项目章程如何变更

项目章程变更的关键在于：明确变更原因、评估变更影响、获得相关方批准、更新项目文件。 详细来说，明确变更原因是变更管理的起点，确保变更的必要性和合理性；评估变更影响则是为了了解变更对项目范围、时间、成本等方面的具体影响；获得相关方批准是为了确保变更被所有关键利益相关者认可和支持；最后，更新项目文件是确保所有相关文档反映最新的项目状态和计划。

一、明确变更原因

明确变更原因是变更管理的第一步。项目章程的变更通常是由于项目目标、范围、资源、时间或外部环境的变化引起的。项目经理应详细记录每个变更请求，明确变更的理由，并与项目团队和相关方沟通，确保所有人都理解变更的必要性和合理性。

项目章程变更的原因可能包括：

• 项目目标的调整：由于市场环境或客户需求的变化，项目的最初目标需要调整。
• 范围变化：项目范围的扩大或缩小可能会导致章程的修改。
• 资源变化：资源的增加或减少，包括人力、财力、物力等，可能需要重新评估项目章程。
• 时间变化：项目时间表的调整，如延长或缩短项目期限。
• 外部环境变化：包括法律法规的变化、竞争对手的动作等。

具体而言，假设一个IT项目由于客户需求的变化，原定的系统功能需要增加一些新的模块。这种情况下，项目经理需要记录客户的需求变更请求，并与团队详细讨论新增模块对项目范围、时间和成本的影响。

二、评估变更影响

在明确变更原因后，项目团队需要评估变更对项目的整体影响。评估变更影响是一个系统化的过程，通常包括对项目范围、时间、成本、质量、风险等多个方面的分析。

1. 影响评估的步骤

1. 确定变更的具体内容和范围：详细描述变更的具体内容，包括变更所涉及的任务、交付物、资源等。
2. 分析变更对项目时间的影响：评估变更可能导致的项目延期或提前完成的可能性。
3. 分析变更对项目成本的影响：估算变更可能带来的额外费用或节省成本。
4. 评估变更对项目质量的影响：确定变更是否会影响项目交付物的质量标准。
5. 分析变更对项目风险的影响：评估变更是否会引入新的风险或降低现有风险。

2. 具体案例分析

例如，在一个软件开发项目中，如果客户要求增加一个新的功能模块，项目团队需要评估该模块的开发时间、所需资源、潜在的技术挑战等。通过详细的影响评估，项目经理可以确定新功能模块的开发是否会导致项目整体延期，以及需要增加多少预算才能完成该模块的开发。

三、获得相关方批准

变更管理的一个重要环节是获得相关方的批准。项目经理需要将变更请求和影响评估结果提交给项目的关键利益相关者，包括项目赞助人、客户、项目团队成员等，以获得他们的认可和支持。

1. 变更请求的提交

项目经理应准备一份详细的变更请求文档，包括以下内容：

• 变更的背景和原因：说明为什么需要进行变更。
• 变更的具体内容：详细描述变更涉及的任务、交付物、资源等。
• 变更的影响评估结果：包括对项目时间、成本、质量、风险等方面的影响分析。
• 变更的建议和方案：提出具体的变更实施方案和建议。

2. 变更批准的过程

变更请求提交后，项目相关方通常会召开变更评审会议，讨论和评估变更请求的合理性和可行性。在评审会议上，项目经理需要详细解释变更请求，并回答相关方的疑问。最终，相关方会对变更请求进行投票表决或签字批准。

具体而言，如果一个建筑项目需要增加一个新的楼层，项目经理需要将变更请求提交给项目的赞助人和客户，说明增加楼层的原因、具体内容以及对项目的影响。在变更评审会议上，项目经理需要解释增加楼层对项目时间、成本、质量等方面的影响，并回答相关方的疑问。最终，变更请求可能会被批准或否决。

四、更新项目文件

在变更请求获得批准后，项目经理需要更新项目文件，确保所有相关文档反映最新的项目状态和计划。更新项目文件是变更管理的最后一步，也是确保项目顺利实施的重要环节。

1. 更新项目计划

项目经理需要根据变更请求的内容，更新项目计划，包括项目时间表、资源计划、成本预算等。具体而言，如果项目时间表发生了变化，项目经理需要调整各项任务的开始和结束时间，重新安排资源分配，并重新计算项目的总工期。

