如何选择合适的文档管理软件？10款软件盘点

本文将介绍10款优秀的文档管理软件：PingCode、Worktile、M-Files、DocuWare、Revver、OpenText、Dropbox Business、Kyocera Cloud Information Manager、Egnyte、Templafy。

在当今的数字化时代，选择合适的文档管理软件对于企业来说至关重要。这些工具不仅可以提高工作效率，还能简化文件管理流程，减少纸质文件的使用，提升团队协作能力。无论是小型初创公司还是大型企业，找到适合的文档管理软件都是必要的。

1、PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36。长城汽车、小红书、华夏基金都是其客户。

PingCode被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
• 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
• AI助手等

在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为：PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

尽管如此，这款软件也存在一些缺点：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官网：https://sc.pingcode.com/gn3cl】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3. M-Files

推荐理由：M-Files利用高级AI技术自动分类文档，提高工作效率，适用于各行业定制解决方案。 适合团队：适合各行业和各种规模的团队，尤其是需要定制化文档管理的企业。 工具简介：M-Files是一款先进的文档管理软件，通过AI技术自动分类和管理文档，并提供现场存储选项。 核心功能：自动分类、现场存储、行业定制、AI技术支持。 实现文档管理：通过AI技术自动分类文档，提高文档存储和检索的效率，减少手动操作。 优缺点：优点是自动化程度高，定制化强；缺点是价格不透明，需要联系报价。 官网：m-files.com

4. DocuWare

推荐理由：DocuWare以其强大的云端工作流管理和自动化功能著称。 适合团队：适用于需要云端存储和自动化工作流管理的中大型团队。 工具简介：DocuWare是一款基于云的文档管理软件，提供全面的文档任务自动化解决方案。 核心功能：云端存储、移动支持、文档加密、安全协作。 实现文档管理：通过集成的应用和自动化流程管理，提高团队协作效率，确保文档安全。 优缺点：优点是全面的自动化功能和安全性高；缺点是价格不透明，需要联系报价。 官网：docuware.com

5. Revver

推荐理由：Revver（前身为eFileCabinet）在文件和业务流程管理方面表现出色，提供无代码自动化工具。 适合团队：适用于需要高存储容量和自动化流程管理的中小型企业。 工具简介：Revver是一款云端文档和工作流程管理软件，帮助企业存储、组织和协作处理文档。 核心功能：高存储容量、无代码自动化、强大的集成能力。 实现文档管理：通过无代码工具和丰富的集成选项，实现文档的自动化处理和高效管理。 优缺点：优点是存储容量大、自动化工具强大；缺点是价格不透明，适合大型企业。 官网：revverdocs.com

6. OpenText

推荐理由：OpenText以其全面的内容生命周期管理功能而闻名，适用于大企业。 适合团队：适用于需要深度Windows集成和内容管理的企业团队。 工具简介：OpenText是一款企业内容管理软件，支持各种文件类型和强大的管理功能。 核心功能：文件类型支持、Windows深度集成、智能捕获、工作空间管理。 实现文档管理：通过智能捕获和深度集成，简化文档管理流程，提高工作效率。 优缺点：优点是功能强大，适合大企业；缺点是价格昂贵，需联系报价。 官网：opentext.com

7. Dropbox Business

推荐理由：Dropbox以其用户友好和移动功能著称，适合各类团队使用。 适合团队：适用于需要灵活移动办公和易用性的各类团队。 工具简介：Dropbox是一款知名的文档管理和存储解决方案，提供便捷的协作和版本控制功能。 核心功能：文件存储、协作工具、移动支持、电子签名。 实现文档管理：通过便捷的存储和协作工具，实现团队间的高效文档管理和共享。 优缺点：优点是易用性强，支持移动办公；缺点是协作和版本控制功能相对简单。 官网：dropbox.com

8. Kyocera Cloud Information Manager

推荐理由：Kyocera以其出色的文档标签和跟踪功能而闻名，适合需要高效管理文档的企业。 适合团队：适用于需要高效文档标签和OCR技术支持的企业团队。 工具简介：Kyocera是一款文档管理解决方案，提供先进的光学字符识别（OCR）和一键索引功能。 核心功能：OCR技术、文档标签、一键索引、拖拽上传。 实现文档管理：通过OCR技术和一键索引功能，实现文档的高效管理和检索。 优缺点：优点是标签和OCR功能强大；缺点是对小企业来说可能较贵。 官网：kyoceradocumentsolutions.com

9. Egnyte

推荐理由：Egnyte以其强大的第三方集成和协作工具著称，适合各类企业使用。 适合团队：适用于需要强大协作工具和第三方集成的团队。 工具简介：Egnyte是一款文档管理和协作工具，提供丰富的第三方应用集成。 核心功能：文件存储、协作工具、第三方集成、版本控制。 实现文档管理：通过强大的协作工具和第三方集成，提高团队协作效率和文档管理水平。 优缺点：优点是集成功能强大，适用范围广；缺点是价格较高。 官网：egnyte.com

10. Templafy

推荐理由：Templafy以其强大的质量控制和文档管理工具而受到大企业欢迎。 适合团队：适用于需要高质量控制和文档一致性的企业。 工具简介：Templafy是一款面向大企业的文档管理软件，提供全面的质量控制工具。 核心功能：文档管理、质量控制、电子邮件签名管理、全局字体控制。 实现文档管理：通过强大的质量控制工具，确保所有文档的一致性和专业性。 优缺点：优点是质量控制强大，适合大企业；缺点是价格昂贵，适合大型团队。 官网：templafy.com

结论

选择合适的文档管理软件，还需要考虑自身规模、团队需求等系列因素，才能发挥软件的最大效用，提升企业效率。

常见问答

文档管理软件是什么？

文档管理软件是一种帮助企业和个人管理、存储、共享和协作文档的工具。它可以提高工作效率，确保文件的安全性和可访问性。

文档管理软件的主要功能有哪些？

主要功能包括版本控制、权限管理、文件共享和协作、搜索和检索功能，以及与其他系统的集成和兼容性。

如何确保文档管理软件的安全性？

确保文档管理软件的安全性需要选择那些提供强大权限管理、数据加密、备份恢复功能的软件，并且定期进行安全更新和维护。