项目管理如何有效进行
如果想成功地实施项目,需要三大部分的知识,一个是项目管理专业知识,二是一般管理的通用知识,最后需要项目相关应用领域的专业知识。
但由于“应用领域的专业知识”是根据你实际的项目而定,外人经验无法有效借鉴外,其他两个我们都可以进行学习借鉴,所以下面我们将从这两个方面,结合:1、掌握项目管理必备的两大核心技能;2、项目管理三要素;3、项目管理5大过程49个子过程;4、常用工具;展开进行分享。
一、掌握项目管理必备的两大核心技能
1、SMART原则
Smart原则强调目标必须是具体的、可以衡量的、可以达到的、具有相关性的、具有时效性的;通过这个原则我们可以有效制定合理目标,清楚地定义项目范围、时间、成本和质量等等,从而为项目成功助力。
2、PDCA循环
PDCA循环是项目管理中经常用到的另一个工具,通过计划、执行、检查和处理将项目管理过程中产生的各项活动带入循环,并通过闭环管理不断提高项目质量。
以上两大核心技能将贯穿应用于整个项目管理的过程中,其中就包含了下面要讲到的三要素、5大过程等管理。
二、做好项目三要素的管理
项目管理的三要素,是质量、成本和时间。
三要素的意义在于,他们作为衡量一个项目的成功失败的关键指标,将贯穿一个项目的始终来指导我们的工作。他们三者的关系经常是三角关系,密不可分。三个要素在一个项目管理进行中也经常发生冲突。
一般来讲,人们总希望在非常短的时间内,以尽可能低的成本获得最好的质量结果。然而,这三种要素中的任何一个都可能成为重中之重,一旦确定其中一点,那么另外两点就需要相应进行调整。大部分项目都被迫要服从至少一个要素,所以你必须知道你的重点。
例如,假如你要在2000年前给你所有的IT系统打上千年虫补丁,你的考虑重点可能是:
- 时间:要在1999年12月31日前完成;
- 质量:要在新年来到时做到零错误;
- 成本:不计成本的让全部电脑系统在2000年1月1日运行正常。
当你设计一个新项目,要考虑这三种关系,明白重点所在。还要记住,在所有的项目管理案例中,你需要有效的完成项目。三个组成部分与三个要素的结合表明,一个项目管理具有一定的生命周期,需要产生一个专门,可以衡量的结果,它还包含了一套相应的实现目标的行动,并且将有限的资源最大化运用。
为了完成项目管理,你也需要一个适当的组织——一种让所有人参与进来,具有各自角色与职责的结构。 每个人都需要知道做什么,为什么做,如何做,以及他们的任务何时完成。项目管理是有限制的,他们都有一个明确的开始和结束。如果时间段不明确,或者你的目标不明确,这不是一个项目管理。
三、项目管理的五大过程和49个子过程的细节管理
1、启动过程
- 制定项目章程:授权PM启动项目
- 识别相关方:搞清楚谁与项目相关
2、规划过程
- 制定项目管理计划:编制项目执行的蓝图
- 规划范围管理:为范围管理提供指南
- 收集需求:了解客户想要什么
- 定义范围:定义项目要提供什么
- 创建WBS:确定项目要做什么
- 规划进度管理:为进度管理提供指南
- 定义活动:确定采取哪些活动
- 排列活动顺序:确定工作执行的先后顺序
- 估算活动持续时间:估算行动所需时间
- 制定进度计划:制定行动指南
- 规划成本管理:为成本管理提供指南
- 估算成本:估算需要多少钱
- 制定预算:批准该给多少钱
- 规划质量管理:做计划、定标准
- 规划资源管理:规划需要什么资源、多少资源以及如何获取资源
- 估算活动资源:估算所需人、财、物
- 规划沟通管理:规划如何流转信息
- 规划风险管理:定义如何对待风险
- 识别风险:搞清楚风险是什么
- 实施定性风险分析:搞清楚哪些风险更重要
- 实施定量风险分析:搞清楚风险有多大
- 规划风险应对:确定如何回避威胁抓住机会
- 规划采购管理:规划采购什么,如何采购
- 规划相关方参与:规划如何更好让项目相关方积极参与项目
3、执行过程
- 指导与管理项目工作:按图索骥
- 管理项目知识:利用知识、生成知识、分享知识
- 管理质量:查过程、保质量
- 获取资源:获取所需人、财、物
- 建设团队:搞好氛围、提高绩效
- 管理团队:解决问题、优化绩效
- 管理沟通:保证双方的有效信息流动
- 实施风险应对:依照计划处置信息
- 实施采购:买卖谈判、签订合同
- 管理相关方参与:提升支持、降低抵制
4、监控过程
- 监控项目工作:全面监控项目偏差
- 实施整体变更控制:全面控制项目变更
- 确认范围:核实可交付成果有没有、对不对
- 控制范围:控制范围不能做多、做 少、做错
- 控制进展:控制进度的快慢
- 控制成本:控制成本的俭奢
- 控制质量:控制质量的好坏
- 控制资源:控制资源的分配和使用
- 监督沟通:监督沟通的效果
- 监督风险:监督老风险、识别新风险
- 控制采购:管好合同、控好采购
