如何做好项目概况管理

项目概况管理是每个项目经理必备的技能，主要包括明确项目目标、规划项目工作范围、细化项目任务、制定项目进度计划、监控项目进度、调整项目计划、确保项目质量、协调项目资源、管理项目风险以及维护项目沟通。其中，明确项目目标是项目概况管理的第一步，也是最重要的一步。项目目标不明确，往往会导致项目方向偏离、资源浪费、进度滞后等问题。因此，项目经理在项目开始之初，就需要和项目相关人员一起，明确项目的目标、预期结果以及验收标准，确保所有人对项目有清晰、统一的认识。

一、明确项目目标

明确项目目标是项目概况管理的首要任务。项目目标需要明确、具体、可衡量、可达成、有时限，这就是我们常说的SMART原则。明确的项目目标可以帮助项目团队明确方向，提高工作效率。

首先，项目经理需要和项目相关人员一起，定义项目的目标、预期结果以及验收标准。这些信息应该明确、具体，以便项目团队可以清楚地知道他们需要做什么，以及如何判断项目是否成功。

其次，项目经理需要确保项目目标是可衡量的。这意味着项目目标应该有明确的标准，可以通过某种方式来衡量项目是否达到了目标。

然后，项目目标应该是可达成的。如果项目目标过于艰巨，可能会导致项目团队士气低落，影响项目的进度和质量。

最后，项目目标应该有明确的时间限制。这可以帮助项目团队更好地管理时间，确保项目按计划进行。

二、规划项目工作范围

规划项目工作范围是项目概况管理的重要步骤。项目工作范围包括项目需要完成的所有任务、活动和过程。项目经理需要根据项目目标，明确项目的工作范围，以避免项目发生范围蔓延。

