项目监控是围绕项目,跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并记录实际的进度情况,在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。
一、项目监控概述
项目监控是围绕项目,跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并记录实际的进度情况,在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。在实施项目的过程中,要随时对项目进行跟踪监控,以使项目按计划规定的进度、技术指标完成,并提供现阶段工作的反馈信息,以利后续阶段的顺利开展和整个项目的完成。
项目监控是项目管理的重要组成部分,项目监控这项关键活动的目标是综合项目目标,建立项目监控的指标体系及其例行报告制度,然后通过评审、例会及专项审计等监控方法,对新产品开发项目实施监控。
二、项目监控的内容
1、任务进度监控
主要工作是:记录下任务的实际开始时间与实际结束时间,实际的工作量及工作成果等信息以判断该任务是否正常执行。对于进度延误的任务,项目负责人应和任务责任人沟通,找出延误的原因,适当修改原有的计划或者要求责任人加紧完成进度。
2、项目开支监控
主要目的是将项目的实际开始控制在预算范围之内。记录下所有的项目开支,与计划中的开支项进行对比,看是否超出原预算,若有较大的赤字,则要找出具体的费用超出项,分析原因,并采取相应的措施。
3、人员表现监控
项目负责人应在平时记录下项目组每个成员的表现,对表现突出的成员进行表扬和肯定;对表现不好的成员应提出批评,并要求其立即改正态度,项目负责人应该主动去找他们了解具体的情况,询问他们是否遇到什么困难,或是有什么想法,及时地帮助他们排除疑难,使所有成员能把全部的精力放到项目上来,使得项目能按预定轨道前进。
三、项目监控的流程
- 开展基层局部监控。确认范围、控制范围、进度、成本、质量、资源、采购;监督风险、沟通和相关方参与过程,得到工作绩效信息,分析绩效偏差的程度和原因,并预测未来绩效。
- 分析和预测的结果如果超出了控制临界值,则需要提出变更请求。包括纠正措施建议、缺陷补救措施建议、计划修改建议等。
- 开展高层全局监控,控制整个项目的绩效。即开展监控项目工作过程,得到工作绩效报告,提出必要的变更请求。
- 审批变更请求。即实施整体变更控制过程,对变更请求进行综合评审,得到变更日志以及批准的变更请求。
- 及时审阅和处理随同项目执行而记录在问题日志中的各种问题。最小化这些问题对项目的不利影响。另外还要不断总结经验教训,以便持续改进。
延伸阅读
项目监控的目的
项目监控主要是为了避免制定好的项目开发计划在实施过程中落空。主要的工作是将项目的实际进展情况与项目计划进行比较,若发现某些要点的偏差比较大,超出了容许的误差范围,则应及时作出分析,采取措施使项目回到正轨。
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