对比全网推荐最高的10款文档管理软件：1.更适合产研团队的文档管理系统：PingCode；2.网盘类文档管理工具：Worktile；3.更适合开发者个人的文档管理工具：Gitbook；4.开源知识库工具：MediaWiki；5.腾讯文档；6.Confluence；7.Notion；8.语雀；9、WPS云文档；10、有道云协作。
其实这是之前写的一篇内容，目的是对比国内外网友推荐比较高，或者使用较为广泛的文档管理系统，以便帮助大家更好的了解这些文档工具，更快的选择适合自己的产品。
一、文档管理工具的分类
将其划分为纯文档管理软件和整合协作功能软件并不准确。而根据使用的人群、使用场景的差异进行细分可能更能帮助大家找到适合自己的文档管理软件，比如产研团队的文档管理软件要求与研发过程关联、营销团队更偏向于产材料的对外分享等。这就衍生出知识库软件、企业网盘、在线文档这么几类，并再基础上再细分。
二、国内外顶级的十几款文档管理软件对比
1.更适合产研团队的文档管理系统：PingCode
知识库类型的文档管理工具，国内很多团队最推荐的知识库工具之一，产品口碑极好。
主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，但因为能将文档直接关联需求、测试、缺陷等研发管理全流程的各个环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。
PingCode 知识库工具的核心使用场景：
- 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
- 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
- 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
- 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
- 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括但不限于：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本；
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
软件缺点：
- 不支持多语言；
- 无法满足百度百科这类知识库的搭建；
2.网盘类文档管理工具：Worktile
多合一的文档管理工具：企业网盘+项目管理+审批+IM等。
Worktile 是国内市场占有率最高的项目管理软件，针对企业文档、图像、音频、视频等文件的储存打造了企业网盘模块。Worktile 网盘的优势是提供无存储上限的网盘，以及安全高速的上传、下载及预览体验。
在整体上，Worktile 被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。
在功能上Worktile 是一个工具集合，它具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力。并且具备强大的自定义能力，能够配置出符合各种项目团队的流程、表单、字段、数据报表，以及具备丰富的模板市场。
优缺点：作为企业网盘满足文档管理需求，同时也能满足企业大部分管理需求，所以非常适合中小企业，避免买多个工具。缺点就是不纯粹，对只找企业网盘的企业来说多很多没用的功能。
3.更适合开发者个人的文档管理工具：Gitbook
海外热门知识库工具，最适合软件开发者作为个人知识库使用，所以知乎上才有非常多人评价这个工具适合程序员用来写博客和书。除了具备大量的技术文档所需的功能外，该知识库还能将文档发布到github博客。
当然，它也具备团队协作功能，但如果是用来作为团队文档的管理工具，还是不如PingCode来的好用。
优点：
- 类似一本书的集中管理方式
- 支持多人协作写作，对于个人写作保存在github上也是极其爽的一件事情
- 支持本地图片插入
- 支持build成静态网页，自己部署方便
- 喜欢捣腾的可以去添加各种插件丰富自己的需求（虽然不能完全满
缺点：
1. 以一本书籍作为起点，单篇文章只能放在一个项目中才行
2. 提供的编辑器使用git来记录，每次sava 都要commit一次，commit太多记录
3. 使用git保存，有些时候会莫名其妙的丢失一小部分数据，可能是跟自己的操作速度有点快有关，或则是忘记保存
4. 对于本地build的技能对于非程序员来说还是有点难的。
5. 有时候需要翻墙才能访问他们的网站
网址：gitbook. com/
4.开源知识库工具：MediaWiki
MediaWiki全球比较著名的开源wiki程序之一，维基百科就是基于该工具搭建，最适合企业用来搭建百科、知识库查询等用途。不过这是一个开箱即用的工具，它需要开发人员配置开发等才能投入使用。
工具优点：
- 经受过重量级应用的考验，功能丰富却架设简单；
- 全世界最大的wiki项目维基百科是使用mediawiki的成功范例，数据量、访问量都超级庞大；
- mediawiki的功能非常丰富，支持多语言版本，充分满足知识站点的需要；
- 运行环境要求很低，架设过程简洁，即使新手也可以迅速建立自己的站点。
工具缺点：
- 强大的功能带来了非常高的学习成本；
- 除此以外，作为国外工具永远存在的风险都是禁用，俄罗斯就是很好的例子；
- 需要开发人员配置开发维护才可使用；
网址：mediawiki. org/wiki/MediaWiki
5.腾讯文档
类似的产品还有石墨文档、金山文档等等。这类的工具核心能力优势是在文档高效便捷的协作与分享，在构建知识库、帮助中心、电子书等方面虽然能做，但在结构化、页面级别的权限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等专业的知识库产品。