2. 更新项目范围说明书

项目范围说明书是项目管理的重要文档，详细描述了项目的范围和边界。在变更请求获得批准后，项目经理需要更新项目范围说明书，确保其反映最新的项目范围。具体而言，如果项目范围扩大或缩小，项目经理需要在范围说明书中详细描述新增或减少的任务和交付物。

3. 更新风险管理计划

变更请求可能会引入新的风险或降低现有风险。项目经理需要更新风险管理计划，确保其反映最新的风险情况。具体而言，项目经理需要重新评估变更引入的风险，确定风险的概率和影响，并制定相应的风险应对措施。

4. 更新项目章程

最后，项目经理需要更新项目章程，确保其反映最新的项目目标、范围、时间和资源等信息。项目章程是项目管理的基石，任何变更都需要在章程中进行详细记录，确保项目的合法性和规范性。

例如，在一个研发项目中，如果增加了新的功能模块，项目经理需要更新项目计划，调整时间表和资源分配，重新计算成本预算。同时，项目经理需要更新项目范围说明书，详细描述新增的功能模块和交付物。此外，项目经理还需要评估新增功能模块的风险，更新风险管理计划，制定相应的风险应对措施。最后，项目经理需要更新项目章程，确保其反映最新的项目状态和计划。

在以上变更管理过程中，研发项目管理系统PingCode和通用项目管理软件Worktile是两个非常实用的工具。这些系统可以帮助项目经理高效地记录和跟踪变更请求，自动更新项目计划和文档，确保所有相关方都能及时了解最新的项目状态。此外，这些系统还提供了丰富的变更管理功能，如变更评审、变更审批、变更影响分析等，帮助项目经理更好地管理项目变更，提高项目的成功率。

五、总结

项目章程的变更是项目管理中的一个重要环节，涉及多个步骤和环节。明确变更原因、评估变更影响、获得相关方批准、更新项目文件是项目变更管理的关键步骤。项目经理需要详细记录变更请求，全面评估变更的影响，确保所有相关方的认可和支持，并及时更新项目文件，确保项目顺利实施。同时，利用先进的项目管理系统，如PingCode和Worktile，可以大大提高变更管理的效率和效果，帮助项目经理更好地应对项目变更，提高项目的成功率。

相关问答FAQs：

1. 什么是项目章程的变更？

项目章程的变更指的是对已经制定的项目章程进行修改或调整，以适应项目实施过程中的变化和需求的变更。

2. 项目章程的变更有哪些常见的原因？

项目章程的变更通常是由于以下原因引起的：

• 需求变更：项目实施过程中，可能会出现新的需求或原有需求的变更，需要对项目章程进行相应的调整。
• 资源调整：在项目实施过程中，可能会出现资源的调整或变动，例如人员调动、预算变更等，需要对项目章程进行相应的更新。
• 风险管理：项目实施过程中可能会出现新的风险或风险的评估结果需要调整，需要对项目章程进行相应的修改。
• 目标调整：项目实施过程中，可能会发现原有的目标不合理或需要进行调整，需要对项目章程进行相应的变更。

3. 如何进行项目章程的变更？

项目章程的变更通常需要经过以下步骤：

• 确定变更的原因和目的：明确项目章程需要变更的具体原因和目的，对变更进行合理的解释和说明。
• 提出变更申请：编写变更申请书，详细描述变更的内容、原因和影响，提交给相关的决策者或项目管理委员会。
• 变更评审和批准：由相关的决策者或项目管理委员会对变更申请进行评审和决策，确定是否批准变更。
• 更新项目章程：根据变更批准的结果，对项目章程进行相应的更新和修改，确保变更的内容得到合理的反映和记录。
• 通知相关方：及时将项目章程的变更内容通知给项目团队成员和其他相关方，确保大家都了解和遵守变更后的规定。

注意：在进行项目章程的变更时，需要遵守相应的变更管理流程和规定，确保变更的合理性和影响的可控性。