如何提升效率？10款文档结构化管理系统大对比

比较好用的 10 款文档结构化管理系统推荐：1.PingCode；2.Worktile；3.金山文档；4.有道云笔记；5、Filez 企业网盘；6.M-Files；7.OpenText；8.DocuWare；9.Templafy；10.FileHold。

在面对越来越复杂的文件管理需求时，许多公司尤其是快速发展中的企业，常常会感到力不从心。传统的文件处理方式不仅效率低下，还难以满足现代业务对数据安全和可访问性的要求。文档结构化管理系统（DSMS）提供了一种优雅的解决方案，它能够将大量杂乱无章的文件转变为有序、易于访问的资源库，从而显著提升工作效率和数据安全性。

一、比较好用的10款办公文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、FileHold

FileHold 是一款企业级文档管理系统，成立于2005年，致力于为各类企业提供强大的文档存储和管理解决方案。其市场定位为帮助公司实现无纸化办公，同时保持文档的合规性和安全性。FileHold 在文档管理领域拥有坚实的市场基础，广泛应用于法律、金融、制造业等需要处理大量文档的行业。

FileHold 的主要功能包括文档存储、版本控制、文档扫描和光学字符识别（OCR）技术，用户可以轻松地将纸质文档数字化并将其存储在一个集中化的数据库中。FileHold 还支持文档的权限管理、审计追踪、电子表单和日历工具，帮助企业管理文档的整个生命周期。其集成能力强大，支持与 Microsoft SharePoint 和 SAP 等平台的无缝对接。

FileHold 的优势在于其可扩展性和易用性。该系统适合从小型企业到大型企业的各种规模使用，具有灵活的定价模式，并且可以根据业务需求进行自定义。其集中式文档存储和强大的搜索功能大大提高了团队的协作效率。此外，FileHold 还通过减少纸张和存储空间的使用，帮助企业降低运营成本。

FileHold 特别适合需要处理大量文档的中大型企业，尤其是法律、金融、制造等需要严格控制文档访问和合规审计的行业。其强大的安全功能和用户权限设置确保了文档的安全性和合规性。

【官网：https://www.filehold.com】

4、Templafy

Templafy 是一家成立于2014年的丹麦企业，专注于提供文档生成和管理解决方案。它已在全球范围内获得了广泛的应用，尤其受到大型企业的青睐，帮助超过 800 家公司通过自动化文档管理提高工作效率。Templafy 通过与 Microsoft 365 和 Salesforce 等集成，简化了企业文档的生成流程，使员工能够快速创建符合品牌要求的文件，从而提升品牌形象和合规性​。

Templafy 的主要功能包括动态模板管理、文档合规管理、数字资产管理（DAM）和文档自动化生成。它允许用户通过智能内容支持技术，直接在日常使用的应用程序中访问企业模板和文档。其与 Office 365、Google Drive 等工具的无缝集成，帮助用户实现高效的文档创建和管理。

Templafy 的优势在于其强大的自动化功能和用户友好界面。通过集成现有的业务应用，它减少了切换应用程序的需求，并提供实时的云端访问和更新。此外，它的安全性也非常高，使用了角色认证和加密技术，确保企业文档的安全性和合规性。

Templafy 适用于需要生成大量品牌一致的文档且重视文档合规的中大型企业，尤其是在金融、法律和专业服务等行业。其文档模板自动化功能对销售团队和市场团队来说尤为重要，能够提升业务的效率和一致性。

【官网：https://www.templafy.com】

5、DocuWare

DocuWare 是一家成立于1988年的全球领先文档管理软件供应商，总部设在德国和美国。它为全球19,000多家客户提供服务，涵盖金融、医疗保健、制造业等多个行业。DocuWare 致力于帮助企业实现数字化转型，通过自动化文档管理流程提高生产力和效率，减轻纸质文档的负担。

