跟进多个项目进度怎么做

跟进多个项目进度的策略:1、了解如何运行单个项目;2、制定计划;3、确定优先项目;4、不要分心;5、定期开会;6、根据需求使用正确的工具等。了解如何运行单个项目很重要,如果不知道如何先有效地运行一个项目,就不能一次运行多个项目。

1、了解如何运行单个项目

如果你是项目管理的新手,你需要明白,如果不知道如何先有效地运行一个项目,你就不能一次运行多个项目。项目管理过程从项目启动会议开始,项目发起人提出了所有目标和要求。之后,您需要满足这些要求并根据项目启动器创建工作说明书。工作说明书,也称为“工作范围”,需要定义整个工作范围,包括成本、时间表和预期可交付成果。

2、制定计划

无论是运行单个项目还是一组项目,都需要为每个项目单独制定项目计划。只有这样,您才能跟踪项目活动并为您的团队提供清晰的工作范围。

项目计划包括:

  • 项目需求 — 安排与所有利益干系人的会议并集体收集需求(不要进行一对一会议)。
  • 项目范围 — 定义工作范围并排除不相关的内容。
  • WBS(工作分解结构)— 一种将项目分解为较小部分的方法,可帮助您为每个任务制定预算计划和时间范围。
  • 时间表 — 制定的计划将帮助您估计完成项目需要多长时间。
  • 预算 — 要明确定义预算,您需要 WBS。不要忘记在预算计划中包括风险。

当您有一个透明的计划时,您和您的团队成员都将清楚地了解工作范围并始终专注于任务。更重要的是,您将能够有效地从一个项目切换到另一个项目,而不会浪费宝贵的时间。

3、确定优先项目

在管理和跟踪多个项目时,有许多策略可以帮助您顺利运行它们。我们希望特别注意项目的优先级。利益相关者的优先项目不一定是组织的优先事项。对于通常是多项目经理或高级经理的决策者来说,优先考虑项目可能是一项艰巨的任务。为了确保成功定义优先级项目,有一些步骤可以帮助您做出有效的决策。

确定优先级的步骤:

  • 设定目标:在确定优先项目时,必须始终考虑长期目标。如果你没有明确的目标,项目最终注定要失败。如有疑问,请问自己一些问题,例如:我想要完成什么?为什么这个项目很重要?在了解目标时,您专注于交付结果的最重要步骤。
  • 系统地确定任务优先级:例如,如果有十个项目需要优先考虑,决策者应该根据优先级1到10对项目进行编号 – 这是最不重要的一个。此外,在确定优先项目时,应注意哪些项目依赖于其他项目。仅当前置任务项目结束时,依赖项目才能开始。
  • 分配资源:首先为高优先级任务提供资源。此外,如果几个正在进行的项目不共享任何资源,决策者首先将必要的资源分配给优先项目。
  • 区分紧急任务和重要任务:根据研究,人们选择首先执行时间敏感的任务,即紧急任务,而不是具有长期结果的重要任务。这是因为重要的任务通常更令人生畏。为了区分什么是紧急的,什么是重要的,你需要走出你的舒适区,先深入研究解决重要的任务。
  • 安排优先会议:最后,应举行优先会议以确定优先次序。只要所有决策利益相关者都在场并协调,它们就不必是单独的会议。

确定工作的优先级非常有用,可以在同时管理和跟踪多个项目时节省宝贵的时间和精力。按照相应的步骤操作,项目失败率会大大降低。

4、不要分心

忙碌并不一定会带来生产力。因此,请尝试管理干扰,例如回复聊天消息、与同事交谈或查看通知。自动回复电子邮件以节省时间,不要让琐碎的干扰妨碍您确定工作的优先级。

另外,学习如何说“不”。如果你不学会如何说“不”,你会发现自己被工作淹没了。你的盘子里已经有太多的事情了——同时处理几个项目已经足够有压力了。说“不”对您和您的企业都有好处。直截了当,善良,但坚定。消除工作中的干扰将使您的思想变得整洁并让您保持专注。

5、定期开会

定期会议至关重要,因为90%的项目管理都是关于沟通的。所有利益相关者都应该出席会议,如果一些决策人员失踪,请重新安排会议。

高级项目经理至少提前 24 小时制定议程,并在会议前共享 PowerPoint 演示文稿。这样,每个人都可以清楚地了解项目及其目标。请记住:管理会议,而不是演示幻灯片。此外,一次会议只能涉及一个主题。

6、根据需求使用正确的工具

经验丰富的项目经理可以证明将所有信息存储在一个地方的重要性。当您的任务分散在各种工具中时,您和您的团队成员都无法清楚地了解工作范围,所以要根据需求使用正确的工具。

项目管理工具的要求:

  • 方便易用(没有人喜欢复杂和令人困惑的工具)。
  • 跟踪项目的时间和进度。
  • 密切关注预算,并在达到估计预算时通知您。
  • 按任务细分项目。
  • 提供项目和任务截止日期。
  • 始终可共享且对您的团队可见。

此外,我们还必须提请您注意使用正确的产品管理工具。项目经理的工作是成功交付产品并带领它完成项目的不同阶段,而产品经理的工作是确保之后满足客户的要求。为此,产品经理必须选择合适的产品管理工具,以使产品入职顺利运行。您还应该记住,没有任何工具可以为您完成这项工作。仔细研究其功能并学习如何相应地使用它们。

7、调整更改

作为多项目经理,您可能知道项目会随着时间的推移而变化。项目管理的变化几乎是不可避免的,特别是如果您一次运行多个项目。如果没有变更控制程序,您将失去对工作的控制,项目注定要失败。一定要定期评估项目进展,出现问题时及时调整。

8、委派任务

有时,您需要将职责分配给团队中的其他人。由于您无法自己完成所有事情,因此您应该在团队中建立信任并相应地委派任务。然而,即使你把责任分配给其他人,这并不意味着你不再对结果负责。

您的工作是监视正在进行的工作并对其进行控制。请记住,委派并不意味着微观管理。因此,请与您的团队保持联系,以便您可以了解他们在做什么。

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