政府机构用什么文档管理系统？精选9款

本文将深入对比9款适合政务、国央企使用的文档管理系统：1.PingCode； 2.亿方云； 3.Worktile； 4.致远互联文档管理系统； 5.泛微e-cology文档管理系统； 6.金山数字办公； 7.中软国际文档云管理系统； 8.鼎甲科技； 9.万户网络文档管理系统

在政务机关与国央企单位中，文档管理不仅关乎日常办公效率，更直接关系到信息安全与合规管理。随着数字化转型加速，选择一款稳定、安全、契合政企需求的文档管理系统成为各单位信息化建设的关键环节。本文精挑细选了9款适合政务、国央企使用的文档管理系统，涵盖国产、自主可控、安全合规等维度，帮助您快速完成选型决策。

一、适合政务、国央企使用的文档管理系统有哪些

1.PingCode

PingCode国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://bit.ly/41QIe7b】

3.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。

它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘（不限速），通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.致远互联文档管理系统

致远互联文档管理系统是由致远互联公司推出的一款企业级文档管理解决方案，旨在为政务机构和国央企提供高效、安全的文档管理服务。该系统支持文档的集中存储、分类管理、版本控制和权限设置，确保文档的有序管理和信息安全。通过与协同办公平台的深度集成，致远互联文档管理系统能够实现文档的全生命周期管理，提升组织的办公效率和协同能力。

主要功能包括：文档的集中存储与分类管理，支持多级目录结构，方便用户快速查找和访问；版本控制功能，记录文档的每次修改历史，确保信息的可追溯性；权限管理机制，细化到用户、角色和部门，保障文档的访问安全；全文检索功能，支持关键词搜索，提高文档查找效率；与流程审批系统的集成，实现文档的自动流转和审批；支持多种文档格式的预览和编辑，提升用户体验。

致远互联文档管理系统的优势在于其高度的定制化能力和强大的集成性。系统支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。同时，系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。此外，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求

5.泛微e-cology文档管理系统

泛微e-cology文档管理系统是泛微网络科技股份有限公司推出的一款面向政务机构和国央企的协同办公平台，旨在提供高效、安全的文档管理解决方案。该系统通过集成知识文档管理模块（e-Document），实现文档的全生命周期管理，包括创建、审批、发布、归档等环节，满足组织对文档管理的规范性和安全性的要求。

泛微e-cology文档管理系统的主要功能涵盖文档的集中存储与分类管理、版本控制、权限设置、全文检索、流程审批等。系统支持多种文档格式的上传与预览，用户可以根据权限访问相应的文档内容。通过与流程引擎的集成，实现文档的自动流转和审批，提高工作效率。此外，系统还提供统计分析功能，帮助管理者了解文档的使用情况和知识沉淀程度。

该系统的优势在于其高度的集成性和定制化能力。泛微e-cology平台采用模块化设计，支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。同时，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求。

6.金山数字办公

金山数字办公（WPS+云文档）是金山办公推出的一体化办公解决方案，专为政务机构和国央企设计，旨在提供高效、安全的文档管理与协同办公服务。该平台集成了WPS Office套件和金山云文档，支持文档的创建、编辑、共享和协作，满足组织对文档管理的多样化需求。通过私有化部署和信创环境适配，金山数字办公确保数据的安全性和合规性，助力政企单位实现数字化转型。

主要功能包括文档的集中存储与分类管理、多人实时协作编辑、版本控制、权限设置、全文检索、流程审批等。系统支持多种文档格式的上传与预览，用户可以根据权限访问相应的文档内容。通过与流程引擎的集成，实现文档的自动流转和审批，提高工作效率。此外，系统还提供统计分析功能，帮助管理者了解文档的使用情况和知识沉淀程度。

金山数字办公的优势在于其高度的集成性和定制化能力。平台支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。同时，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求。

