工作任务怎么管理

管理工作任务的方法：1、GTD；2、单核工作法；3、两列清单法；4、四象限法则；5、2分钟法则；6、时间分块法；7、PDCA 工作法；8、间歇日记法。GTD全程为Getting Things Done，核心理念是要求使用者清空大脑，将任务分解和具体化，然后专注投入，完成任务。

1、GTD

GTD为 Getting Things Done 的缩写，GTD 核心理念是要求使用者清空大脑，将任务分解和具体化，然后专注投入，完成任务。GTD 本质上是一种注意力管理方法，不过由于其提出了一套完整的工作流程，经常也被用于进行日常任务管理。

GTD的操作方法：

• 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。
• 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。
• 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。
• 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
• 执行：你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动有关GTD的用品，国内可以到时间堂挑选。

2、单核工作法

单核工作法，是一种“事多到事少，拖延变高效”的工作方法：

• 事多到事少：工作法的核心“快捷清单”，最多只能有5项最重要的任务；
• 拖延变高效：我们交替使用两种工作模式，全景模式和单核模式，全景模式时总揽全部任务，单核模式时摒弃干扰、专注做事。

单核工作法的核心工具：

• 快捷清单：记录最重要的5件事，类似工作计划清单；
• 集草器清单：暂时没那么重要，还未够资格进入快捷清单的其他事项，类似待办事项清单；
• 单核时段：从现在开始到下一个半点或整点时间（必须不小于25分钟）。在这个时间段内，专注做选定的那件事；
• 全景时段：这个时间段内，休息下，然后总揽任务，思考“此时此刻，做什么事最有价值？”，列出快捷清单的5件事，并选定其中一件事，准备切换到单核时段；
• 全景闹钟：这是一个计时器，可以是闹铃、手机等；

3、两列清单法

巴菲特的两列清单法，写下前25个目标，圈出最重要的前5项放在一列清单（to do list），后20个目标分在一列尽可能避免去做的清单（Avoid at all cost list）。需要注意的是，若两列清单法要求在完成前5项目标之前，不在后20项目标上花一秒钟时间。

4、四象限法则

四象限法则是时间管理理论的一个重要方法，即有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。四象限法则把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急：

• 第一象限是既重要又紧急的事，需要我们亲自马上去解决。这个象限的事务，是我们工作的主要内容，也是花费最多时间的部分；
• 第二象限是重要但不紧急的事，主要是我们自己的规划，完成这个象限的事务能提升我们的生活品质或工作效率。柯维提出的“要事第一”原则，也是让我们将时间重心倾斜到第二象限，如果我们对第二象限的事务束之高阁，那我们的生活和工作就会陷入危机，自己会感到巨大压力，整日疲于奔命。反之如果我们把更多的时间倾注到第二象限，就会逐渐减少第一象限的事务，生活和工作也会井井有条。但是第二象限的事本身对我们没有催促力，做不做都由自己，所以需要发挥自己的自律能力；
• 第三象限是紧急但不重要的事，一般是突然发生的对我们自身毫无价值的事，由自己解决还是他人解决，不会有什么大的区别。第三象限的事务，容易被误以为是第一象限的事务，如果我们理解上出了偏差，就会自以为每天都很充实，实则原地打转，长此以往落得个碌碌无为的下场，最终只是释放了他人的时间，帮别人解决了紧急的事务；
• 第四象限是既不重要又不紧急的事，那些让人沉迷、浪费时间的事，就属于第四象限。在第四象限浪费太多时间的人，往往都是在第一、三象限中忙的焦头烂额，不得不在第四象限中休养生息，才能重整旗鼓，但是最终回过头来总结的时候才发现自己手上空空如也。

5、2分钟法则

这一方法的提出主要是为了抵抗拖延症，其核心内容是：如果某个任务在 2 分钟能够完成，那最好现在立马就去做。2 分钟法则的核心理念是能快速完成的事情，就立马去做，否则事项会越堆积越多，最后导致积重难返。

做任何事情，最难的地方，就在于开始的时候。只要开始了，我们就很容易持续地做下去。最重要的一点，我们是用更长远的目光，减少做事阻力，自然而然地开始做事，这让我们养成自然而然做事的好习惯。这是执行力的最高境界，根本没有意识到自己的努力。而是自然而然就处在积极做事中了。最后，我们养成自然而然做事情的习惯后，可以继续发展、拓展我们做事的习惯，让习惯能够更好地帮助我们。

6、时间分块法

时间分块法（The Time-Blocking Technique）是一种将一天分成更小的时间分块法 的计划方法。在每一段时间里，你专注于一项任务或一组相似的任务，过程很简单。

时间分块法是一个非常容易理解的概念，你可以将一天划分成几个时间段。例如，你不必全天查看电子邮件，而是设置一个时间段，让我们从上午8点到8点半清理收件箱并回复邮件。一旦收件箱的计数为零，你就可以继续做下一个任务。

时间分块法的重点是规划出需要完成的任务，然后划分特定的时间段专注完成这些任务。这么做可以防止你一天需要完成的任务不会因为同时处理多件事务或其它干扰而被打断。如此，你可以更快地完成待办事项中的任务，提高效率。

时间分块法的优势：

• 帮助你平衡好紧急和重要的任务。
• 强迫专注于优先事项。
• 提升工作深度，对抗拖延症。
• 对时间的掌握更加务实，不会高估或低估完成任务所需的时间。
• 借用“帕金森定律”的说法，即“你会拖延工作，直到完成时限到了为止”。当知道完成一项任务的明确时间时，你就有可能完成它。
• 完成那些一次就可以谈妥的事情，不拖延。例如，如果你必须联系一位自由职业者询问工作报价，你知道你什么时候会做这件事，而不会说“我稍后再谈”。
• 你可以说“不”而不会感到自责，因为你知道什么时候有空，什么时候没空。

7、PDCA 工作法

PDCA只有简单的4步，分别是：计划（Plan）→执行（Do）→检查（Check）→调整（Action）。PDCA看起来是一个环，但实际上是层层嵌套的“大环套小环”结构，能产生巨大的“规模效应”：所有PDCA不仅包含自身上一层面的PDCA，同时也包含着把自身细化的下一个层面的PDCA。

PDCA 的意义在于提供了一套完整的目标管理流程，强调在一次又一次的目标设定和任务执行过程中，确保任务精确得到执行。

8、间歇日记法

由 Coach Tony 提出，英文原文为 Interstitial Journaling.具体而言，间歇日记的核心理念是要求在每次休息间隙进行记录，将笔记、任务和时间追踪结合起来建立工作流。这种方法有助于降低使用者对于休息的认知负荷，促进用户对自己所思所想进行追踪和反思。

延伸阅读

时间分块法的适用场景

• 你的工作生活如此繁忙，以至于你没有时间关注战略和长期方向这样的大问题。
• 你被会议所控制，无法专注于真正重要的事情。
• 你觉得自己是收件箱的受害者，一整天都在不停地回复邮件。
• 你很难分解和计划更大的任务。
• 你的工作需要你兼顾许多不同的职责、任务和项目。
• 你是努力平衡工作与生活及时行乐。
• 你想尝试一种新的工作方式来提高你的工作效率。
• 你想吗实现更多的目标。
• 你希望做更深入的工作(长时间专注于一项任务，而不是不断转换任务的浅层次工作)。