如何管理项目

管理项目的方法:一、组织任务;二、有效管理最后期限;三、监控和完成项目。组织任务包括:1、确定项目的目标;2、创建一个待办事项列表;3、与您的团队一起查看列表;4、估计每个步骤的时间要求和成本;5、将任务组织到日程表中;6、分配任务。

一、组织任务

1、确定项目的目标。花点时间描述项目的目的以及它将实现的目标。用几句话写在白板、计算机文档或纸上。使描述尽可能具体和易于理解。一种方法是假装您正在为成品编写发布公告。设想项目完成后会是什么样子。例如,“盖房子”是一个非常基本的描述。“建造三居室玻璃海滨别墅”更具描述性和实用性。

2、创建一个待办事项列表。创建一个待办事项列表,其中包含您需要处理的任务。想出实现项目目标的方法。从大步骤开始,并将它们列在您的目标下。这将使您对需要做什么有一个基本的了解。将这些步骤分解为较小的步骤,以使其更具可操作性。从您对最终项目的愿景开始并确定您需要做些什么才能使其成为现实可能会有所帮助。

3、与您的团队一起查看列表。让您的团队查看列表并发表意见。很多时候,他们会想出更多完成您列出的步骤所需的小步骤。共享这些步骤还可以确保处理项目的每个人都在同一页面上。一种方法是创建一个思维导图。为此,首先列出大型任务,然后绘制将它们链接到较小步骤和想法的“分支”。请务必拍摄地图照片或保存纸张。

4、估计每个步骤的时间要求和成本。返回到列出的每个步骤,并计算您将使用哪些资源来完成这些步骤。您的猜测不会 100% 准确,但它应该让您了解完成项目所需的内容。请记住,您的团队之前没有完成的任务会占用额外的时间和金钱,因此请考虑到这一点。

5、将任务组织到日程表中。现在回到您的大步骤列表,并将步骤重新排列为工作顺序。您可以将任务分组到具有截止日期的阶段中,这对于保持团队正常进行非常有用。

6、分配任务。确定您的小组成员将处理哪些任务。为此,请与每个人交谈,以找到他们的优势和专业领域。您还可以通过让项目成员自愿参加不同的部分来划分一些责任。

二、有效管理最后期限

1、查看项目的预算和截止日期。将时间和成本估算相加,然后查看分配的任务。您可能会发现项目太大且太复杂,无法在预算范围内按时完成,或者您可能没有足够的人手。您需要进行更改才能完成项目。

2、如果您无法及时完成项目,请将截止日期移回。如果您意识到需要更多时间来完成项目,请告诉分配项目的人员。他们可能愿意延长截止日期。重要的是,你要立即询问,这样你的团队就可以在任何情况下进行调整。

3、如果项目需要更快地完成,请引入更多人。您可能需要赶紧赶上最后期限,或者项目可能仍有未分配的任务需要填写。向项目组织者寻求帮助或找到可以承担某些任务的人。

4、消除一些步骤以更快地完成项目。有时你对项目的最初愿景是不可能的。删去一些步骤,专注于项目的重要功能。这将帮助您满足任何预算或截止日期问题。

5、确定修复最坏情况的方法。想想在项目过程中最有可能出错的地方。要计划这些问题,请写下防止这些问题的方法,并在出现问题时进行处理。

三、监控和完成项目

1、召开启动会议以开始项目。在开始项目工作之前,最后一次与您的团队会面。再次一起检查计划,以确保每个人都知道项目是什么以及对他们的期望。

2、与您的团队保持联系,以监控项目的进度。您的团队应定期向您更新他们的工作。让他们知道他们应该立即告诉您他们遇到的任何问题或问题。您需要了解这些事情,以便使项目保持正常进行。

3、向客户更新项目进度。无论项目创建者是老板、买家还是老师,都要告诉他们项目的进展。向他们发送一封快速电子邮件或在主要阶段完成或出现问题时拨打电话。良好的沟通可以保证项目得到妥善处理。

4、根据需要调整计划以完成工作。项目通常不会完美进行,因此您需要更改计划。当一个步骤无法再完成时,找出新的方法来达到您之前设想的最终目标。

5、回顾项目并从发生的事情中学习。项目完成后,回去看看你的计划。问问自己这个项目有什么好,有什么坏,以及哪些地方可以做得更好。确定项目是否符合您最初的愿景。向您的团队寻求反馈。他们很可能会为您提供很多见解,可以改善您的下一个项目。

延伸阅读

项目管理的内容

  1. 项目范围管理:是为了实现项目的目标,对项目的工作内容进行控制的管理过程。它包括范围的界定,范围的规划,范围的调整等。
  2. 项目时间管理:是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程。它包括具体活动的界定,如:活动排序、时间估计、进度安排及时间控制等项工作。
  3. 项目成本管理:是为了保证完成项目的实际成本、费用不超过预算成本、费用的管理过程。它包括资源的配置,成本、费用的预算以及费用的控制等项工作。
  4. 项目质量管理:是为了确保项目达到客户所规定的质量要求所实施的一系列管理过程。它包括质量规划,质量控制和质量保证等。
  5. 项目人力资源管理:是为了保证所有项目关系人的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施。它包括组织的规划、团队的建设、人员的选聘和项目的班子建设等一系列工作。
  6. 项目沟通管理:是为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施,它包括沟通规划,信息传输和进度报告等。
  7. 项目风险管理:涉及项目可能遇到各种不确定因素。它包括风险识别,风险量化,制订对策和风险控制等。
  8. 项目采购管理:是为了从项目实施组织之外获得所需资源或服务所采取的一系列管理措施。它包括采购计划,采购与征购,资源的选择以及合同的管理等项目工作。
  9. 项目集成管理:是指为确保项目各项工作能够有机地协调和配合所展开的综合性和全局性的项目管理工作和过程。它包括项目集成计划的制定,项目集成计划的实施,项目变动的总体控制等。

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