议纪要模板,模板可以使记录会议纪要变得简单且高效。

1、使用模板

每次会议记录时使用模板都会有所帮助。这样,它们的格式都相同,你就不必浪费时间添加标题和要点。这在以后团队中的其他人需要使用会议纪要时很有用。一些组织甚至为了提高效率,将他们的议程和预期的与会者放在会议记录上。模板可以将会议记录的格式固定,之后写会议记录只需在格式中填内容就行,这样可将记录变得简单且高效。

2、用电子设备记录会议内容

当你担任秘书角色时,你可能难以跟上记笔记的步伐。如果遇到这类问题,可以考虑使用电子设备录制会议。你可以使用任何智能手机、录音设备或是相机完成录制。在会议结束后,你还可以使用人工智能转录服务,或者在需要时仅收听录音作为复盘。但是,在录制之前,请务必让与会者知道他们正在录制。如果你担心可能出现问题,电子会议记录还可以帮助保护你免受可能出现的任何法律问题的影响。

3、共享

有时,会议是协作的。这类会议有时候会让人感到混乱,并且很难记录所有内容。将笔记在投影在大屏幕上或在会议期间共享您的屏幕或文档,以便你的团队成员为笔记做出贡献。积极参与会议,做会议记录并不是埋头记笔记,如果你对某项内容不清楚或者有疑问,请大胆地请教或提出问题。

4、总结

当你编写会议纪要时,需要进行适当的总结。你应该记录尽可能多的信息,但不要逐字逐句地编写所有内容。没有必要记录会议记录中所说的所有内容。如果你尝试逐字逐句地写下整个对话,你也可能难以跟上。简化和总结会议期间发生的事情。逻辑清晰地记录会议内容,将讨论的事项/解决问题的方向、跟进人员及完成时间进行有序记录。忌芝麻绿豆一把抓,没有重点,让查收会议记录的人看得一头雾水。

5、用首字母标记注释

如果会议中的多个人对某个事务有意见,则使用与会者的姓名首字母来指示谁贡献了什么会有所帮助。你还可以使用首字母来指示谁将负责后续步骤。这种速记技术是记录多人对话的有效方法。会议记录完成后,如果所讨论的问题争议性比较大,或议题很重要,一定要在会议结束之前,让所有参会人员对会议记录中的责任人及完成时间进行确认。

延伸阅读

会议纪要包括的内容

  • 会议的日期和时间
  • 与会者姓名和发起会议的人的姓名
  • 接受或更正/修改以前的会议记录
  • 确认商定的行动以及谁将执行这些行动
  • 有关后续步骤的说明
  • 已采取/拒绝的任何投票结果的详细信息
  • 要保留的项目
  • 新业务
  • 下一次会议日期和时间

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