7.中软国际文档云管理系统

中软国际文档云管理系统是中软国际基于其CloudEasy云服务平台推出的一款面向政务机构和国央企的文档管理解决方案。该系统旨在通过统一的云平台，实现文档的集中存储、分类管理、权限控制和协同办公，提升组织的信息化水平和办公效率。依托中软国际在政府、金融、制造等行业的丰富经验，该系统能够满足不同行业对文档管理的多样化需求。

中软国际文档云管理系统的主要功能包括文档的集中存储与分类管理、权限设置、版本控制、全文检索、流程审批等。系统支持多种文档格式的上传与预览，用户可以根据权限访问相应的文档内容。通过与流程引擎的集成，实现文档的自动流转和审批，提高工作效率。此外，系统还提供统计分析功能，帮助管理者了解文档的使用情况和知识沉淀程度。

中软国际文档云管理系统的优势在于其高度的集成性和定制化能力。系统支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。同时，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求。

8.鼎甲科技

鼎甲科技的 InfoDrive 企业文档管理平台是一款专为政务机构和国央企设计的文档管理解决方案，旨在提供高效、安全的文档管理与协同办公服务。该平台通过集中存储、分类管理、权限控制和协同办公等功能，满足组织对文档管理的规范性和安全性的要求。依托鼎甲科技在数据保护领域的深厚技术积累，InfoDrive 能够为政务机构和国央企提供稳定可靠的文档管理支持。

主要功能包括文档的集中存储与分类管理、权限设置、版本控制、全文检索、流程审批等。系统支持多种文档格式的上传与预览，用户可以根据权限访问相应的文档内容。通过与流程引擎的集成，实现文档的自动流转和审批，提高工作效率。此外，系统还提供统计分析功能，帮助管理者了解文档的使用情况和知识沉淀程度。

该平台的优势在于其高度的集成性和定制化能力。系统支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。同时，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求。

9.万户网络文档管理系统

万户网络文档管理系统是由北京万户软件技术有限公司推出的一款专为政务机构和国央企设计的文档管理解决方案，旨在提供高效、安全的文档管理与协同办公服务。该系统通过集中存储、分类管理、权限控制和协同办公等功能，满足组织对文档管理的规范性和安全性的要求。依托万户网络在数字化办公领域的深厚技术积累，该系统能够为政务机构和国央企提供稳定可靠的文档管理支持。

主要功能包括文档的集中存储与分类管理、权限设置、版本控制、全文检索、流程审批等。系统支持多种文档格式的上传与预览，用户可以根据权限访问相应的文档内容。通过与流程引擎的集成，实现文档的自动流转和审批，提高工作效率。此外，系统还提供统计分析功能，帮助管理者了解文档的使用情况和知识沉淀程度。

该系统的优势在于其高度的集成性和定制化能力。系统支持与组织现有的业务系统（如ERP、CRM等）无缝对接，实现数据的共享与业务的协同。系统具备良好的扩展性，能够根据组织的发展需求进行功能的拓展和优化。同时，系统采用先进的安全技术，保障文档数据的安全性和完整性，满足政务机构和国央企对信息安全的高标准要求。

二、为什么政务单位必须使用专用文档管理系统？

政务单位在日常工作中处理大量涉及国家安全、公共利益和公民隐私的敏感信息。为了确保这些信息的安全性和保密性，必须采用符合国家标准的专用文档管理系统。例如，国家档案局发布的《政务服务事项电子文件归档规范》明确要求，政务服务事项电子文件的归档应符合GB/T18894—2016等国家标准，确保电子文件的真实性、安全性和长期可用性。

此外，随着“互联网+政务服务”的推进，政务单位需要实现信息资源的共享和业务协同。国务院办公厅印发的《全国一体化政务大数据体系建设指南》指出，各地区各部门应建设完善政务数据平台，提高数据管理能力和服务水平。这要求文档管理系统具备良好的兼容性和扩展性，支持跨部门、跨层级的数据交换与共享。