首先，项目经理需要定义项目的主要成果，包括产品、服务或结果。这些成果应该与项目目标一致，有助于项目的成功。

其次，项目经理需要识别项目的主要活动和任务。这些活动和任务应该有助于实现项目的主要成果。

然后，项目经理需要确定项目的过程。这些过程包括项目的启动、计划、执行、监控和关闭。

最后，项目经理需要明确项目的范围，包括项目的界限、假设和约束。这些信息可以帮助项目团队明确他们需要做什么，以及他们不能做什么。

三、细化项目任务

细化项目任务是项目概况管理的关键步骤。项目任务细化是将项目的工作范围分解成更小、更易于管理的任务。项目经理可以使用工作分解结构（WBS）来细化项目任务。

首先，项目经理需要将项目的主要成果分解成更具体的任务。这些任务应该有助于实现项目的主要成果。

其次，项目经理需要确定每个任务的责任人。责任人应该有能力和资源来完成他们的任务。

然后，项目经理需要确定每个任务的开始时间和结束时间。这些信息可以帮助项目团队更好地管理时间，确保项目按计划进行。

最后，项目经理需要确定每个任务的优先级。优先级可以帮助项目团队确定他们应该首先完成哪些任务。

四、制定项目进度计划

制定项目进度计划是项目概况管理的必要步骤。项目进度计划是项目的时间表，包括项目的所有任务、活动和里程碑，以及他们的开始时间和结束时间。

首先，项目经理需要确定项目的主要里程碑。里程碑是项目的重要事件，标志着项目的一项主要成果的完成。

其次，项目经理需要确定项目的任务序列。任务序列是任务之间的依赖关系，可以帮助项目团队更好地协调工作。

然后，项目经理需要确定每个任务的估计持续时间。估计持续时间是完成任务所需要的时间，包括任务的准备时间、执行时间和收尾时间。

最后，项目经理需要制定项目的进度计划。进度计划是项目的时间表，可以帮助项目团队更好地管理时间，确保项目按计划进行。

五、监控项目进度

监控项目进度是项目概况管理的重要部分。项目经理需要定期检查项目的进度，以确保项目按计划进行。

首先，项目经理需要定期检查项目的进度。这包括检查项目的任务是否按计划进行，以及项目的里程碑是否按计划完成。

其次，项目经理需要比较项目的实际进度和计划进度。如果项目的实际进度落后于计划进度，项目经理需要找出原因，采取相应的措施来解决问题。

然后，项目经理需要更新项目的进度计划。如果项目的实际进度与计划进度有较大的差距，项目经理可能需要调整项目的进度计划。

最后，项目经理需要报告项目的进度。项目经理需要定期向项目的相关人员报告项目的进度，以便他们了解项目的情况。

六、调整项目计划

调整项目计划是项目概况管理的常见步骤。在项目的执行过程中，可能会出现各种不可预见的情况，需要项目经理及时调整项目的计划。

首先，项目经理需要识别项目的变化。这包括项目的内部变化，如项目团队的变动，以及项目的外部变化，如市场的变化。

其次，项目经理需要评估变化对项目的影响。这包括变化对项目的目标、范围、时间、成本、质量和风险的影响。

然后，项目经理需要决定是否需要调整项目的计划。如果变化对项目的影响较大，项目经理可能需要调整项目的计划。

最后，项目经理需要执行项目的变更管理。这包括提交变更请求、审批变更请求、实施变更以及更新项目的计划。

七、确保项目质量

确保项目质量是项目概况管理的重要任务。项目经理需要确保项目的成果符合项目的质量要求，以满足项目的相关人员的期望。

首先，项目经理需要定义项目的质量要求。质量要求是项目的成果需要满足的标准，可以帮助项目团队明确他们需要做什么，以及如何做。

其次，项目经理需要制定项目的质量计划。质量计划是项目如何满足质量要求的指南，包括质量保证活动和质量控制活动。

然后，项目经理需要执行项目的质量保证活动。质量保证活动是确保项目的过程和活动能够满足质量要求的活动。

最后，项目经理需要执行项目的质量控制活动。质量控制活动是检查项目的成果是否满足质量要求的活动。

八、协调项目资源

协调项目资源是项目概况管理的重要职责。项目资源包括人力资源、物质资源、财务资源和信息资源。项目经理需要有效地协调这些资源，以支持项目的执行。

首先，项目经理需要确定项目的资源需求。资源需求是项目执行所需要的资源，包括资源的类型、数量、时间和地点。

其次，项目经理需要获取项目的资源。获取资源是项目经理与资源提供者进行沟通和谈判，以获取项目所需的资源。

然后，项目经理需要分配项目的资源。分配资源是根据项目的任务和活动，将资源分配给相应的责任人。

最后，项目经理需要管理项目的资源。管理资源是监控资源的使用情况，确保资源的有效利用。

九、管理项目风险

管理项目风险是项目概况管理的重要环节。项目风险是对项目的目标、范围、时间、成本、质量和资源产生不利影响的不确定事件。项目经理需要有效地管理这些风险，以保护项目的利益。

首先，项目经理需要识别项目的风险。识别风险是找出可能对项目产生不利影响的事件，以便项目团队可以提前做好准备。

其次，项目经理需要评估项目的风险。评估风险是确定风险的可能性和影响，以便项目团队可以确定他们需要关注哪些风险。

然后，项目经理需要制定项目的风险应对策略。风险应对策略是项目团队如何应对风险的计划，包括风险的预防、减轻、转移和接受。

最后，项目经理需要执行项目的风险管理。风险管理是实施风险应对策略，以及监控风险的变化。

十、维护项目沟通

维护项目沟通是项目概况管理的重要活动。项目沟通是项目的相关人员之间的信息交流。项目经理需要维护项目的沟通，以保证信息的准确、及时和有效。

首先，项目经理需要制定项目的沟通计划。沟通计划是项目的沟通方式、频率、内容、接收人和反馈机制。

其次，项目经理需要执行项目的沟通。执行沟通是按照沟通计划，进行信息的发送、接收和反馈。

然后，项目经理需要监控项目的沟通。监控沟通是检查信息的传递是否准确、及时和有效。

最后，项目经理需要管理项目的沟通。管理沟通是解决沟通中的问题，以及调整沟通计划。

总结，做好项目概况管理是一个系统的过程，需要项目经理具备全面的知识和技能，以及良好的沟通和协调能力。同时，项目经理还需要使用适合的工具和技术，如项目管理软件，来支持项目的执行。在这方面，我推荐使用研发项目管理系统PingCode，和通用项目管理软件Worktile，他们都是非常优秀的项目管理工具，可以大大提高项目的效率和质量。