项目时间管理是什么

项目时间管理即合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容,它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。合理的安排时间,保证项目按时完成。时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。

项目时间管理,合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容,它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。合理的安排时间,保证项目按时完成。

“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的。但工期托延的情况却时常发生。它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。

时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。如果只图节省时间,把这些前期工作省略,后面的工作必然会走弯路,反而会耽误时间。项目一开始首先要有明确项目目标、可交付产品的范围定义文档和项目的工作分解结构(WBS)。由于一些是明显的、项目所必须的工作,而另一些则具有一定的隐蔽性,所以要以经验为基础,列出完整的完成项目所必需的工作,同时要有专家审定过程,以此为基础才能制定出可行的项目时间计划,进行合理的时间管理。

做任何事情都需要占用时间,时间是最珍贵、最稀有的资源,因此,必须强化在“第一时间”内完成任务的观念。“第一时间”观念至少应包括三方面的含义:一是严格遵守作息时间,在规定时间段内的“起始点”完成任务;二是充分地利用时间,不占用、不浪费任何一块时间;三是有效地利用时间,提高工作效率。时间观念是一个意识上的问题,是工作责任心的一个方面,它不像上班打卡那样的标准化、形式化,但拥有了它,却比打卡更管用,因为时间观念对于员工来讲是内因、是根本,打卡只是外因、是手段。所以,项目经理应当利用各种可以利用的时机和场合,采取各种不同的手段和方法来强化项目团队成员的“第一时间”观念,增强整个团队和每个人的责任感、紧迫感,在第一时间完成任务的意识。在此基础上,通过培训、自我学习、实践、工作交流等方法,提高项目团队成员的专业水平和团队的整体协调能力,争取实现项目的“普遍提速”,提高整个团队竞争力。

建立一个 “时间日志”,完整、准确记录你的时间是怎样花费掉的。这既是时间管理的开始,也是时间管理中一项重要的准备工作。项目经理不但自己要这样做,而且要督促团队成员都要养成这样一个良好习惯。对于这个问题,不能靠回忆来讲做了些什么,因为“想象”和“现实”常常有很大的不同,甚至有时会完全不同[4]。在通常情况下,可以根据需要选用适合个人特点的时间管理的工具,也可以每半个小时自己手动记录一次时间的使用情况,每两周或一个月对记录情况进行一次分析。这样就会发现自己在时间利用上不合理的地方,从而找到改进时间管理的办法。记录时要注意三点:一是时间间隔不要太短,防止产生负面效应;二是不要在一个时间周期(如一天)结束之后再去填写,防止记录结果带有欺骗性;三是记录“时间日志”贵在坚持,不能三天打鱼,两天晒网。

延伸阅读:

什么是项目管理?

项目管理是管理学的一个分支学科,对项目管理的定义是:指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的过程。项目管理是对一些成功地达成一系列目标相关的活动(譬如任务)的整体监测和管控。这包括策划、进度计划和维护组成项目的活动的进展。

“项目是在限定的资源及限定的时间内需完成的一次性任务。具体可以是一项工程、服务、研究课题及活动等。”

“项目管理是运用管理的知识、工具、技术于项目活动上,来达成解决项目的问题或达成项目的需求。所谓管理包含领导(leading)、组织(organizing)、用人(staffing)、计划(planning)、控制(controlling)等五项主要工作。”

项目管理(Project Management):运用各种相关技能、方法与工具,为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望,所开展的各种计划、组织、领导、控制等方面的活动。

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