三、国央企在文档管理上面临哪些典型挑战？

国央企在文档管理过程中常常面临以下挑战：

信息孤岛现象严重

由于历史原因和组织结构复杂，国央企内部各部门之间的信息系统往往缺乏有效的集成，导致文档数据无法共享，影响工作效率和决策质量。

合规管理压力大

随着国家对企业合规管理要求的提高，国央企需要建立健全的合规管理体系。国务院国资委发布的《中央企业合规管理办法》强调，中央企业应将合规要求嵌入经营管理各领域各环节，贯穿决策、执行、监督全过程。这对文档管理系统提出了更高的要求，需要支持合规审查、风险控制和责任追溯等功能。

四、政务文档管理系统选型应重点关注哪些功能？

政务单位在选型时，首先应关注系统是否具备完备的权限管理、访问控制与数据加密机制，以保障敏感信息在整个生命周期中的安全。同时，要看其是否符合国家电子文件管理规范、OFD文档标准等政策要求，确保具备政府认可的合规资质。

另一个关键是系统是否支持多部门间的协同办公和流程化管理，能否实现公文流转、督办归档、电子签批等政务核心业务。支持国产基础软硬件、具备国产兼容性，也是当前政策环境下不可忽视的重要选型标准。

五、如何判断文档管理系统是否符合国企合规要求？

判断文档管理系统是否符合国企合规要求，可以从以下几个方面进行评估：

制度建设与执行机制

系统应支持合规制度的建立和执行，包括合规审查、风险评估和责任追溯等功能。国务院国资委发布的《中央企业合规管理办法》指出，中央企业应建立健全符合企业实际的合规管理体系，突出对重点领域、关键环节和重要人员的管理。

信息化建设水平

系统应具备良好的信息化水平，支持与财务、投资、采购等其他系统的互联互通，提升流程风险防控能力和合规风险预判能力。普华永道发布的《国企改革观象台 2022 年度》报告指出，搭建合规管理信息系统是提升国企合规管理水平的重要手段。

六、政务单位如何顺利推进文档管理系统落地？

为了顺利推进文档管理系统的落地，政务单位可以采取以下措施：

制定明确的实施方案

根据国家和地方的相关政策，制定符合本单位实际情况的实施方案，明确项目的目标、范围、进度和责任分工。例如，广东省政务服务数据管理局印发的《广东省2020年政务服务优化工作实施方案》提出，要完善政务服务事项管理系统，有效支撑政务服务事项管理和应用。

加强人员培训与变革管理

组织相关人员进行系统操作和管理培训，提高其对新系统的认知和接受度。同时，做好变革管理，确保系统上线后能够顺利运行，发挥预期效益。

建立持续优化机制

系统上线后，应建立持续优化机制，定期评估系统的运行效果，收集用户反馈，及时进行调整和改进，确保系统能够持续满足业务需求。

总结

政务和国央企在选型文档管理系统时，必须优先考虑安全性、权限控制、国产化支持及与现有系统的兼容性。本文推荐的这9款系统在实际应用中已被众多政府及大型国企采用，具备良好的口碑和实施效果。希望本文的整理与分析，能为您的文档管理系统选型提供明确方向，助力单位高效、安全、合规地推进数字化办公。

常见问题解答（FAQ）

1.国央企能否使用国外文档管理系统？
不建议。国央企在信息安全与国产化政策要求下，优先选择国产、自主可控系统更为稳妥。

2.文档管理系统和档案管理系统有什么区别？
文档管理系统侧重文档在生命周期内的使用与协同，而档案管理系统更侧重于文档的归档、保存与历史价值管理。

3.政务系统需要和OA办公系统集成吗？
最好集成。将文档系统与OA、流程审批、电子签章系统打通，可显著提升政务协同效率。

4.是否所有政企单位都需要私有化部署？
不一定。核心涉密单位建议本地部署，部分轻量场景可选择支持国密协议的国产SaaS解决方案。

5.政务单位是否能直接使用通用型企业文档系统？
通用系统功能可能不满足政务流程、合规、安全等要求，建议选择专为政务场景定制的版本。