企业购买项目管理软件要做些什么

企业购买项目管理软件首先要做的是收集项目管理软件的需求，比较项目管理软件产品，然后才是选择项目管理软件。每个步骤具体内容我们将在文章中展开。

一、项目管理软件的需求收集 （RFI/RFP）

需求应涵盖项目的整个生命周期，从范围界定和估算到规划、执行、监控和关闭。根据其运营的复杂性，买家可能希望为对公司至关重要的功能创建更详细的要求。例如，外包项目执行的企业将更专注于定义、规划和跟踪项目。

二、比较项目管理软件产品

1、创建长列表

长列表是通过排除不适合买方的产品而创建的。如果购买者只想要云软件，则本地提供的所有解决方案都将从列表中排除。另一个基本标准可以是软件支持的项目方法。IT 部门和服务提供商更愿意采用敏捷的项目管理方法，这意味着通常不考虑选择不支持此方法的所有解决方案。

2、创建简短列表

上面提到的要求列表将发送给长列表中包含的供应商，以提供有关支持每个功能的详细信息。买家还应要求供应商提供客户参考和定价信息。强烈建议使用客观的第三方分析和软件评论来了解有关供应商及其产品的更多信息。使用供应商对RFI，客户参考，评论和独立研究的响应，买家可以比较产品以确定其优势和劣势。在流程结束时，买家应该有一个包含两到四个决赛入围者的名单，这些入围者提供非常相似的功能。

3、进行演示

区分短名单上产品的最佳方法是对每个产品进行演示，以了解如何在现实生活中使用它们。买家创建演示脚本，其中包含特定于其公司的要求和工作流程，供应商会根据脚本实时提供演示。由于很长的演示可能会适得其反，因此购买者应专注于关键功能。例如，购买者可能希望关注任务之间的相互依赖关系或项目时间线的更改，而不是要求供应商展示他们如何创建项目并向其添加任务（这是基本的项目管理）。

除了功能要求外，买家还应根据其易用性和灵活性来评估产品，以确保其直观和协作性。参加演示的选拔团队成员应按预定义的量表对每个标准或要求进行评分，这将使他们能够整合所有评级并客观地比较软件。

三、项目管理软件的选择

1、选择遴选团队

遴选团队包括首席执行官、首席技术官或首席财务官等高管，以及项目经理或项目管理办公室团队成员。建议所涉及的项目经理具有管理项目和使用此类软件的丰富经验。

2、谈判

虽然软件的成本通常是谈判中的一个重要因素，但购买者不应该为了省钱而在功能上妥协。购买对公司来说不重要或重要的组件或服务也可能很诱人。同时，买家应尝试获得折扣或免费工具和服务，以补充项目管理解决方案。

大中型公司还应考虑供应商帮助他们更新业务流程和项目管理最佳实践的能力。工程公司和营销机构的运营方式截然不同，仅靠项目管理软件可能不足以提高生产力。虽然它们可能很昂贵，但业务流程再造服务对于具有复杂项目的公司至关重要。

3、最终决定

最终决定应由整个遴选团队做出。它应该基于收集的有关每个产品，其供应商的信息，以及他们提供买方所需的功能和服务的能力。理想情况下，买家应请求有关软件估计投资回报率的信息。供应商的合同期限和折扣也会对最终决策产生重大影响。

延伸阅读：

哪些公司应该购买项目管理软件？

任何管理项目的公司都可以从这种类型的软件中受益，但项目管理软件对于以下类型的业务至关重要：

专业服务公司：专业服务通常作为项目提供，例如推出产品的营销活动或公寓楼的设计。每个项目可以有不同的可交付成果和时间表，并且需要多种资源（人力和材料）。专业服务公司需要规划项目管理任务，为每个任务分配资源，并监控项目进度，以便按时按预算交付。

基于项目的制造商：基于项目的制造（也称为工程师订购或按订单制造）是指为每个客户定制的独特产品的生产。此类产品的几个例子是用于仓库的输送系统，用于石油和天然气的钻井设备或航运船。项目管理帮助这些公司为复杂的定制产品设计、制造和维护服务。