档案管理系统看板怎么做

档案管理系统看板制作步骤:1、确定看板平台;2、创建主面板;3、添加列表;4、添加卡片;5、分配任务;6、更新状态;7、添加注释;8、汇报进展。确定看板平台是指选择一个在线协作平台,例如Trello、KanbanFlow或Asana等。

一、档案管理系统看板怎么做

1、确定看板平台

选择一个在线协作平台,例如WorkTile、PingCode或ClickUp等。

2、创建主面板

创建一个新的主面板并命名为“档案管理系统看板”或类似名称。

3、添加列表

在主面板中添加列表,例如“待处理档案”、“已处理档案”和“归档档案”等。

4、添加卡片

在每个列表中添加卡片以表示不同的档案。可以使用标签或颜色代码来指示各类档案的属性。

5、分配任务

将每个卡片分配给相应的负责人,并设置截止日期和优先级等。

6、更新状态

在卡片上更新状态,例如“处理中”、“待审核”、“已归档”等。

7、添加注释

在卡片上添加注释以记录相关信息和进展情况。

8、汇报进展

定期汇报进展情况和问题解决情况,并根据需要调整任务和优先级。

这只是创建档案管理系统看板的一般步骤,具体实现方式可能因组织和需求而异。

二、档案管理系统是什么

档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台,主要实现档案流水化采集功能。档案管理系统,通过建立统一的标准,规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理,包括:采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础,业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

三、看板是什么

1、简介

看板是一种流行的框架,用于实现敏捷和DevOps软件开发。它需要能力的实时沟通和工作的完全透明。工作项可视地表示在看板上,允许团队成员在任何时候看到每个工作项的状态。

看板在当今的敏捷和DevOps软件团队中非常突出,但看板工作方法可以追溯到50多年前。在20世纪40年代末,丰田开始优化其工程流程,这种优化模式与超市用来进货的模式相同。超市的库存刚好能满足消费者的需求,这种做法优化了超市和消费者之间的流动。由于库存水平与消费模式相匹配,超市通过减少在任何给定时间必须持有的过剩库存数量,在库存管理中获得了显著的效率。与此同时,超市仍然可以确保消费者需要的特定产品总是有库存。

当丰田将同样的系统应用于其工厂车间时,其目标是更好地将其庞大的库存水平与实际的材料消耗相匹配。为了在工厂车间(和供应商)实时沟通产能水平,工人们将在团队之间传递一张卡片,或“看板”。当在生产线上使用的材料的箱子被清空时,看板被传递到仓库,描述需要什么材料,这种材料的确切数量,等等。仓库将有一个新的箱子等待这种材料,然后他们将这些材料送到工厂车间,然后将他们自己的看板发送给供应商。供应商也会有一箱这种特殊的材料等待,它会将其运送到仓库。虽然这个过程的信号技术自20世纪40年代以来已经发展,但同样的“及时”(或JIT)制造过程仍然是它的核心。

2、优势

看板是当今敏捷团队采用的最流行的软件开发方法之一。看板为各种规模的团队的任务计划和吞吐量提供了几个额外的优势。

  • 规划的灵活性:看板团队只关注正在积极进行的工作。一旦团队完成了一个工作项,他们就会从backlog的顶部取出下一个工作项。产品所有者可以在不中断团队的情况下自由地调整待办事项列表中的工作优先级,因为当前工作项之外的任何更改都不会影响团队。只要产品负责人将最重要的工作项放在待办事项列表的顶部,开发团队就可以确信他们为业务交付了最大的价值。所以不需要scrum中固定长度的迭代。
  • 缩短时间周期:周期时间是看板团队的一个关键指标。周期时间是一个工作单元在团队工作流程中运行所花费的时间——从工作开始到交付的那一刻。通过优化周期时间,团队可以自信地预测未来工作的交付。
  • 更少的瓶颈:多任务处理会降低效率。在任何给定时间运行的工作项越多,上下文切换就越多,这阻碍了它们的完成。这就是看板的一个关键原则是限制在制品(WIP)的数量。在制品限制突出了团队过程中的瓶颈和备份,这是由于缺乏重点、人员或技能集。
  • 视觉指标:核心价值观之一是强烈关注在每次工作迭代中不断提高团队效率和效果。图表为团队提供了一个可视化的机制,以确保他们在持续改进。当团队可以看到数据时,就更容易发现流程中的瓶颈(并移除它们)。看板团队使用的两种常见报告是控制图和累积流程图。
  • 持续交付:持续交付(CD)是将工作频繁地发布给客户的实践。持续集成(CI)是全天自动增量地构建和测试代码的实践。它们共同组成了一个CI/CD管道,这对于开发团队(尤其是DevOps团队)在确保高质量的同时更快地发布软件至关重要。

3、三大看板工具

  • Worktile:国内的一款基于看板框架的而打造的项目管理工具,是国内使用较为广泛、最拔尖的看板工具之一。
  • PingCode:国内标准、功能非常成熟的IT项目看板软件,也是非常推荐的一款IT项目管理工具。
  • ClickUp:国外的一个项目管理工具,支持看板,通过将所有工作集中在一个工具下,团队可以同时管理多个工作流程,实现更智能高效地协作。ClickUp 的自定义能力可以支持任何团队规模,无论您是项目管理软件的新手还是高级用户。

延伸阅读

什么是敏捷开发

敏捷开发以用户的需求进化为核心,采用迭代、循序渐进的方法进行软件开发。在敏捷开发中,软件项目在构建初期被切分成多个子项目,各个子项目的成果都经过测试,具备可视、可集成和可运行使用的特征。换言之,就是把一个大项目分为多个相互联系,但也可独立运行的小项目,并分别完成,在此过程中软件一直处于可使用状态。

文章标题:档案管理系统看板怎么做,发布者:Z, ZLW,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/48799

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