项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和处理好项目信息所需的过程。做好项目沟通要做到:1、制定项目沟通管理计划;2、灵活运用各种沟通形式;3、建立有效透明的沟通机制。制定项目沟通管理计划保证了持续适用性。
项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。项目沟通管理是项目管理工作的核心,贯穿项目管理的始终。
项目沟通管理的目的是保证项目相关信息能够及时准确地采集、传递和保存。在项目的组织与实施过程中,如果缺乏有效的沟通,项目经理就难以做出正确的决策,此外还会出现项目运行效率低下、质量不佳等问题,无形中增加了项目的成本,甚至会导致项目的失败。
良好的沟通是团队协作的基础,只有做好项目沟通管理,才能充分调动所有项目干系人的工作积极性和创造性,通过有效的沟通获取足够的信息、发现潜在问题、把控项目各个方面,保障项目顺利进行。
要做好项目沟通管理工作,可以从以下几个方面入手:
1、制定项目沟通管理计划
通过沟通管理计划对项目整个生命周期的沟通对象、沟通内容、沟通频率、沟通方法等各个方面进行计划与安排,并明确沟通责任,如由谁负责沟通,沟通的标准是什么,在沟通过程中出现问题及冲突时谁应该负责并进行补救等,为实现有效沟通提供依据。项目沟通管理计划应依据条件变化及时进行修订,保证沟通管理计划的持续适用性。
2、灵活运用各种沟通形式
在项目管理中,沟通形式是多样的。一般使用较多的是口头沟通和书面沟通。口头沟通包括谈话、会议、语音、电话等。口头沟通过程应该明确、坦白,避免因用词不当或个人思想等因素隐瞒事实或造成理解上的差异。
书面沟通包括通知、文件、备忘录等,大多用来进行通知、确认和要求等活动,其优点是可以作为资料长期保存,反复查阅。沟通的具体形式取决于工作领域和团队结构。
3、建立有效透明的沟通机制
定期会议:通过日会、周会等定期会议及时共享项目进度和信息,减少因信息不透明导致的项目延误。
沟通内容标准化:对会议沟通内容进行标准化设定(如:周会须确认各小组的开发进度,遇到的风险,讨论解决方案等),减少无效会议,提高团队沟通效率。
延伸阅读:
什么是项目?
项目是人们通过努力,运用各种方法,将人力、材料和财务等资源组织起来,根据商业模式的相关策划安排,进行一项独立一次性或长期无限期的工作任务,以期达到由数量和质量指标所限定的目标。
(project management pm)是美利坚合众国较早的曼哈顿计划开始的名称。后由华罗庚教授50年代引进中国(由于历史原因叫统筹法和优选法).台湾省叫项目专案。
项目管理是“管理科学与工程”学科的一个分支,是介于自然科学和社会科学之间的一门边缘学科。
项目管理定义:项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法,这些技术或方法用于计划、评估、控制工作活动,以按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。
项目管理的主要内容有:范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购与合同管理和综合管理。
项目管理的主要目标:1、满足项目的要求与期望。2、满足项目利益相关各方不同的要求与期望。3、满足项目已经识别的要求和期望。4、满足项目尚未识别的要求和期望。
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