本牛科技：早教新声牛听听背后的协作

关于本牛科技（benewtech）

本牛科技（benewtech）成立于2015年，坐标深圳，是一家专注于儿童启蒙教育的互联网创业公司。

创业团队由来自早教、移动互联网和智能硬件行业的年轻精英组成。成立不到两年，已然成为智能早教行业的后起之秀，旗下牛听听品牌开创了熏听启蒙的教育理念，得到众多年轻父母的推崇。

主推产品牛听听儿童智能熏教机，在妈妈电商社群大V店成为炙手可热的单品，月销近万。

面临的挑战

1.团队规模不断扩充

本牛成立之初，含股东在内只有十二人，一年多时间，队伍已扩展到四十人，人数翻了将近四倍。与此同时，部门也在不断增多，从技术到硬件、运营、销售、行政等等，都在逐渐完善。这意味着什么呢？不单是部门内人员沟通的流程变长；跨部门间的合作、沟通也变多。所以规范化的管理就变得极其重要。

2.项目管理难度增加

产品面世后，公司重心转移到线上运营。运营下面有内容、文案、设计、电商、客服等分支小组，小组分工愈加细化，部门管理更复杂。同时随着我们产品销量的不断增长，用户群体直线增加，社群维护任务相当艰巨。现阶段已有四十多个用户群，每群将500人，需跟踪每个用户反馈的需求，信息量非常庞大。如何不遗漏每一条反馈信息，如何将任务精准分配，如何让各成员职责清晰，保证每一项任务如期完成，保证对应用户能接受到实时反馈，同时又降低我们的管理成本是我们面临的最大问题。

3.文件信息的共享与管理

随着部门的增加，人员的增多，各类项目文档、设计文件、数据信息的及时共享显得愈来愈重要。尤其我们客服团队是分班工作，有时跨时间、跨地点办公，实时跟进用户的每个需求，及时响应某些突发事项是很大的挑战。

为什么选择Worktile ？

1.项目管理的全面

Worktile任务模块提供了很多有意思的功能。企业可根据自己的实际情况建立不同的项目分类，每个项目里包含看板视图、甘特图、任务统计、状态、附件等板块，看板视图中的列表又可以根据不同的项目或部门情况个性设置。通过甘特图、任务统计可以直观地看到任务进度、延误率、成员的完成情况等信息。而在具体的任务中，可插入多种格式附件、链网盘文件，根据任务优先级、重要程度设标签，还可以在任务内拆解子任务。

2.网盘的强大属性

没有容量限制的在线网盘，可以实时看到各个成员分享的文档、图片、音频等多种格式资料。文档、图片可即时预览，所有内容都可以下载，也可以进行公开链接、复制、重命名等操作，更棒的是可以持续上传新版本，历史版本可见，方便文件版本管控。除了公共网盘，还可以建立个人网盘，存录文件草稿或个人资源等。支持单个文件上传，和文件夹上传。简直太棒！

3.信息实时同步

无论是团队里、项目组内抑或部门间，通过PC端或移动端都能即时共享数据，同时与个人相关的每条信息都会有跟踪提醒，不会错过任何重要信息。而项目或任务的细分，再辅以权限的控制，又不会让多余的信息影响到不相关的成员。无论是下层员工或高层，即使有事在外或在家办公，也能及时处理紧急信息、重要事项。

以上都是我们选择Worktile的原因。

用worktile 如何解决问题？

1.部门管理

通过任务下的项目板块，根据不同部门的工作日常去建立项目组，不同岗位、职能的成员可通过相关权限的设置去可视与其相关的项目任务，其实就是执行、参与自己部门内的相关工作。这样可以让成员更专注于本职内容，而涉及到跨部门的协作事项只要到对应部门下新建任务，拉取相关成员参与即可。

图中是运营部门下文案小组日常工作栏目，每个小组内有自己的工作看板、任务分配、进程跟踪。

2.项目管理

正如前面挑战提到，我们社群维护任务艰巨，每日需记录几十个社群的信息反馈。

在内容反馈的项目面板上，我们根据任务处理过程设立收件箱、处理中、待确认、已完成、X月归档等不同子列表。客服每收到一条用户反馈，就新建任务记录到收件箱中，并且分配给对应的负责人，同时详细记录下反馈用户的信息，方便后续一一对应通知。对应负责人处理好后，移到待确认，再由记录的客服通知用户，至此才能将任务移至已完成。因信息量非常大，所以每个月都进行归档。

Worktile看板的多样性满足了我们对每个任务的细致要求。

3.文件管理

对于文件迭代频繁的运营或技术部门，无容量限制及版本可控的企业网盘是极好的配置。不同部门间可以通过权限控制来划分各个种类的文件，形成自己的内部资源库。组内成员需要某个文件，搜索即可找到，同时文件上传后即可实时共享，还能不断迭代版本。

不同部门建立自己的文件库，可以分门别类地将各种格式资源管理起来，不会因为有员工离职或者出差、休假等情况而一时找不到文件的情况。

取得成效：工作效率更高

通过Worktile，我们跨部门之间的配合更加紧密、流畅。同一项目下的成员可就当前任务展开讨论，成员不错过每一条与己相关的信息，保证信息的准确传达，也不影响项目外的成员，节省各自工作时间，提升效率。不同部门间协作文件共享，也节省了大量额外沟通和翻找资料的时间。客服电商部门能随时忠实记录每一条客户反馈，内容和技术部门即时可见，节省了客户需求反馈到产品开发部门的流通时间。

而在管理层面，不同部门间的分工更明晰，每项工作流程更清晰。项目分配、完成情况、延误率等数据都有详细记录分析，方便及时跟进项目进程，分析成员工作效率、人力需求，为后续的项目开发积累了原始数据。

Worktile 和我们同是创业团队，走在前行的路上，彼此见证努力与成长。希望Worktile 变得更好。