跟进多个项目进度怎么做

跟进多个项目进度的策略：1、了解如何运行单个项目；2、制定计划；3、确定优先项目；4、不要分心；5、定期开会；6、根据需求使用正确的工具等。了解如何运行单个项目很重要，如果不知道如何先有效地运行一个项目，就不能一次运行多个项目。

1、了解如何运行单个项目

如果你是项目管理的新手，你需要明白，如果不知道如何先有效地运行一个项目，你就不能一次运行多个项目。项目管理过程从项目启动会议开始，项目发起人提出了所有目标和要求。之后，您需要满足这些要求并根据项目启动器创建工作说明书。工作说明书，也称为“工作范围”，需要定义整个工作范围，包括成本、时间表和预期可交付成果。

2、制定计划

无论是运行单个项目还是一组项目，都需要为每个项目单独制定项目计划。只有这样，您才能跟踪项目活动并为您的团队提供清晰的工作范围。

项目计划包括：

• 项目需求 — 安排与所有利益干系人的会议并集体收集需求（不要进行一对一会议）。
• 项目范围 — 定义工作范围并排除不相关的内容。
• WBS（工作分解结构）— 一种将项目分解为较小部分的方法，可帮助您为每个任务制定预算计划和时间范围。
• 时间表 — 制定的计划将帮助您估计完成项目需要多长时间。
• 预算 — 要明确定义预算，您需要 WBS。不要忘记在预算计划中包括风险。

当您有一个透明的计划时，您和您的团队成员都将清楚地了解工作范围并始终专注于任务。更重要的是，您将能够有效地从一个项目切换到另一个项目，而不会浪费宝贵的时间。

3、确定优先项目

在管理和跟踪多个项目时，有许多策略可以帮助您顺利运行它们。我们希望特别注意项目的优先级。利益相关者的优先项目不一定是组织的优先事项。对于通常是多项目经理或高级经理的决策者来说，优先考虑项目可能是一项艰巨的任务。为了确保成功定义优先级项目，有一些步骤可以帮助您做出有效的决策。

确定优先级的步骤：

• 设定目标：在确定优先项目时，必须始终考虑长期目标。如果你没有明确的目标，项目最终注定要失败。如有疑问，请问自己一些问题，例如：我想要完成什么？为什么这个项目很重要？在了解目标时，您专注于交付结果的最重要步骤。
• 系统地确定任务优先级：例如，如果有十个项目需要优先考虑，决策者应该根据优先级1到10对项目进行编号 – 这是最不重要的一个。此外，在确定优先项目时，应注意哪些项目依赖于其他项目。仅当前置任务项目结束时，依赖项目才能开始。
• 分配资源：首先为高优先级任务提供资源。此外，如果几个正在进行的项目不共享任何资源，决策者首先将必要的资源分配给优先项目。
• 区分紧急任务和重要任务：根据研究，人们选择首先执行时间敏感的任务，即紧急任务，而不是具有长期结果的重要任务。这是因为重要的任务通常更令人生畏。为了区分什么是紧急的，什么是重要的，你需要走出你的舒适区，先深入研究解决重要的任务。
• 安排优先会议：最后，应举行优先会议以确定优先次序。只要所有决策利益相关者都在场并协调，它们就不必是单独的会议。

确定工作的优先级非常有用，可以在同时管理和跟踪多个项目时节省宝贵的时间和精力。按照相应的步骤操作，项目失败率会大大降低。

4、不要分心

忙碌并不一定会带来生产力。因此，请尝试管理干扰，例如回复聊天消息、与同事交谈或查看通知。自动回复电子邮件以节省时间，不要让琐碎的干扰妨碍您确定工作的优先级。

另外，学习如何说“不”。如果你不学会如何说“不”，你会发现自己被工作淹没了。你的盘子里已经有太多的事情了——同时处理几个项目已经足够有压力了。说“不”对您和您的企业都有好处。直截了当，善良，但坚定。消除工作中的干扰将使您的思想变得整洁并让您保持专注。

5、定期开会

定期会议至关重要，因为90%的项目管理都是关于沟通的。所有利益相关者都应该出席会议，如果一些决策人员失踪，请重新安排会议。

高级项目经理至少提前 24 小时制定议程，并在会议前共享 PowerPoint 演示文稿。这样，每个人都可以清楚地了解项目及其目标。请记住：管理会议，而不是演示幻灯片。此外，一次会议只能涉及一个主题。

6、根据需求使用正确的工具

经验丰富的项目经理可以证明将所有信息存储在一个地方的重要性。当您的任务分散在各种工具中时，您和您的团队成员都无法清楚地了解工作范围，所以要根据需求使用正确的工具。

项目管理工具的要求：

• 方便易用（没有人喜欢复杂和令人困惑的工具）。
• 跟踪项目的时间和进度。
• 密切关注预算，并在达到估计预算时通知您。
• 按任务细分项目。
• 提供项目和任务截止日期。
• 始终可共享且对您的团队可见。

此外，我们还必须提请您注意使用正确的产品管理工具。项目经理的工作是成功交付产品并带领它完成项目的不同阶段，而产品经理的工作是确保之后满足客户的要求。为此，产品经理必须选择合适的产品管理工具，以使产品入职顺利运行。您还应该记住，没有任何工具可以为您完成这项工作。仔细研究其功能并学习如何相应地使用它们。

7、调整更改

作为多项目经理，您可能知道项目会随着时间的推移而变化。项目管理的变化几乎是不可避免的，特别是如果您一次运行多个项目。如果没有变更控制程序，您将失去对工作的控制，项目注定要失败。一定要定期评估项目进展，出现问题时及时调整。

8、委派任务

有时，您需要将职责分配给团队中的其他人。由于您无法自己完成所有事情，因此您应该在团队中建立信任并相应地委派任务。然而，即使你把责任分配给其他人，这并不意味着你不再对结果负责。

您的工作是监视正在进行的工作并对其进行控制。请记住，委派并不意味着微观管理。因此，请与您的团队保持联系，以便您可以了解他们在做什么。

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