相信大家也能观察到，身边非常多人用腾讯文档做表格协作分享，但基本很少人用它做笔记/文档的管理工具。我们可以对比以下，比如以下是Worktile使用PingCode知识库打造并发布的帮助中心文档，是不是觉得用来管理文档很舒服。
网址：docs. qq. com/
6.Confluence
也是一个为软件开发团队打造的团队级知识库子产品，由澳大利亚 Atlassiana 公司打造，在国内算是比较知名的的企业知识管理与协同软件，与国内的PingCode知识管理子产品类似，可以用于构建企业wiki，具有成熟的功能，能够直接关联研发管理的各环节。
Confluence 优势在于集成了非常多的知名插件，几乎能够将工作需要的软件与其打通。但比较遗憾的是，很贵，而且针对大陆用户停售本地版。
工具优缺点：优点是结构化文档管理、丰富的文档模板、非常丰富的插件，Confluence 集成了国外几乎所有主流的工具。缺点是：随着人数的增加，访问速度会变得很慢，管理变得复杂；Confluence非常昂贵，例如100人的情况下，Confluence需要10万大洋/年，而国内的PingCodeWiki等同类工具只需要2-3万/年。国内不设公司，服务全部由代理商完成，而且价格不便宜(有的代理实施费用1万/天)。
网址： atlassian. com/software/confluence
7.Notion
这也是一款多合一的文档管理工具：知识库+日程+项目管理等，与Worktile不同的是，Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI，程度堪比Chatgpt。
和传统的文档管理软件不同，Notion采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。
缺点就是：
- 网络问题，受中国各地区复杂的网络情况影响；
- 丰富的功能必然的带来了较高的上手门槛，如果你只是想找一个单纯的知识库，那它可能并不适合；
- 离线模式不支持。
- 中文搜索和分词及其糟糕，操作界面不支持中文；
网址：notion. so/
最后再来给大家介绍两款免费的文档管理工具，大家都喜欢的。
8.语雀
知识库工具，虽然也具备团队协作功能但并不强，个人觉得做人知识库或者笔记工具足够了。因为这是2015年才在蚂蚁内部孵化的项目，2022年发布移动端，所以功能并不成熟。
语雀和其他知识库工具一样，使用了“结构化知识库管理”，形式上类似书籍的目录。与其他产品可以随意建立文档不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，语雀希望通过这样的产品设计，来从源头上帮助用户建立起知识管理的意识，培养良好的知识管理习惯。除此以外，它能够满足“卡片笔记”这种方法论下的笔记记录方式。
功能上具有全局搜索、插入功能丰富（比如思维导图等）、画板功能好用、操作体验不错。
但缺点也明显，移动端功能非常有限、更适合个人，团队协作能力较弱；无法保持登录，经常需要重复登录；有些用户吐槽交互设计反人类。
网址：yuque. com/
9、WPS云文档
wps云文档是一个企业文档储存、共享和协作平台，支持多人同时编辑一个文档，进行评论，免去了传来传去的烦恼。wps云文档还能够协作撰稿、校稿、讨论方案等，使用方便，提升效率。而且wps云文档在上传的时候设置链接分享的范围、权限、有效期，也能进一步保障文档安全。自动保存下所有更改的文档版本，方便还原。在WPS上编辑完成之后，就能一键存入云端，特别快捷。
10、有道云协作
有道云协作是一个团队协作平台，以协作群的方式协作办公，可以高效处理文档，分配任务、交换意见。有道云协作可以多人同时编辑的在线文档、表格，进行评论，提升效率，减少时间成本。同时也能快捷分享，构建学习平台，方便资源的整合和查找，对于团队来说是非常实用的。也可以从有道云笔记进行分享，方便团队协作，实时处理。
以上就是关于企业文档管理软件的盘点和对比，希望以上文档管理软件的介绍可以帮助大家找到合适的管理工具。
三、如何构建一个好的企业文档管理流程
企业文档管理流程是一个组织内部管理的重要组成部分。一个好的文档管理流程能够帮助企业有效地组织和管理文档，提高工作效率和减少错误。以下是构建一个好的企业文档管理流程的步骤，当然仅仅是一个参考，并不是一个落地操作指南，希望能带给大家一定的启发效果。
步骤 1：制定文档管理政策
企业应该制定一份文档管理政策，明确文档管理的目的、范围和标准。政策应该包括以下要素：
- 文档的保密性和安全性
- 文档的命名和编号规则
- 文档的存储位置和备份策略
- 文档的归档和销毁规则
- 文档的审批和变更流程
步骤 2：建立文档库
企业需要建立一个文档库，用于存储和管理所有文档。文档库应该具有以下功能：
- 区分不同类型的文档，如合同、报告、说明书等
- 对文档进行分类和归档，方便查找和管理
- 对文档进行版本控制，确保最新版本的文档得到使用
- 对文档进行权限控制，保护文档的安全性和保密性
步骤 3：建立文档流程
企业需要建立文档流程，明确文档的创建、审批、变更和发布流程。文档流程应该包括以下环节：
- 创建文档：明确文档的起草人和内容，确保文档符合标准和政策要求。
- 审批文档：确定文档的审批人和审批流程，确保文档经过严格审批。
- 变更文档：明确文档的变更人和流程，确保文档修改符合标准和政策要求。
- 发布文档：明确文档的发布人和流程，确保文档得到正确发布和传播。
步骤 4：培训和宣传
企业需要对员工进行文档管理培训，使员工了解文档管理政策和流程，掌握文档管理技能和工具。企业还需要宣传文档管理政策和流程，提醒员工重视文档管理，遵守文档管理规定。
步骤 5：持续改进
企业需要持续改进文档管理流程，根据实际情况和反馈意见，不断优化文档管理政策和流程，提高文档管理效率和质量。
以上就是构建一个好的企业文档管理流程的步骤，希望对您有所帮助。
由运营人员整理发布
文章标题：有哪些适合产品经理、软件开发人员的好用的云文档管理系统，发布者：不及物动词，转载请注明出处：https://worktile.com/kb/p/45885
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