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看板方法指南:定义、原则、作用、根据理念设计的软件


本篇文章将围绕以下问题展开:1、看板管理是什么,看板的定义;2、看板管理的作用是什么?3、看板管理适合哪些企业、项目?4、看板软件有哪些?5、看板管理的核心原则有哪些?6、看板管理有哪些种类?7、看板管理对比Scrum板。

一、看板管理是什么?看板的定义

看板管理是一种管理各类业务/服务,也称为知识型工作的方法。使用看板方法意味着应用一种整体的思维方式来考虑你的业务。

通过看板方法,你可以将不可见的知识型工作以及它的流动过程可视化,这有助于管理者可视化项目的风险。看板管理方法已经发展成为全最广泛的项目管理方式之一。

看板管理方法的起源

看板(Kan ban)一词起源于日语,是传递信号控制生产的工具,它可以是某种“板”,如卡片、揭示牌、电子显示屏等,也可以是能表示某种信息的任何其他形式,例如彩色乒乓球、容器位置、方格标识、信号灯等。

所谓看板管理,是指在生产流程中,前一道工序使用零部件后,将附在零部件箱子上的卡片,也就是订货单或“看板”取下,然后定时将该纸片返送回后一道工序,为下一次订货之用。总的来说,看板方式就是对生产过程中,各工序的生产活动进行信息上的控制管理。通过看板方式,得以将库存减少,甚至接近为零,从而大大降低了成本,实现了较高的生产率。

通过看板管理,各工序负责人便能够合理安排同步化的工作。从表面看,拉式制度的最主要形式——看板管理,就是借助一张装在透明塑料袋内的卡片,实施信息控制。其实,它是丰田公司企业文化、生产方式、管理模式的缩影。

二、看板管理方法的作用是什么?

看板管理方法的作用:看板是实现准时化生产的工具,具有指示生产与搬运的作用、可视化管理的作用和现场改善的作用。

1、指示的作用

只按照看板指示的数量进行生产与搬运,这是看板的最基本功能。看板具有作业指导的功能。作业现场的管理人员对生产的优先顺序能够一目了然。在拉式生产系统中,一般生产管理部根据市场预测以及订货而制定的生产指令,下达到总装配线,各个前工序的生产均根据看板来进行。

看板中记载着生产量、时间、方法、顺序以及运送量、运送时间、运送目的地、放置场所、搬运工具等信息,从最后的装配工序逐次向前工序追溯。装配线操作员将已使用的零部件箱中的看板取下,据此看板再去前工序领取。“后工序领取”以及“适时适量生产”就是通过看板实现的。

2、可视化管理的作用

起到物料标识的作用:零件或产品的货架上若附有看板,则可以明确地判断库存号、产品编号、产品名称,也易于搬运。另一方面,到位的工序内看板挂在该生产线的最初工位。这样,很容易判断现在正在生产的产品、将要生产的产品和各生产线的负荷状况。

自动控制生产过量、搬运过量的作用:通过看板,管理者容易发现生产与搬运是否过量。各工序如果没有看板,就既不进行生产,也不进行运送;看板数是减少,则在制品也相应减少。因此通过看板的运用能够做到自动防止过量生产以及过量运送,达到控制制造过剩的目的。

反映生产线进度的作用:操作者在看板发放时按看板所示的数量进行生产,即按必要的物品、必要的时间、必要的量进行生产。例如,在制品看板箱里看板变少,表示后工序的生产发生了延迟;反之则表示后工序的生产进度加快。

3、现场改善的作用

看板作为目视化管理的工具,如果能正确理解、正确应用看板,就会发现它还可作为改善的工具而发挥着重要作用。通过看板,管理者容易发现异常,并及时采取措施来减少事故发生及对异常问题的改善。

看板数量过多,表明库存(或在制品)量多,有必要减少看板数量。看板数量波动时,同样需要调查原因,采取必要的改善对策。另外,从后工序领取数量的增减也可判断出紧迫程度(优先顺序),必要时需修订标准作业程序。

三、看板管理方法适合哪些企业、项目?

看板管理方法是一种比较抽象的“没有方法论的方法”,可应用的领域很广,看板管理在2010年被引入后,已经有几个应用于IT行业服务的例子。如今,看板管理被营销机构、人力资源、媒体和设计服务、客户支持、产品开发和教育等领域应用的例子越来越多。

看板不是一种方法论,也不是一个流程框架。而是一种应该用于现有流程或工作方式的管理方法或途径。从来不存在要使用看板还是某一方法论或框架的问题。相反,总是可以在现有的方法论、框架或工作方式上使用看板。看板的目的是帮助你更好地管理工作,并改善服务交付,使你持续满足客户的期望。看板是改进你现在做事方式的一种手段。它并非是要取代现有的东西。

看板是一种比较抽象的“没有方法论的方法”,可应用的领域很广。重要的是要理解看板方法是在现有的工作流动和工作方式上应用其原则和实践的。这些工作可以是非常不同的种类。看板在2010年被引入后,已经有几个应用于IT行业服务的例子。如今,看板被营销机构、人力资源、媒体和设计服务、客户支持、产品开发和教育等领域应用的例子越来越多。

