看板方法的定义、原则和实践

最简单的说法是:通过看板,你可以管理工作。它是一种管理各类专业服务,也称为知识型工作的方法。使用看板方法意味着应用一种整体的思维方式来考虑你的服务,关注从客户的角度来改善服务。

通过看板方法,你可以将不可见的知识型工作以及它如何在工作流中的流动可视化。这有助于你有效地运营业务,包括理解和管理向客户交付服务的风险。

当使用看板时,应用的范围(例如单团队、多团队、部门、分支机构等)会影响方法的原理和实践的应用方式。比如你查看一个团队的基本工作范围,你可能会发现一个相对简单的看板可视板,上面大概有5列表示工作流程、一些简单的度量和图例,以及在它前面举行的每日协调会议和定期的团队工作与效能评审会议。

现在,想象一下企业内部的整个服务部门,由一组相互关联的看板可视板来管理,它们有不同的颗粒度,涵盖不同的工作流。在不同层级上有在制品限额。这两种情况都是看板方法的正确用法。

看板没有“对与错”,而是在业务背景和文化环境下,或多或少地采用了适当的实践。下面两部分描述了看板的通用原理和实践。

看板原则

变革管理原则

以下变革管理原则在所有看板实践中都是通用的:

  • 从现有的工作方式开始
  • 认同通过渐进的变革来追求改善
  • 激发各级领导力


看板并不是从当前状态到未来理想状态的颠覆性变革。历史经验告诉我们这样很少会凑效。

相反,看板使用一种渐进式的变革方法,在现有工作方式的基础上,通过多种形式的反馈和协作来寻求改进。看板方法通过围绕看板可视板工作的人所获得的洞察,同时激发他们的领导力来持续改进工作方式,从而引发渐进式变革。这些领导力可能不是传统的领导行为。他们可能是由不担任组织领导角色的个人提出的微小观察和改进建议。

服务交付原则

看板鼓励你采用面向服务的方法来了解你的组织,以及工作是如何在其中流动的。这种面向服务的组织范式是基于这样一种理念:您的组织是一个有机的实体,它由一个服务网络组成,每个网络都是有呼吸的生命,并不断发展着。客户的需求在这个服务网络上流动。

如果我们要改善交付的服务,就应该遵循一套原则。各组织可能在早期没有采用这些原则,因为其文化构成中可能还没发展或形成以服务为导向或客户服务的思维模式。


服务导向的原则是:

  • 理解并关注客户的需求和期望
  • 管理工作;让人们围绕工作进行自组织
  • 定期审查服务网络及其规则,以改善成果

看板通用实践


正如前面提到的,看板实践应用的广度和深度千差万别。在这一节中,我们将介绍看板的六个基本实践。在后面的篇幅中,我们将详细介绍这6个通用实践中的一些核心具体实践。请参考看板成熟度模型(Kanban Maturity Model (KMM)),根据成熟度级别来了解更多具体实施的细节。

可视化

良好的可视化是高效协作和识别改进机会的关键。很多时候,组织中的工作是不可见的。将工作和工作流程可视化会大大提高透明度。

从进化的角度来看,人类的视觉是非常古老的功能。它让我们能够在短时间内接收和处理大量信息。此外,可视化支持团队协作,因为它会让每个参与其中的人员都获得相同的画面。

关于可视化的更多细节将在看板可视板一节中介绍。

看板方法的定义、原则和实践

限制在制品(WIP)

在制品(进行中的工作)是指在特定时间段内正在进行的工作项数量。通过看板,我们发现高效的系统更多地关注流动的工作,而较少关注工作人员的利用率。

当资源被充分利用时,系统中没有富余时间,结果就造成非常糟糕的工作流动性,就像高峰时段的高速公路。在知识型工作中,我们也会遇到上下文切换的问题,这会大大降低员工的工作效率。

在看板中,我们限制在制品的数量,以平衡利用率,同时保证工作的流动。稍后我们将描述在制品限额以及如何在“拉式系统”中使用它们。

管理流动

管理工作流的目标是尽可能顺畅和可预测地完成工作,同时保持可持续步调。如前所述,限制在制品数量是帮助我们确保流动顺畅和可预测的关键方法之一。

监控或度量工作流会产生重要的信息,这些信息对于管理客户期望、预测和改进有非常重要的作用。这将在看板核心度量一节中讨论。

定义清晰的规则


每天都有无数关于如何组织工作的决定,这些决定要么是由个人做出的,要么是由一群人做出的。想象一下,你所在的地区有一位新员工。理想情况下,她需要快速理解如何通过明确的规则进行工作。这些包括:

  • 可视板的填充规则 (何时、多少、谁来做)
  • 工作活动何时完成,工作项何时可以往前移动(“拉动条件”)
  • 在制品限额
  • 处理不同服务类别工作项的规则
  • 会议时间和内容
  • 其他合作协议与规则


所有这些规则都应该在所有相关方(包括客户、干系人和用可视板工作的员工)之间达成一致。规则应该展示在一个明显的地方,最好就在可视板旁边。

在团队层面,团队协议是引入规则的好方法。与系统的所有其他结构单元一样,有必要定期检查和调整它们。请注意,规则不像工作指令,让人们摆脱负担,做出有意义的决策。相反,规则应该使运行看板系统的人能够自组织。规则应该是:

  • 精练的
  • 简洁的
  • 充分定义的
  • 可见的
  • 始终适用的
  • 提供服务的人可随时变更的

实施反馈环

对于协调交付和服务交付的改进来说,反馈环都是必要的。一套适合给定环境的有效反馈环可以加强了组织的学习能力,并通过可控试验的方式进行进化。看板系统中一些常用的反馈环方式由可视板、度量和称为节奏的一组定期会议和回顾评审组成。

协同改进,试验进化

反观变革管理原则,在看板方法中,我们“从现有工作方式开始”和“认同通过渐进的变革来追求改善”。看板是一种持续改进的方法,我们通过基于试验性设计的科学建模来共同促成这些变化。

这就是为何运用反馈和度量来指导演进如此重要。我们设计了安全试错环境,这样如果我们的假设是正确的,并且试验给出了良好的结果,我们就保持更改,但如果结果不是积极的,我们可以很容易地回滚到之前的状态。

推荐阅读:

了解看板: 什么是看板 看板和Scrum的区别 国内外最顶级的12大看板工具 如何建立自己的看板系统  

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