如何制定研发费管理制度

制定研发费管理制度的关键点包括：明确研发费用的定义、设立详细的费用预算、制定审批流程、规范费用报销、建立费用审计机制。其中，明确研发费用的定义尤为重要，因为只有清晰界定哪些费用属于研发费用，才能确保制度的有效实施和管理的透明度。明确研发费用的定义不仅有助于企业合理分配资源，还能在税务申报和财务报告中提供准确的数据支持。定义研发费用时，应考虑包括但不限于以下几个方面：人员费用、材料费用、设备费用、外包费用及其他相关支出。

一、明确研发费用的定义

研发费用的定义是研发费管理制度的基础。研发费用主要包括与研发活动直接相关的各项支出，如人员费用、材料费用、设备费用、外包费用及其他相关支出。

1、人员费用

人员费用是研发费用中最重要的一部分，通常包括研发人员的工资、奖金、社保、公积金等各项福利费用。明确哪些人员的费用可以计入研发费用是制定研发费管理制度的首要任务。

2、材料费用

研发过程中所需的各种原材料、零部件和试验用材料等，也是研发费用的重要组成部分。需要明确哪些材料费用可以计入研发费用，并规定相关的采购、领用、核销流程。

3、设备费用

研发设备的购置、租赁、维护等费用同样是研发费用的组成部分。对于设备费用，应明确设备购置的审批流程、使用规范及折旧计算方法。

4、外包费用

研发活动中，可能需要委托外部机构或专家进行部分研究工作或技术咨询服务，这些外包费用也应纳入研发费用的管理范围。需要明确外包服务的选择、合同签订及费用支付等管理流程。

5、其他相关支出

其他相关支出包括研发活动所需的差旅费、会议费、培训费等。这些费用虽然在整体研发费用中占比不大，但也需要制定相应的管理规定，确保费用的合理性和透明度。

二、设立详细的费用预算

1、预算编制

在设立研发费用预算时，应根据企业的研发战略和项目计划，结合历史数据和市场情况，合理编制研发费用预算。预算编制应包括各项费用的明细，并设定合理的费用比例和控制标准。

2、预算审批

研发费用预算需经过企业相关部门的审核和审批，确保预算的合理性和可行性。审批流程应明确各级审批权限和职责，确保预算编制的严谨性和公正性。

3、预算执行

在预算执行过程中，应严格按照预算进行费用支出，避免超预算或无预算支出。对于预算外的临时支出，应制定相应的审批流程，确保费用支出的合规性和合理性。

三、制定审批流程

1、费用申请

研发费用的申请应由项目负责人根据实际需求提出，填写详细的费用申请单，并附上相关证明材料。申请单应包括费用的用途、金额、申请人及审批人等信息。

2、费用审核

费用申请提交后，应由企业相关部门进行审核，核实费用的合理性和必要性。审核过程中，应注意核对费用明细和相关证明材料，确保费用申请的真实性和准确性。

3、费用审批

审核通过后，费用申请需经过企业相关领导的审批，审批人应根据费用的金额和用途，进行严格把关，确保费用支出的合理性和合规性。审批流程应明确各级审批权限和职责，确保审批过程的高效性和透明度。

四、规范费用报销

1、报销流程

费用报销流程应包括费用申请、审核、审批、报销等环节。报销人需填写详细的报销单，并附上相关证明材料。报销单应包括费用的用途、金额、报销人及审批人等信息。

2、报销审核

报销单提交后，应由企业相关部门进行审核，核实报销金额和相关证明材料的真实性和准确性。审核过程中，应注意核对费用明细和发票等证明材料，确保报销的合理性和合规性。

3、报销审批

审核通过后，报销单需经过企业相关领导的审批，审批人应根据报销金额和用途，进行严格把关，确保报销的合理性和合规性。审批流程应明确各级审批权限和职责，确保审批过程的高效性和透明度。

五、建立费用审计机制

1、定期审计

企业应建立定期审计机制，对研发费用的使用情况进行定期检查和评估。审计应包括费用的合理性、合规性和真实性等方面，确保研发费用的使用符合企业的管理规定和相关法律法规。

2、专项审计

对于重大研发项目或高额费用支出，企业应进行专项审计，重点检查费用的真实性和合规性。专项审计应包括费用的申请、审核、审批、报销等环节，确保费用支出的透明度和公正性。

3、审计报告

审计结束后，应形成详细的审计报告，报告应包括审计发现的问题、整改建议及整改措施等内容。审计报告应提交企业相关领导和部门，确保审计结果的有效落实和整改。

六、实施费用控制

1、费用监控

企业应建立费用监控机制，对研发费用的使用情况进行实时监控。费用监控应包括费用的申请、审核、审批、报销等环节，确保费用使用的合理性和透明度。

2、费用分析

企业应定期进行费用分析，评估费用的使用效果和效率。费用分析应包括各项费用的实际支出情况、预算执行情况及费用控制效果等内容，确保费用使用的合理性和有效性。

3、费用调整

根据费用分析的结果，企业应对研发费用的预算和使用进行调整，确保费用的合理分配和使用。费用调整应包括预算的调整、费用控制措施的改进及费用使用效率的提升等内容，确保研发费用的有效管理和控制。

七、推广和培训

1、制度推广

企业应通过各种渠道和方式，向全体员工宣传和推广研发费管理制度。制度推广应包括制度的主要内容、执行要求及相关流程等，确保全体员工对制度的了解和遵守。

2、培训

企业应定期组织培训，提升员工对研发费管理制度的认识和执行能力。培训应包括制度的主要内容、执行要求及相关流程等，确保员工对制度的了解和掌握。培训应面向全体员工，特别是研发人员和管理人员，确保制度的全面落实和执行。