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2022全球看板状态报告

四、看板管理软件有哪些

整理国内外知名的5款看板软件:1、为中大型企业打造的看板软件:Worktile;2、IT软件研发项目看板软件:PingCode;3、国外知名看板软件monday;4、最佳个人看板软件app:板栗看板;5、免费的看板工具软件:Trello。

1、国内最标准的看板软件:Worktile

Worktile 是国内的一款基于看板框架的而打造的项目管理工具,在国内拥有60万+企业用户,比如金山、人民网、京东金融、小米等等,是国内使用最为广泛的项目管理看板软件之一。

Worktile 几乎每年都入选36氪发布的“项目管理工具排行榜”(2021年TOP1)、国家信创委员会发布的“信创项目管理企业排行榜”前三。

这款看板软件非常适合10-1000人规模的中大型团队来搭建看板管理系统,能够满足电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

Worktile 看板的核心功能包括:看板泳道(甬道)、自定义泳道(甬道)、WIP限制(Limit Work In Progress)、将步骤拆分为Doing/Done & DoD、可视化报表(支持自定义)、多种视图查看、自定义筛选、权限管理、支持在飞书、企业微信等产品中使用等等。

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除此以外,它还支持其他类型的项目管理,有丰富的模板市场,满足不同场景的项目管理需求;Worktile还具备OKR(目标)管理、审批、简报、IM、网盘等模块,是一个工具的集合,能同时满足企业多种工具化管理需求,从而大幅降低成本。

购买方案:支持私有部署、买断、Saas等方式,面向10人以团队下推出了免费版本;

Worktile官网

2、IT 研发项目看板管理工具:PingCode

在我的测试中,PingCode 国内最标准、功能最成熟的IT项目看板软件,也是最推荐的一款IT项目管理工具。它曾在2021年获得36氪发布的研发项目管理榜单评分第一

并且,PingCode 是一款覆盖研发全生命周期的项目管理系统,被广泛用于需求收集、需求管理、需求优先级、产品路线图、项目管理(含敏捷/kanban/瀑布)、测试管理、缺陷追踪、文档管理、效能度量等领域。

并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具,也就是说我们能在需求下面关联代码,关联集成信息,在飞书查看通知等。

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PingCode 看板系统功能包括:

  • 可视化价值流动:可视化团队工作端到端流动过程,识别问题并持续改进
  • 管理价值流动:自定义配置 kanban、栏、触发器,创建团队个性化工作流
  • 规划工作项卡片:自定义展示用户故事、任务、缺陷等相关信息
  • WIP:设置每一栏在制品限制(WIP),形成拉动机制,发现团队工作瓶颈
  • DoD:设置WIP流转需达到的完成标准(DoD),如规定动作、文档等
  • 版本发布规划:批量关联工作项或迭代,轻松实现版本规划
  • 自动化:将重复性手动操作变为自动执行

PingCode 为用户提供了SaaS、私有部署、定制开发等购买方式,且为25人以下团队提供了基础免费版本。

PingCode官网

3、国外排名第一的看板软件:Monday

在国外看板项目管理软件方面,没有多少比 Monday.com 更受欢迎。它是软件点评网站G2的第一名。但它的缺点就是在国内不设团队以及服务器,所以访问速度、服务会非常慢。

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人们选择它的原因很多,但是最关键的是它的「Cheetah Fast」的特性,它确实能够提升工作的速度和效率。而其中最重要的一点在于,Monday是具备可定制性的。这个项目管理工具可以很轻松的定制你的工作流程,你不必为了匹配工具而调整你的工作流程。

视觉上的设计也是Monday的一大突出特色,这个工具的设计师借助色彩让用户可以更加便捷的使用它,作为用户你可以通过色彩和状态轻松判断任务和项目的状态。

此外,Monday对手机用户的支持非常友好。

【官网: https://monday.com/

4、最佳个人看板软件app:板栗看板

板栗看板适合个人,乃至中小团队实时共享任务分工、进度。通过可视化工作流程,帮助管理者/协作者发现工作瓶颈,及时优化,提升效率。适合作为个人to do list,板栗看板支持更多层级,帮助你将任务拆解细化,一目了然。适用于分门别类整理知识、资源。还能与团队共享。

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板栗看板的主要缺点在于:缺少在制品限制(WIP )、完成的定义(DoD)等标准看板能力,无法满足中大型团队复杂的看板管理需求;

【官网: https://banlikanban.com/

5、免费的看板工具软件:Trello

这是一个在国内也享有知名度的看板软件。Trello 自从被 Atlassian 收购以后,就将大部分功能免费开放,仅有少量的高级功能需要收费。Trello 在国内的个人用户中更受欢迎。

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Trello 优势:无代码自动化功能 Butler 可帮助团队节省管理任务的时间;用于精细化任务分配的高级清单(付费功能);

Trello 缺点:跟踪多个项目的团队需要购买 Trello 付费版才能不限制看板使用数量;与列表中的其他看板应用相比,任务依赖项不易于创建或变更;Trello 提供免费版和付费版,起价为 5 美元/人/月;

【官网: https://Trello.com/

五、看板管理的原则有哪些?

