进度跟踪是什么意思

进度跟踪是指在项目计划的执行过程中,检查实际进度是否与计划进度相一致,保证项目按时完成。在项目实施过程中,由于外部环境和条件的变化,往往会造成实际进度与计划进度发生偏差,如不能及时发现这些偏差并加以纠正,项目目标的实现就一定会受到影响,所以需要跟踪进度。

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什么是进度跟踪

进度跟踪是指在项目计划的执行过程中,检查实际进度是否与计划进度相一致,保证项目按时完成。项目进度管理,是指采用科学的方法确定进度目标,编制进度计划和资源供应计划,进行进度控制,在与质量、费用目标协调的基础上,实现目标。在项目实施过程中,由于外部环境和条件的变化,往往会造成实际进度与计划进度发生偏差,如不能及时发现这些偏差并加以纠正,项目目标的实现就一定会受到影响,所以需要跟踪进度。进度跟踪主要是了解计划、任务和项目成员三个方面。对项目的计划、任务以及成员做到充分了解,才能清楚地知道项目计划是否可行,计划是否被执行以及人员是否认真地完成自己的任务。

进度跟踪的关键步骤

1、制定项目执行时间表

项目人员多了,又要了解项目进度,这就要求项目经理做出详细的计划,这个计划必须要明确任务,明确任务的负责人,明确任务的开始和结束时间。

在计划制定时,要尽可能地把任务细分,任务的先后关系定好。并通过对每一位参与员工的工作能力、工作效率等的把握来将任务放到人身上并定下来完成时间。

可以借助工具做好任务细分,这是推动团队向一个目标努力最为必要的一个步骤。

2、明确人员分工,定好截止时间

在项目计划阶段,我们一定花足够多的时间做好项目进度计划,在分解项目任务时,颗粒度尽量细一些,确保分工到人,并确定好截止时间。

项目经理需要创建项目,然后对计划分解项目任务,安排每个人任务的开始、结束时间,再将任务分配给负责人。

3、优化流程,确定工作标准

项目计划从制定到结束,并不是一成不变的,要根据项目的情况进行优化。项目组成员间的作业流程,无论是通过邮件还是项目管理工具沟通,在项目启动会上一定要明确清楚。

比方说我们可以把流程分为需求收集、需求内审、需求评审、开发、测试、上线,每个流程由某位或多位负责,任务状态变更后,再进入到下一个流程。确定流程后要确定工作标准。

4、定期检查项目节点/里程碑

很多时候我们会同时负责多个项目,或是还有很多其他日常工作,如何保障项目正常运行,这需要我们时常检查项目节点/里程碑,及时发现项目中可能的风险。

如果项目流程快到下一阶段时,相关人员还没有完成任务,我们就需要尽快与相关负责人沟通,提醒其注意进度。

5、项目成员的沟通

跟进项目是需要细心和耐心,而且要经常与项目组成员沟通,把项目经理要的目标和要求时时传达下去,并让结果及时反馈上来。

项目执行过程中的沟通非常重要,要保项目进度的信息透明。有些项目的项目组会定期召开项目进度会,和项目成员同步进展情况,并再次确认各项任务的截止时间。但如果项目组有用到工具协作和沟通,如果使用工具的话,信息比较公开透明,项目进度会就没有必要太过频繁。和关键相关方的沟通还是必不可少的,可以定期核对项目进度。

6、了解项目总体进度

经常会遇到这种情况,项目组在同一时间进行不同阶段的工作,这时对于工作进度的把握,尤其是总体进度的把握就比较困难。

如果项目经理把阶段划分的很清楚,并且阶段工作量也很明确,而且项目成员也对自己的工作量进行评估的话,就会对项目的总体进度提供一个较好的参考。

7、项目团队的激励

想让项目成员工作起来更有激情,只靠冷冰冰的管理制度是没有太大用处的。项目负责人要信任每一位成员,并实时注意成员的工作状态,适当增加成员在执行任务中的乐趣,做得好的一定要及时鼓励,培养成员的积极性和自我成就动机。整个团队有干劲了,项目的完成也就是水到渠成的事了。

延伸阅读

进度跟踪的好处

1、项目跟踪有利于完善项目计划

在编制项目计划时,项目经理必须明确任务及对应的负责人,明确任务开始时间、结束时间及保障条件等,将项目计划尽可能地编制详细。但涉及越是将来的时间,编制计划就变得越困难。有可能准确计划的一段时期被称为计划周期。因此,在开始就对整个项目编制很详细的计划是不可取的,也是不可能的。

2、项目跟踪有利于改进工作量估算

工作量估算是项目管理的重点。对工作量的估算不佳在项目跟踪中表现为完不成任务和计划,或者工作超前。情况发生后,也必然促使项目经理去考虑工作量的评估,随着对工作量的总结回顾,还可能导致整个项目计划的修改。

3、项目跟踪有利于了解成员的工作情况

分配任务后,项目经理要及时与项目成员进行沟通交流,了解工作的进展,了解项目情况。因为,有些问题和情况若是不能及时被收集上来,对于项目经理来说,就是失去了对项目计划执行情况的了解,也失去了适时调整的时机。

4、项目跟踪有利于把控项目整体进展状态

如果项目阶段划分清晰,工作量明确,团队成员的工作统计真实,项目的总体进度可以由工具自动生成,也许还不够准确;但仍可以作为一个参考,而且是一个比较好地参考。对项目计划进行跟踪控制,其实就是项目经理主动去了解项目状态的过程。

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