企业管理细则:时间,是最珍贵的资源

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Worktile 2019-02-12 16:44 0 647

时间在任何企业都是最珍稀的资源。

与金钱不同,时间每过去一秒,你就再也没有办法把这一秒赚回来。因此,团队和员工如何安排时间至关重要。但是,许多企业都更关注如何使用资金,甚少关心如何安排时间。

通常,团队(或者团队的主管人员)对成员能在一个季度内完成的工作量有着不切实际的期望。他们会在一开始就设定很多目标,远超自己的能力所及,这是一种很令人沮丧的经历。

有很多研究表明,延伸目标能够带来更好的成果。但是,一个人如果过度拉伸肌肉就会受伤,同样的,如果延伸目标过难,一个团队就会觉得压力过大、精疲力竭,甚至有员工会因此辞职。

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设立不切实际的目标还会在其他方面伤害你的企业。如果你认为自己能够完成的任务量要远远高于你实际能够完成的任务量,那么你就没有机会做一些十分有必要的事情,比如:讨论哪一些任务才是真正的重点。

成功的关键是合理管理时间,以及为这段时间设立务实的目标。 以下要谈的是如何能够做到这两点。

是什么占据了你的时间

对于一个团队来说,占据了他们时间的事情主要有3类:

  • 日常工作:这一类事情指的是员工为了维持现状所要做的一切工作。只有做了这类工作,才能实现一些人口中的“为公司运作提供基本保障”。对于销售团队而言,这类工作就是找到新客户。
  • 远大目标:这一类事情指的是为了实现你期望中的未来所要做的一切事情。做这一类的工作,为的是打破现状,向前迈进。对于一个软件公司的销售团队而言,这类工作就是提升软件样本的使用感,这样才能提高他们把软件试用者转化为客户的比率。
  • 其他工作:有一些事情,既不能给日常工作提供帮助,也不利于实现远大目标,但是,不管你是否喜欢,一个团队总是需要去做这些事情。他们或许需要参与到一个项目中,如此才能帮助另一个团队实现他们那一个季度的目标。然后,成员还需要去开会,诸如此类。

利用KPIs和OKRs来决定什么任务最重要

团队应该十分清楚自己需要做什么样的日常工作,需要实现什么样的远大目标,这一点十分重要。

KPIs和OKRs可以在这一方面发挥作用:

  • KPIs,即关键表现指标(Key Performance Indicators),决定什么样的日常工作对团队而言是至关重要的,同时还能监控这些工作的表现情况。
  • OKRs,即目标与关键结果(Objective and Key Results),决定团队的远大目标,以及衡量团队是不是真的正在实现这些目标。

KPIs和OKRs总是反映出你心中期待的结果。确定二者非常关键,因为这让你能够评估每个人都将要做的事情(例如:成果)对你的企业是否真的重要。

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一旦你确定了OKRs和KPIs, 你可以仔细地评估需要做什么事情才能得到期待中的结果。

务实地安排时间

既然你已经对占据你时间的事情有了比较全面的了解,也评估了需要做什么事情才实现KPIs和OKRs,那么,你应该可以预估做这些事情需要花多少时间了。

问问自己以下3个问题:

  1. 我们用来做日常工作的时间要占到我们的(集体)时间的百分之几?换而言之,我们需要在KPIs上花多少时间?
    2.如果完全不考虑问题1的答案,我们用来实现远大目标的时间要占到我们的时间的百分之几?换而言之,我们需要在OKRs上花多少时间?
  2. 如果完全不考虑问题1和问题2的答案,我们用来做其他工作的时间要占到我们的时间的百分之几?答案只要是低于5%的,那你可能就太乐观了。

把问题1、2、3的答案加起来,如果你的数字低于100%,那么你有潜力去挑战做更多的OKRs。

如果你的数字远远高于100%,那你在资源方面有问题,这个问题必须得解决。

解决方法只有两个:
1.给团队增加人手,这通常需要花费一些时间,所以不是一个立刻就能生效的方法;
2.放弃一些日常工作或远大目标,这样做的风险就是你不能实现你的KPIs和/或OKRs。

我个人认为,每一个团队在开始着手做自己的KPIs和OKRs之前,都应该回答这三个问题,这一点十分关键。

这样做可以强化一个观点,即你需要小心仔细地安排做这些事情所要占用的时间。这样做还能加强做事的决心,当日常工作需要占用你越来越多时间的时候,OKRs通常就会被搁置到一边。

从商业的角度出发,我觉得这样是不可接受的:OKRs是前进的重要步骤,如果我们不能实现OKRs,那这就意味着,在新季度伊始,我们与上个季度相比,还是在原地踏步。

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结论

时间是你公司最珍稀的资源,你需要仔细考虑如何分配安排时间。

OKRs和KPIs让你能够决定和衡量对每个团队和企业而言,最重要的任务是什么,这些是你想要实现的结果。确定OKRs和KPIs之后,你可以评估你需要取得何种成果才能实现期待中的结果。要保证你能够在可支配的时间内,实现所有的成果,达到所有期待中的结果。

你很快就会发现,依靠像OKRs、KPIs和行动方案(译者注:行动方案指的是你为了实现OKR所要做的事情)这样的目标来工作是非常有激励性和有成效的。

现在,你可以务实地去实现这些目标了。

原文作者|Henrik-Jan van der Pol
内容整理|Worktile
翻译|周雁洁

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