DocuWare 的主要功能包括文档捕捉、存储、处理和自动化工作流管理。其智能文档捕捉功能通过光学字符识别（OCR）技术和智能索引，将纸质文档转换为可搜索的数字文件。此外，它支持文档的自动化路由、版本控制和审批流程，帮助企业减少手动操作，提升工作效率。

DocuWare 的优势在于其高可扩展性和灵活的集成能力。它能够与超过500个应用程序集成，包括 Microsoft Office、Salesforce、SAP 等主流工具。同时，DocuWare 提供强大的安全功能，如数据加密、基于角色的访问控制和全面的审计追踪，确保文档的安全性和合规性。

DocuWare 适用于各类企业，尤其是需要严格文档管理和合规审计的行业，如金融服务、医疗保健和法律事务。无论是小型企业还是大型企业，都可以通过 DocuWare 实现高效的文档管理和工作流自动化。

【官网：https://start.docuware.com】

6、OpenText

OpenText 是一家全球领先的企业信息管理解决方案提供商，总部位于加拿大，自1991年成立以来，专注于为各类企业提供内容管理和文档管理解决方案。凭借其强大的市场影响力和在企业内容管理（ECM）领域的创新能力，OpenText 已成为全球众多大型企业信赖的技术合作伙伴。

OpenText 的主要功能包括文档捕捉、存储、检索、审计跟踪、以及整个文档生命周期的管理。通过 OpenText，企业可以将所有文档集中存储并管理，提供安全性、可扩展性和合规管理的保障。它支持多种文件格式，并能够通过元数据为文件分类，帮助用户快速定位所需文件。

OpenText 的优势在于其高度的可扩展性和与主流业务应用的无缝集成，如 SAP、Salesforce 和 Microsoft 365。它能够根据企业需求自动化工作流程、减少人工操作并确保合规。此外，OpenText 提供强大的审计和报告功能，确保所有文档操作的可追溯性​。

OpenText 特别适用于需要高安全性和合规性要求的行业，如金融、生命科学和制造业。其文档管理系统非常适合需要处理大量数据、跨部门协作和严格监管的企业。

【官网：https://www.opentext.com】

7、M-Files

M-Files 是一家专注于智能信息管理的领先企业，其文件管理平台以元数据驱动的架构而闻名。它帮助企业通过自动化工作流程、外部协作、企业搜索、合规性管理和审计追踪，极大提升工作效率。M-Files 在全球范围内被广泛应用，特别适用于需要高效管理文件和信息的中大型企业​。

M-Files 的主要功能包括基于元数据的文档标记、强大的搜索功能、工作流程自动化、文档版本控制和多平台集成。用户可以通过标记内容进行分类和检索，无需担心文件存储位置。这一平台还集成了常用的办公工具，如 Microsoft 365 和 Salesforce，实现文档在不同系统之间的无缝访问。

M-Files 的优势在于其无需复杂数据迁移的元数据驱动架构，能够打破信息孤岛，提供单一视图以便于文件的查找和管理。它还通过自动化标记、工作流程和文档版本控制，帮助企业减少人为错误，提高工作效率。

M-Files 适用于需要高效文档管理、合规性和安全性的企业，特别是金融服务、制造业、法律事务等需要严格文档控制和合规审计的行业​。

【官网：https://www.m-files.com】

8、Filez 企业网盘

Filez 企业网盘是联想集团旗下的一款企业级文件管理与协作工具，专注于为企业提供安全高效的数据存储和文件协作解决方案。自2006年推出以来，Filez 通过持续研发和市场拓展，成为国内运营时间最长、用户基础广泛的企业网盘之一，助力众多企业实现数字化转型 。

Filez 的主要功能包括文件的云端存储、文档在线协作、权限管理、版本控制和多端同步。用户可以随时随地通过 Filez 访问和共享文件，实现跨设备、跨平台的无缝办公。它还支持在线编辑文档、表格和流程图，并提供实时协作功能 。

