项目计划时间轴怎么做

制作项目计划时间轴的步骤:1、 创建项目简介;2、 列出待办事项;3、估计每个步骤需要多长时间;4、映射依赖关系;5、创建时间线;6、与项目成员分享;7、随时管理和适应。创建项目简介是指是做一个解释整个项目的目的、目标、里程碑和愿景的文档。

1、 创建项目简介

为了使所有项目利益干系人与计划保持一致,每个项目都应该与项目简介相符合,它作为一个路线图,是一种解释整个项目的目的、目标、里程碑和愿景的方式。以下是您的简介中要回答的几个问题:

  • 项目内部目标、外部目标是什么?
  • 哪些内部和外部利益相关者是项目的一部分?他们的作用是什么?
  • 项目的时间表是什么?
  • 什么是关键里程碑的项目?

让我们将这一步付诸实践,你负责策划今年的客户答谢晚宴。你对活动的个人目标是尽可能有条理、富有成效和高效,你有信心自己可以做到,并且要了解这一切,首先要为你的活动整理一个有凝聚力的简报。其中内部利益相关者可以是活动的策划委员会(约翰,山姆,塔拉,琳达),客户成功副总裁和营销团队。在外部,利益相关者包括所有现有客户和某些供应商(餐饮公司、活动场地等)。发布注册页面,保护场地,并签署某些供应商可以被视为项目中的里程碑,一旦你概述了你的项目简介和目标,你就可以向后工作,找出你需要采取的所有步骤,你可以开始创建一个项目时间表。

2、 列出待办事项

为了有一个成功的项目时间表,你需要创建一个列表,列出在整个项目规划过程中一直到最终可交付成果(无论是报告还是事件)中需要发生的所有事情。从步骤上考虑大事。任何可以帮助您按时按预算完成项目的任务都应在此列表中。此时,不要太担心所有步骤的顺序或何时需要完成它们,例如,我们的客户答谢晚宴的明细可能如下所示:

  • 编写活动计划
  • 最终确定预算
  • 确认活动地点
  • 选择餐饮
  • 选择活动主题
  • 为活动设计创意概念
  • 设置回复页面
  • 发送邀请
  • 广告活动
  • 订购赃物
  • 测试 A/V
  • 完成演示文稿
  • 准备所有活动资料和赃物
  • 当日清单

对于更长或更复杂的步骤,请将它们分解为更小、易于理解的子任务。它不仅可以帮助您弄清楚步骤的真正范围,而且还会确保您不会忘记任何小细节,并使处理它更易于管理。在我们的事件示例中,为了使“选择餐饮”步骤不那么压倒性,我们将项目的这一部分拆分为可消化的部分:

  • 创建可能的餐饮服务商列表
  • 从每个餐饮服务商处获取报价
  • 比较报价和菜单
  • 与首选会面
  • 选择餐饮服务商
  • 敲定合同

3、估计每个步骤需要多长时间

获得项目中每个步骤的完整列表后,你将分配每个步骤所需的时间。这样做可以给你的团队足够的时间来完成任务,并保持在你的整体时间范围内。一旦你知道每项任务将花费多少时间,你就可以正确计划和排序每项任务以创建项目路线图。继续以我们的客户感谢活动为例,让我们采取“选择餐饮”步骤及其每个子任务,并估计各个任务将花费多少时间。

选择餐饮(9周)

  • 创建可能的餐饮服务商列表(1周)
  • 从每个餐饮服务商那里获取报价(3周)
  • 比较报价和菜单(1周)
  • 与首选会面(2周)
  • 选择餐饮服务商(1周)
  • 完成合同(1周)

根据我们的时间预测,选择餐饮公司的过程总共需要九周时间。通过向后工作,你可以确定何时需要开始此特定步骤,并使用实际日期填写项目时间表。

4、映射依赖关系

在运行项目时,可以同时处理某些步骤,尤其是在不同的团队成员负责每个重叠任务的情况下。但是,在完成另一个步骤之前,无法启动或完成其他步骤。换句话说,某些步骤依赖于首先完成其他步骤。例如,在选择餐饮服务商之前,您无法订购食物。这是众多原因之一,为什么时间轴是如此重要。直观地看到每个步骤、步骤如何重叠以及每个步骤所花费的时间将使项目保持正轨。这也是弄清楚谁负责每个步骤的时候了。尽早为项目的每个部分分配谁负责什么将帮助您发现和调整时间或资源冲突,并避免未来的意外和延误。

