企业档案管理软件具有哪些功能

企业档案管理软件具有的功能有:1、收文登记;2、行文登记;3、组建档卷;4、公文查询;5、主要功能描述。收文登记是指,对于上级来文,录入电脑后,可同时打印收文批阅承办笺和收文登记簿。打印收文登记簿像打印存折那样自动接上次打印,当然也可以指定本次打印起始行。

一、收文登记

对于上级来文,录入电脑后,可同时打印收文批阅承办笺和收文登记簿。

打印收文登记簿像打印存折那样自动接上次打印,当然也可以指定本次打印起始行。

收文序号由电脑自动编号,收文序号打印在收文登记簿上和收文批阅承办笺的右下角,便于向各部室分发文件时检索。

本次录入数据可“提交”到数据库,供以后查询及入档时调用。

如果收文登记簿或批阅承办笺不慎损坏或丢失,可从数据库中调出补充打印。

二、行文登记

可以各部室行一个总号,如 *中银,也可以行多个号,如*中银财,*中银党。

系统按年度自动对行文编号,包括行文序号和行文字号。

行文登记后,可打印“行发文”和“行文登记簿”,“行文登记簿”可自动接上次行数或指定起始行数打印,也可积累一段时间后统一打印。

登记时只需手工输入三项内容:“附件”、“主题词”和“标题”,其它内容在备选项中选择即可,如“主送”“抄送”“封发日期”等等,当然这需要你事先做一些必要的设置。

本次录入数据可“提交”到数据库,供以后查询及入档时调用。

三、组建档卷

可以任选以下一种作为本单位的档案分类方案:

“年度—机构(问题)—保管期限”分类法;

“年度—保管期限—机构(问题)”分类法;

“机构(问题)—保管期限—年度”分类法;

“机构(问题)—年度—保管期限”分类法;

“保管期限—年度—机构(问题)”分类法;

“保管期限—机构(问题)—年度”分类法;

“年度—保管期限”分类法。

档案文件的来源分四类,即来自收文、来自行文、新增内容,进行档案录入时,对于前两种,只需录入相应收文(或行文)序号,即调出将相应文件,新增内容是指会议记录、领导讲话及其它未经本系统登记的文件,这类文件手工录入即可。

档号、责任者等均为电脑自动产生。

档号格式可以自定义。

可打印的内容包括:归档文件目录,归档文件目录封面,归档文件封面、备考表、档案移交清单等。

四、公文查询

可分别对收文数据、行文数据、合同数据、档案数据进行查询。

可指定一个或多个条件进行查询,如对于收文数据可指定“标题包含文字”“文件所在年度”“文件字”等多个条件进行查询,所指定条件是“并且“关系。

可打印查询报告,打印出所查询到的内容。

五、主要功能描述

档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节,包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能;文件或材料收集;档案整编(数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能,并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能);检索查询;借阅管理;档案利用;档案编研;辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。

主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档,通过系统提供的数据接口,将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化,实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。

根据当前IT技术在档案行业的应用潮流,参照国内数字化档案馆的应用需求,档案管理系统应包括以下几个方面的模块:

●档案数据采集与加工模块

●档案数据存储及管理模块

●档案数据查询利用模块

●系统维护模块

●系统帮助模块

●用户权限分配模块

延伸阅读

档案管理软件

电子档案管理系统既可以自成体系,提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用,也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合,形成更加完善和高效的现代化信息管理网络,从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理,并对其流转过程进行实时的监控。

主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式,并可自定义打印格式,各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版,实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码,支持读取员工卡,为档案文件的借阅登记提供了更多方便。

文章标题:企业档案管理软件具有哪些功能,发布者:E.Z,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/51388

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