Filez 的优势在于其强大的安全性和灵活的部署方案，用户可根据需求选择本地部署或云端服务。其强大的数据加密技术、权限管理和版本控制功能，确保企业数据的安全性和文件操作的可追溯性。Filez 还提供了与多种业务应用的集成能力，如ERP和CRM系统 。

Filez 适用于各类企业，尤其是需要处理大量文件的中大型企业。无论是远程团队协作还是内部文件管理，Filez 都能提供高效的文档管理解决方案，助力企业提升运营效率 。

【官网：https://filez.com】

9、有道云笔记

有道云笔记是由网易公司推出的云端笔记管理工具，凭借网易的强大技术背景和广泛的市场影响力，该产品成为国内领先的云笔记品牌。它支持多种数据格式，如文档、图片和视频，提供了一个综合性的线上资料库。其市场地位稳固，并已积累了庞大的用户基础，特别在个人和中小企业用户中广受欢迎​。

有道云笔记的主要功能包括文本记录、图片扫描、语音输入、PDF 转换、智能翻译以及多端同步功能。用户可以在不同设备上实时访问和编辑文档。此外，内置的OCR功能可以将图片中的文本进行提取，并提供智能搜索工具，帮助用户高效管理和查找资料。

这款工具的优势在于其简单易用的界面设计、高效的数据处理能力以及强大的云端同步功能。无论是个人用户还是团队协作，它都能提供灵活的操作方式。特别是在数据安全性方面，有道云笔记提供了良好的保障，并支持多人实时协作。

有道云笔记适合从学生到职场人士的广泛用户群，尤其是需要远程办公或频繁进行团队协作的中小企业。它的文档共享、协作编辑和跨平台同步功能，使其成为一个提升工作效率的理想工具。

【官网：https://note.youdao.com】

10 、金山文档

金山文档是由中国领先的办公软件供应商金山办公推出的云端文档管理工具。作为中国基础办公软件领域的领导者，金山办公通过旗下的 WPS Office 系列软件在全球范围内广受欢迎，尤其是在中国市场占据重要地位。金山文档依托金山办公的强大技术背景和市场影响力，在移动办公和云服务领域表现出色。

金山文档的主要功能包括文档的在线编辑、多人实时协作、权限管理和版本控制。用户可以在任意设备上访问、编辑和共享文档，且所有更改都可以实时同步。文档的权限管理功能允许用户控制文档的访问权限，确保数据安全性。此外，金山文档支持多种办公格式，无需转换文件格式即可直接操作。

金山文档的优势在于其良好的用户体验、强大的云存储和同步功能，能够有效支持跨平台、跨设备的办公需求。它还具有简洁的界面设计，适合从初学者到高级用户使用，同时提供强大的协作和版本控制功能，减少了数据丢失的风险。

金山文档特别适合需要多人协作的团队和企业使用，尤其是跨地区、跨部门的企业，它的实时协作和同步功能能够大大提升工作效率。对于中小型企业来说，金山文档也是一个性价比高的文档管理选择。

【官网：https://www.kdocs.cn】

二、如何确定文档结构化管理系统是否适合您的企业

选择文档结构化管理系统时，首先要评估你的企业规模和需求。如果你的公司有大量文件需要存储和管理，而且员工频繁需要访问和共享这些文件，那么一个文档管理系统可能非常适合你。对小型企业来说，拥有一个简单易用的系统，可能比选择复杂的企业级解决方案更为重要。

其次，要考虑团队的协作需求。如果团队成员经常需要跨部门协作，或者需要远程办公，一个文档管理系统可以提供便捷的文件共享和实时协作功能。此外，系统还需要具备版本控制功能，避免团队成员使用过时的文档。

最后，要评估系统的安全性和合规性。如果你的企业处理敏感的客户数据或受制于特定的行业法规，如GDPR或HIPAA，那么选择一个能够提供权限管理、审计追踪和数据加密的系统至关重要。据统计，文档管理系统的安全功能可以降低企业因数据泄露产生的风险高达60%。

