轻松管理企业文档：2024年十大系统推荐

本文将介绍10款企业文档管理系统：PingCode、Worktile、OpenText，Revver，FileHold，Microsoft SharePoint，DocuWare，M-Files，OnlyOffice，Box等。

在当今信息化时代，企业文档管理系统已经成为每个企业必不可少的工具。无论是小型初创公司还是大型跨国企业，都需要一个高效的文档管理系统来确保数据的安全性、易用性和可访问性。以下是几款备受推崇的企业文档管理系统，为您的企业提供专业的管理解决方案。

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景：

• 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
• 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
• 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
• 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
• 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括但不限于：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
• 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
• 全局搜索

软件优点：

• 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
• 为25人以下团队免费提供基础版本；
• 国产化，支持信创、麒麟等；
• 支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；
• 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
• 支持人工智能

软件缺点：不支持多语言；无法满足百度百科这类知识库的搭建；【官网：https://sc.pingcode.com/9ls6h】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bn1au】

3、Microsoft SharePoint

推荐理由：作为全面的企业文档管理系统，Microsoft SharePoint 集成了多个 Microsoft 产品，提供强大的文档管理和协作功能。 工具适合什么团队：适合大型企业和需要复杂文档管理和协作的团队。 工具的简介：SharePoint 是一个端到端的文档管理和企业内容管理系统，帮助组织存储、管理和共享各种内容和文档。 工具的核心功能：协作编辑、版本控制、权限管理、审核日志、云存储、搜索功能、与 Microsoft Office 365 及其他 Microsoft 产品的无缝集成。 工具如何实现文档管理：通过其强大的文档存储和检索功能，以及与其他 Microsoft 工具的集成，实现高效的文档管理。 优缺点：优点包括强大的集成功能和丰富的协作工具；缺点是配置和部署可能复杂。 官网：microsoft.com

4、DocuWare

推荐理由：DocuWare 提供云端和本地部署选项，适合各种规模的企业，尤其是在文档工作流自动化方面表现出色。 工具适合什么团队：适合需要简化文档工作流和增强文档安全性的企业。 工具的简介：DocuWare 是一个云端文档管理和工作流自动化软件，帮助企业数字化和处理电子文档。 工具的核心功能：文档捕捉、索引、存储、检索、协作、安全性、多种集成。 工具如何实现文档管理：通过自动化文档处理流程，减少人工错误，提升效率。 优缺点：优点包括强大的自动化功能和多种集成；缺点是某些高级功能可能需要额外费用。 官网：docuware.com

5、M-Files

推荐理由：M-Files 采用元数据驱动的架构，使文档的分类、搜索和检索更加高效。 工具适合什么团队：适合需要简化文档管理流程并提升搜索效率的团队。 工具的简介：M-Files 是一个易于使用的文档管理平台，支持元数据管理和智能搜索功能。 工具的核心功能：元数据驱动架构、自动化工作流、版本控制、OCR、与 Microsoft Office 和其他数据库的集成。 工具如何实现文档管理：通过元数据和智能搜索技术，简化文档分类和检索流程。 优缺点：优点是用户界面友好，学习曲线短；缺点是高级功能需要联系销售获取报价。 官网：m-files.com

6、Revver

推荐理由：Revver 提供卓越的存储容量和高度集成的自动化工具，适合大规模文档处理。 工具适合什么团队：适合需要大量存储和高效文档管理的团队，尤其是远程工作团队。 工具的简介：Revver 是一款云端文档管理解决方案，支持智能组织和工作流自动化。 工具的核心功能：大容量存储、自动化工作流、电子签名、与主要云服务的集成。 工具如何实现文档管理：通过高效的存储和检索功能，以及自动化文档工作流，提升团队效率。 优缺点：优点包括高容量存储和强大的自动化功能；缺点是移动应用尚未完全更新。 官网：revverdocs.com

7、OpenText

推荐理由：OpenText 提供全面的企业内容管理和安全的内容生命周期管理，非常适合大企业。 工具适合什么团队：适合需要复杂文档管理和高度安全的企业。 工具的简介：OpenText 提供企业级文档和内容管理解决方案，支持文档的全生命周期管理。 工具的核心功能：内容生命周期管理、文档分类和搜索、AI 自动化数据捕捉、多层安全性。 工具如何实现文档管理：通过其集成的内容管理和安全控制，实现高效且安全的文档管理。 优缺点：优点是支持 AI 数据捕捉和强大的安全模型；缺点是学习曲线较长，集成需要改进。 官网：opentext.com

8、FileHold

推荐理由：FileHold 提供灵活的文档管理解决方案，适合各种规模的企业，特别是远程团队。 工具适合什么团队：适合需要高可用性和灵活文档管理解决方案的团队。 工具的简介：FileHold 是一个灵活的文档管理系统，支持本地、云端和混合部署。 工具的核心功能：文档链接、自动归档、版本控制、安全传输、快速搜索。 工具如何实现文档管理：通过高效的文档捕捉和搜索功能，以及灵活的部署选项，实现高效的文档管理。 优缺点：优点是高可用性和灵活的部署选项；缺点是高级功能需要定制。 官网：filehold.com

9、OnlyOffice

推荐理由：OnlyOffice 提供丰富的功能集，支持多种格式和强大的协作工具。 工具适合什么团队：适合需要多功能协作和多格式文档处理的团队。 工具的简介：OnlyOffice 是一个文档管理平台，支持纸质化办公和任务流程优化。 工具的核心功能：多种格式支持、安全协作、版本控制、第三方集成、强大的在线编辑器。 工具如何实现文档管理：通过其强大的编辑和协作功能，实现无缝的文档处理和管理。 优缺点：优点是支持多种文档格式和强大的协作工具；缺点是高级功能需要额外费用。 官网：onlyoffice.com

10、Box

推荐理由：Box 以其安全的内容管理和广泛的集成功能著称，适合需要全面内容管理的企业。 工具适合什么团队：适合需要强大安全性和广泛集成的企业。 工具的简介：Box 是一个云原生的文档管理平台，提供内容生命周期管理和机器学习自动标记功能。 工具的核心功能：内容生命周期管理、用户权限管理、机器学习自动标记、无缝集成。 工具如何实现文档管理：通过强大的安全控制和自动化标记功能，简化内容管理和检索。 优缺点：优点是强大的安全性和广泛的集成功能；缺点是需要定制报价。 官网：box.com

结论

综上所述，选择适合企业需求的文档管理系统是提高工作效率和保障数据安全的重要举措。希望本文介绍的几款系统能为您提供有价值的参考，帮助您的企业找到最佳的文档管理解决方案。

常见问答

什么是企业文档管理系统？ 企业文档管理系统是用于创建、存储、管理和共享企业文档的软件工具。这些系统帮助企业提高工作效率、保证数据安全并简化文档管理流程。

企业文档管理系统有哪些关键功能？ 关键功能包括文档存储与管理、版本控制、权限设置、协作编辑、文件搜索和数据加密等。

选择企业文档管理系统时应该考虑哪些因素？ 考虑因素包括系统的易用性、功能全面性、数据安全性、与其他软件的集成能力、成本和技术支持等。

企业文档管理系统如何保证数据安全？ 通过数据加密、权限控制、版本管理和定期备份等措施，确保企业数据的安全和完整性。