3、考核

企业应建立考核机制，对员工执行研发费管理制度的情况进行考核。考核应包括制度的执行情况、费用的合理性和合规性等内容，确保制度的有效落实和执行。考核结果应与员工的绩效评价和奖励挂钩，激励员工严格执行制度，确保研发费用的合理使用和有效管理。

八、信息化管理

1、信息化系统

企业应借助信息化系统，实现研发费用的全流程管理。信息化系统应包括费用的申请、审核、审批、报销、监控、分析等功能，确保费用管理的高效性和透明度。在选择信息化系统时，可以考虑研发项目管理系统PingCode和通用项目管理软件Worktile，这两个系统在研发费用管理方面具有较强的功能和优势。

2、数据分析

通过信息化系统，企业可以对研发费用的数据进行实时分析和监控。数据分析应包括费用的实际支出情况、预算执行情况及费用控制效果等内容，确保费用使用的合理性和有效性。数据分析结果应为企业的管理决策提供有力支持，确保研发费用的有效管理和控制。

3、系统维护

企业应定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。系统维护应包括数据备份、系统更新及安全防护等内容，确保信息化系统的高效运行和数据的安全性。

九、内部控制机制

1、职责分工

企业应明确各级管理人员和相关部门在研发费管理中的职责和权限，确保各项工作有序进行。职责分工应包括费用的申请、审核、审批、报销、监控、分析等环节，确保研发费用管理的全面覆盖和有效实施。

2、内部监督

企业应建立内部监督机制，对研发费用的使用情况进行实时监督。内部监督应包括费用的申请、审核、审批、报销等环节，确保费用使用的合理性和合规性。内部监督结果应定期向企业领导和相关部门汇报，确保监督工作的有效落实和执行。

3、风险防控

企业应建立风险防控机制，识别和评估研发费用管理中的潜在风险，并采取相应的防控措施。风险防控应包括费用的合理性、合规性和真实性等方面，确保研发费用的使用符合企业的管理规定和相关法律法规。风险防控措施应定期评估和改进，确保风险防控的有效性和持续性。

十、外部审计与合规

1、外部审计

除了内部审计，企业还应定期进行外部审计，邀请独立的第三方审计机构对研发费用的使用情况进行审查。外部审计应包括费用的合理性、合规性和真实性等方面，确保研发费用的使用符合企业的管理规定和相关法律法规。外部审计报告应提交企业领导和相关部门，确保审计结果的有效落实和整改。

2、合规管理

企业应根据国家和地方的相关法律法规，建立和完善研发费管理制度，确保制度的合规性。合规管理应包括制度的制定、执行和评估等环节，确保研发费用的使用符合相关法律法规和行业标准。合规管理措施应定期评估和改进，确保企业的研发费管理制度的持续合规和有效性。

3、政策支持

企业应积极关注和利用国家和地方的政策支持，争取各类研发费用的补贴和优惠政策。政策支持包括税收优惠、研发补贴及其他财政支持等，确保企业的研发费用管理在政策支持下更加高效和合理。政策支持的申请和管理应有专门的部门和人员负责，确保政策支持的有效利用和管理。

十一、绩效评估与改进

1、绩效评估

企业应定期对研发费用的管理和使用情况进行绩效评估，评估费用的合理性、合规性和使用效果。绩效评估应包括费用的实际支出情况、预算执行情况及费用控制效果等内容，确保研发费用的有效管理和控制。绩效评估结果应向企业领导和相关部门汇报，确保评估结果的有效落实和改进。

2、持续改进

根据绩效评估的结果，企业应对研发费管理制度进行持续改进，优化管理流程和控制措施，确保制度的有效性和合理性。持续改进应包括制度的修订、流程的优化及管理措施的改进等内容，确保研发费用管理的持续优化和提升。

3、经验总结

企业应定期总结研发费用管理的经验和教训，形成制度化的管理知识和经验库。经验总结应包括费用管理的成功经验、存在的问题及改进措施等内容，确保研发费用管理的不断提升和优化。经验总结结果应在企业内部进行分享和推广，确保全体员工的共同进步和提升。

十二、实施与评估

1、制度实施

企业应根据制定的研发费管理制度，全面实施各项管理措施，确保制度的有效落实和执行。制度实施应包括制度的宣传、培训、执行及监督等环节，确保全体员工对制度的了解和遵守。

2、制度评估

企业应定期对研发费管理制度的实施效果进行评估，评估制度的合理性、合规性和有效性。制度评估应包括制度的执行情况、费用的管理效果及改进措施等内容，确保研发费用管理的持续优化和提升。制度评估结果应向企业领导和相关部门汇报，确保评估结果的有效落实和改进。

3、反馈机制

企业应建立反馈机制，收集和听取员工对研发费管理制度的意见和建议。反馈机制应包括意见收集、问题解决及改进措施等内容，确保员工的参与和制度的不断优化。反馈结果应及时向企业领导和相关部门汇报，确保反馈意见的有效落实和改进。

综上所述，制定研发费管理制度是一个系统工程，需要企业各部门的协同配合和持续改进。通过明确研发费用的定义、设立详细的费用预算、制定审批流程、规范费用报销、建立费用审计机制、实施费用控制、推广和培训、信息化管理、内部控制机制、外部审计与合规、绩效评估与改进、制度实施与评估等一系列措施，企业可以实现研发费用的有效管理和控制，确保研发活动的顺利进行和研发成果的不断提升。在这个过程中，借助研发项目管理系统PingCode和通用项目管理软件Worktile，可以进一步提升研发费用管理的效率和效果，确保企业研发活动的高效推进和持续创新。