三、 哪些功能是评估文档结构化管理系统时不可忽视的

在评估文档管理系统时，有几个关键功能必须考虑。首先是检索功能。企业每天会生成和存储大量文档，强大的检索功能可以帮助员工快速找到所需的文件。优秀的系统应该具备全文搜索、标签分类和快速筛选功能。

其次，版本控制和文件跟踪功能是不可或缺的。当多个员工在同一份文件上工作时，系统需要能够记录每次修改，并保存不同的版本。这样可以确保任何时候都能还原到旧版本，防止重要信息丢失或被错误覆盖。

最后，集成能力是一个关键点。大多数企业使用多种不同的软件工具，比如客户关系管理（CRM）系统或企业资源计划（ERP）系统。文档管理系统需要能够与这些工具无缝集成，确保信息在不同平台之间自由流动，而不会造成数据孤岛。

四、文档结构化管理系统能为企业带来哪些明显改进

实施文档结构化管理系统后，企业可以看到工作流程效率的显著提升。文件的存储和检索将变得更快速和高效。根据IDC的一项研究，员工在没有文档管理系统的情况下，每天可能花费30%的时间寻找或重新创建丢失的文件。引入系统后，这部分时间将大大减少。

系统还可以帮助企业实现更好的信息共享和协作。当所有团队成员都可以通过一个中心化的平台访问所需的文件时，工作中的瓶颈将会大幅减少。特别是在远程或混合工作环境中，文档管理系统将显著提升团队的协作效率。

此外，文档管理系统有助于提高数据安全性。通过权限设置、审计追踪和加密存储等功能，企业可以更好地控制谁可以访问什么信息，从而大大降低数据泄露的风险。安全性上的提升不仅有助于维护企业声誉，还能避免高额的法律和合规罚款。

五、企业如何平衡文档结构化管理系统的成本与收益

选择文档结构化管理系统时，成本往往是企业需要仔细权衡的问题。虽然一些高端系统可能提供更多功能，但它们的价格也更高。企业应该首先明确自己的需求，并确保选择的系统不会因为功能过多而增加不必要的成本。

从长远来看，文档管理系统的投资是可以带来实实在在的回报的。例如，一项研究显示，企业通过改进文档管理流程，可以节省多达30%的运营成本。通过减少文件查找时间、提高协作效率和降低数据泄露风险，系统的投资往往能在一年内就实现回本。

企业还可以考虑逐步实施系统。对于预算有限的公司，可以先从基础版开始，随着业务的增长再逐步升级到更复杂的解决方案。灵活的购买方式和按需扩展的能力可以帮助企业平衡成本与收益，确保投资是可控且有效的。

总结

总结一下，选择合适的文档结构化管理系统对企业来说至关重要。无论是提升团队协作、简化工作流程，还是确保数据安全和合规性，一个好的文档管理系统都能显著提高企业的运营效率。在了解了市场上的几款热门工具如FileHold、M-Files、DocuWare等之后，我相信你可以根据自己的业务需求做出明智的选择。每个系统都有独特的优势，关键在于找到最适合企业规模、工作模式和行业要求的解决方案。希望本文能为你的决策过程提供有价值的参考

常见问答（FAQS）：

1. 什么是文档结构化管理系统？

文档结构化管理系统（DMS）是一种软件工具，用于存储、管理和跟踪电子文档。它通过数字化文档和自动化工作流程，帮助企业提高效率，减少纸质文档的使用，同时确保数据的安全性和合规性。

2. 使用DMS可以为企业带来哪些好处？

DMS可以帮助企业节省时间和成本。通过集中存储和搜索功能，员工可以快速找到所需的文档。系统的版本控制和审计追踪功能确保文档的安全性和可追溯性。此外，DMS还可以减少纸质文件的使用，实现无纸化办公。

3. DMS支持哪些功能？

大多数DMS支持文档存储、版本控制、权限管理、审计追踪、OCR（光学字符识别）扫描、电子签名等功能。它们还可以与常用的办公软件（如Microsoft Office、Google Drive）进行集成，方便用户在不同平台上操作。