5、创建时间线

使用正确的工具,你的时间表将与你的基础工作相关联,并将始终保持最新状态。这可能是一个在轨道上运行的项目和一个失控的项目之间的区别。用一体式的时间线功能创建你自己的项目时间表:

  1. 将所有项目步骤作为任务输入到列表中
  2. 为每个任务添加开始日期和结束日期
  3. 为每个任务添加任务所有者
  4. 绘制任务之间的依赖关系
  5. 单击“时间轴”视图以查看您的列表已转换为可视时间轴。

快速设置项目时间表的最简单方法是从项目模板,你现在可以使用这些模板。每个项目都以列表视图开始,但您可以单击“时间轴”选项卡将其转换为时间轴:

  • 产品营销发布模板
  • 活动策划模板
  • 产品路线图模板
  • 常规项目计划模板

6、与项目成员分享

还记得你在此过程开始时将所有项目成员的列表添加到简报中吗?现在,你已经构建了时间线,请务必与所有相关人员共享。我们可以保证,他们会很高兴看到您的计划有多清晰。你越容易让他们参与项目,在整个过程中就越会得到更多的赞誉。当您使用项目管理工具要构建你的时间表,可以快速无缝地共享它。忘记电子邮件和多个文档 ,您的利益相关者很快就会知道谁在何时做什么。对于客户答谢活动,我们希望与参与整个项目的每个人分享我们的时间表,而不仅仅是那些直接负责的人。在任何时候,有人都可以跟踪他们在项目中的部分及其依赖项,而无需 ping 您以获取信息。

7、随时管理和适应

如果你曾经参与过任何项目,你就会知道事情并不总是按计划进行。但是,当你准备好适应时,变化似乎并不难处理。时间表不仅对规划很有帮助;他们还将帮助您在不可避免地发生延迟或变化时进行调整。移动任务不一定令人生畏或破坏整个项目。如果项目的一部分遇到延迟,作为项目所有者,您将清楚地了解项目其余部分的影响。然后,您将有权相应地移动内容,以便整个项目仍然可以高效地向前推进。项目更改可以在其自己的特定步骤中进行管理,但是一旦更改最终确定,就该更新您的时间表了。因为当计划发生变化时,时间表很快就会过时,依靠项目管理工具,而不是电子邮件或电子表格,提供了一个主要的好处。作为项目所有者,您有责任向所有利益相关者传达单一事实来源(您的时间表)是什么,并确保它始终更新。

  • 立即采取行动。确认更改后,请立即更新时间线以反映更改。
  • 通知利益干系人。受项目时间线更改影响的任何人都应了解它如何影响他们,并能够在项目时间轴上直观地看到更改。
  • 确定影响。更新时间线后,您将能够查看是否存在过度拥挤的时间段以及是否有任务过多的利益相关者。你能移动任务以确保有更多的时间吗?其他人可以接手或伸出援手吗?

使用时间线,可以轻松调整受此更改影响的任何任务或任何团队成员的截止日期。这个挑战的积极部分是,我们已经完成了几个初始任务,并且可以在时间表上看到这些反映。虽然这是一个令人沮丧的问题,但它感觉更易于管理,因为我们的时间表使我们井井有条并走上正轨。

延伸阅读

项目规划时间轴流程图简介

项目规划时间轴流程图是对一个项目从开始到竣工的整个过程进行总结归纳。时间线图,又叫时间轴图,能以历史进程为载体,将过往的重要事项或者里程碑,标注在轴线上,并加以说明。它的作用是能够可视化内容,以图文的形式呈现出来。时间轴是一种表达事物发展进程的可视化图示,被许多商业管理人士所使用。

文章标题:项目计划时间轴怎么做,发布者:Z, ZLW,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/47818

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