项目级别怎么划分

项目级别的划分步骤:1、开始根据业务价值确定项目的优先级;2、通过确定紧急和重要项目来设定优先事项;3、评估自己的带宽;4、学会对项目说不;5、灵活安排项目优先级流程。开始根据业务价值确定项目的优先级,需要与经理、客户或其他利益相关者对话。

1、开始根据业务价值确定项目的优先级

首先查看列表中的每个项目,并牢记一个简单的问题:该项目将如何影响业务?虽然您当然要考虑组织的底线,但您还需要考虑项目将如何影响人们。例如,它会让我们的客户或团队成员的生活更轻松吗?请记住,此步骤可能需要与您的经理、客户或其他关键利益相关者进行对话。不要害怕提出详细的问题,以确保带来最大爆炸的项目上升到顶峰。

2、通过确定紧急和重要项目来设定优先事项

现在是时候将优先级确定过程更进一步了。有了重要项目的清单,请带着紧迫感回顾一下。人们很容易将重要性与紧迫性混为一谈,所以让我们明确区分一下:

  • 一个重要的项目为您的业务带来价值,无论您是感受到它今天还是未来几年的影响。
  • 紧急项目需要立即关注以保持正轨或保持业务发展。

使用斯蒂芬柯维开发的时间管理矩阵,将工作优先划分为 4 个简单的象限。以下是处理每个优先级象限的方法:

  • 优先级1:紧急和重要:一个项目会阻止业务陷入停顿吗?是否有您不能错过的硬性截止日期?首先做这些项目。
  • 优先级 2:不紧急但重要:安排时间以继续推进没有立即截止日期但对业务同样重要的项目。
  • 优先级 3:紧急但不重要:这些项目可能需要快速关注,但不能服务于整体业务目标。如果这样的工作迫不及待,请尝试委派它。
  • 优先级 4:不紧急且不重要:不要害怕给这些项目启动,这样您就可以腾出时间和资源进行更有价值的工作。

3、评估自己的带宽

那么,如果您最终有 3 个紧急而重要的项目,您会怎么做?如果硬性截止日期没有宣布获胜者,那么请权衡每个优异先的项目将付出的努力。

在团队中,我们喜欢先处理更大的项目。这样,在那之后,一切都会快速地解决。但是,如果清除简单的项目可以让你更容易专注于更复杂的项目,那就去做吧。

请注意,堆叠重量级项目可能会快速消耗项目能量。尽可能尝试将大项目与小项目交替进行,以保持团队的新鲜感和积极性。

4、学会对项目说不

让我们直截了当地说:“不”是一个坏词。事实上,这个词可以成就或破坏你作为项目经理成功的能力。

尽管听起来很奇怪,但对每个项目请求说“是”肯定会带来风险。承担超出您能力范围的任务不仅会让您的团队陷入困境,还会让您的客户因错过最后期限和低于标准的结果而感到愤怒。

虽然说“不”可能需要您进行艰难的对话,但它可以保护您交付最重要的项目的能力。请放心:您可以在不完全关闭大门的情况下拒绝客户或利益相关者。这可能只是意味着将任务委派给另一个有资源按时完成工作的团队。

5、灵活安排项目优先级流程

如果你花过任何时间在项目管理上,你就会知道:事情会改变。一个曾经紧急而重要的项目可能会被突然出现的紧急情况所压倒。利益相关者可能会认为一个项目不再带来商业价值。关键球员可能会意外生病,从而削弱团队的带宽。

作为项目经理,你可以弯曲,也可以折断。保持警惕并不断重新评估项目优先级,以便您可以根据需要调整团队的重点。

延伸阅读

项目优先级评价的指标

  1. 项目销售额:公司是以盈利为目的的,所以在考虑项目优先级的时候,必须考虑到项目的销售额对公司的整体影响,一般来讲,同等条件下,项目销售额越大,在公司的项目优先级中所占的分量就越大。
  2. 项目利润/利润率:销售额大,并不等于利润高。因此我们在评价项目的时候,还要看实际项目的利润或者利润率,同等条件下,利润越大的项目所占的优先级越高。
  3. 项目的战略地位:公司的发展离不开战略规划,项目的战略意义也是评价项目的一个非常重要的维度,如果公司没有战略级的项目作为支撑,公司也会缺乏可持续发展性。因此,在衡量项目重要性的时候,也要考虑项目的战略地位,同等条件下,战略地位越高的项目优先级越高。
  4. 技术发展地位:对一个技术性的公司来讲,项目的技术水平以及该技术在行业的地位,都是评价一个项目重要性的指标。如果该项目的技术属于核心技术,那么在同等条件下,比一般技术的项目就更有价值,因此,项目的优先级也会更高。

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