- 监督相关方参与:监督相关方关系,提升相关方参与的效果和效率
5、收尾过程
- 结束项目或阶段:验收成果、保存知识、释放资源
四、项目经理常用的辅助工具
项目管理涉及有效的计划和对工作的系统管理,它包括定义项目目标,制定行程和安排任务,以达到特定的目标。有很多图形工具可以使项目管理更有效、更高效。对于项目经理而言,这些都是十分有用的工具,可以对项目范围进行可视化。
1、通用项目团队协作工具 Worktile
不同于Microsoft project (更适合超大型团队),Worktile是非常适合500人以下团队协作的项目管理工具,而且是国内项目管理工具总榜的TOP1。
它主要用于进行项目团队的目标管理、项目和任务的进度跟踪、任务的指派等,具备OKR管理、看板式任务管理、项目管理、甘特图、网盘等功能。相比于其他工具来说,做到了项目从目标到结果沉淀的全生命周期管理。
无论是监控项目进度,还是掌控全局,Worktile都能非常高的提升项目经理的效率,而且做到了开箱即用,不用花时间学习工具。(Worktile官网)
2、软件项目协作工具PingCode
之所以还推荐另一款项目协作工具,是因为软件项目和其他项目有非常大的不同,一些通用型的项目工具无法完全满足这类项目的管理需求,而PingCode 则是专门为软件项目协作打造的管理工具。
PingCode 有7大子产品,分别对应了项目管理、项目集管理、目标管理、测试管理、缺陷管理、知识文档管理、研发自动化管理,除此以外,它还通过应用市场与主流的开发工具打通,就比GitHub等,而且也可以在飞书、企微等使用。
和Worktile 一样也是开箱即用的类型,2021年获得了36氪-中国软件金榜-研发项目管理系列榜单第一。(PingCode 官网)
3、甘特图
甘特图有助于计划和管理项目,它把一个大型项目划分为几个小部分,并有条理地展示。每个任务都有预期完成时间,由水平的条形代表,左端代表开始日期,右边代表人物的完成日期。任务可能循序渐进,也可能并行,时间有重叠。
在项目过程中,重要的事项可以用一个小菱形标记为里程碑。 从一个甘特图中,你可以清晰地看出子任务是什么,以及每个任务何时开始何时结束。可视化地呈现一个项目还可以轻松地了解每个阶段会发生的事情,从而跟踪项目进程。
4、PERT图
PERT 是项目评价和评估技巧 (project evaluation and review technique) 的英文缩写。这是用于计划和安排整个项目行程,跟踪实施阶段的主要项目管理工具之一。PERT图也能展示任务划分,时间分配和开始、结束日期。
不像甘特图用条形代表任务,PERT图用关系模型展示信息,用方框代表任务,箭头代表任务之间的关系。PERT图的排版形式使得活动之间的关系比甘特图更加明显。但它的缺点是任务较难跟进,因为有太多的联系和任务。
5、日历
日历是基于时间,易于理解的项目管理工具。这对于个人时间管理更加合适,能帮助你更好地管理每天、每周或每个月的时间行程。这种工具的出色之处在于,它有很多空间添加待办事项列表。它将提醒你每天要做的事情,确保事情能在截止日期前完成。
6、时间线
时间线也是一种可视化的项目管理工具,有助于跟踪项目进程。通过时间线,你可以直观地看到某个任务需要在什么时间完成。这是了解任务时间更加有序的方法。但是,时间线没有甘特图那么受欢迎,因为它在展示任务联系和完成状态时有局限。
7、WBS图
WBS即工作分解结构,是一种常用的项目管理工具,通过把项目分解成能有效安排的组成部分,有助于把工作可视化。WBS是一种树形结构,总任务在上方,往下分解为分项目,然后进一步分解为独立的任务。WBS与流程图相似,各组成部分逻辑连接。任务的组成部分用文字或形状解释。
8、思维导图
思维导图对于项目管理也十分有用。和其它项目管理工具不同,思维导图没那么正式,也就更灵活。你可以用它把项目分解成小任务,管理待办事项清单或者分析问题。通过思维导图,你可以插入图片,链接文件,隐藏分支来聚焦于某个部分,这些是其他项目管理工具做不到的。
9、状态表
状态表用于跟踪项目进程时十分有效。它不包含项目持续时间和任务关系等细节,但是更注重于项目状态和完成的过程。项目状态表的极佳功能是,它也包含了任务的负责人,如此一来,项目负责人可以更好地评估员工的业绩,知晓问题发生时该由谁负责。
10、HOQ
HOQ (house of quality)是指质量屋,用于界定顾客需求和产品功能之间的关系。此工具用于质量功能配置,促进团队决策。
以上10种常用工具,可以根据项目管理的实际需求,有针对性的选择使用。在项目管理中,并不是选用的工具越多,管理效果越好。但如果工具选用合适,将对我们精益项目的管理起到助力作用。
以上就是总结的关于项目管理经验的分享,希望对你有所帮助。