看板管理方主要遵循两大原则有:1、变革管理原则;2、服务交付原则;

当使用看板时,应用的范围(例如单团队、多团队、部门、分支机构等)会影响方法的原理和实践的应用方式。

比如你查看一个团队的基本工作范围,你可能会发现一个相对简单的看板可视板,上面大概有5列表示工作流程、一些简单的度量和图例,以及在它前面举行的每日协调会议和定期的团队工作与效能评审会议。

现在,想象一下企业内部的整个服务部门,由一组相互关联的看板可视板来管理,它们有不同的颗粒度,涵盖不同的工作流。在不同层级上有在制品限额。这两种情况都是看板方法的正确用法。

看板没有“对与错”,而是在业务背景和文化环境下,或多或少地采用了适当的实践。

1、变革管理原则

以下变革管理原则在所有看板实践中都是通用的:

  • 从现有的工作方式开始
  • 认同通过渐进的变革来追求改善
  • 激发各级领导力

看板并不是从当前状态到未来理想状态的颠覆性变革。历史经验告诉我们这样很少会凑效。相反,看板使用一种渐进式的变革方法,在现有工作方式的基础上,通过多种形式的反馈和协作来寻求改进。

看板方法通过围绕看板可视板工作的人所获得的洞察,同时激发他们的领导力来持续改进工作方式,从而引发渐进式变革。这些领导力可能不是传统的领导行为。他们可能是由不担任组织领导角色的个人提出的微小观察和改进建议。

2、服务交付原则

服务导向的原则是:

  • 理解并关注客户的需求和期望
  • 管理工作;让人们围绕工作进行自组织
  • 定期审查服务网络及其规则,以改善成果

看板鼓励你采用面向服务的方法来了解你的组织,以及工作是如何在其中流动的。这种面向服务的组织范式是基于这样一种理念:您的组织是一个有机的实体,它由一个服务网络组成,每个网络都是有呼吸的生命,并不断发展着。客户的需求在这个服务网络上流动。如果我们要改善交付的服务,就应该遵循一套原则。各组织可能在早期没有采用这些原则,因为其文化构成中可能还没发展或形成以服务为导向或客户服务的思维模式。

六、看板管理有哪些种类?

看板管理的类型有:1、三角形看板;2、设备看板;3、品质看板;4、生产管理看板;5、工序管理看板;6、在制品看板(Production Card);

1、三角形看板

三角形看板主要为“5S”管理服务。看板内容主要标示各种物品的名称,如成品区、半成品区、原材料区等,将看板统一放置在现场划分好的区域内的固定位置。

2、设备看板

设备看板可粘贴于设备上也可在不影响人流、物流及作业的情况下放置于设备周边合适的位置。设备看板的内容包括设备的基本情况、点检情况、点检部位示意图、主要故障处理程序、管理职责等内容。

3、品质看板

品质看板的主要内容有生产现场每日、每周、每月的品质状况分析、品质趋势图、品质事故的件数及说明、员工的技能状况、部门方针等。

4、生产管理看板

生产管理看板的内容包括作业计划、计划的完成率、生产作业进度、设备运行与维护状况、车间的组织结构等内容。

5、工序管理看板

工序管理看板主要指车间内在工序之间使用的看板,如取料看板、下料看板、发货看板等。

(1)取料看板,主要位于车间的各工序之间,其内容主要包括工序序号、工序名称、工序操作者、下料时间、数量、完工时间、首检等。

(2)发货状况管理看板,主要位于生产车间,其内容主要包括工序序号、小组名称、产品完成日期、发货日期、收货客户等内容。

6、在制品看板(Production Card)

包括

①工序内看板;

②信号看板(记载后续工序必须生产和订购的零件、组件的种类和数量)。

⑵领取看板(Withdrawal Card):包括

①工序间看板;

②对外订货看板(记载后续工序应该向之前工序领取的零件、组件种类和数量)。

七、看板管理对比Scrum 板

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敏捷是一种结构化的迭代方法,多用于项目管理和产品开发。它根据产品开发的波动性特征,为组织团队提供了一种能够在不偏离项目常规轨道的情况下随时作出响应、更改的方法。今天,敏捷很难成为某个组织的独有竞争优势,因为还没有被彻底掌握并做到最佳。这意味着把它做好比以往任何时候都更重要。

看板可以让你手头的工作变得可视化,并限制正在进行的大量工作,最大化提升效率(或优化流程)。团队通过使用看板并不断改进他们的工作流程,能够有效减少从项目(或需求)开始到结束所花费的时间。

以上就是关于看板管理指南的介绍,希望对大家有所帮助。

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