如何使用甘特图

使用甘特图的方法:1、管理里程碑和截止日期;2、将项目分解为更小的任务;3、可视化任务依赖关系;4、监控项目进度。管理里程碑和截止日期是指,甘特图的可视化时间线有助于管理里程碑和截止日期。

1、管理里程碑和截止日期

甘特图的可视化时间线有助于管理里程碑和截止日期。里程碑是项目进度的重要阶段,如财务检查、外部检查、会议等。在甘特图时间轴上用菱形标记这些,以确保它们不会迷失在日常项目工作的繁忙中。

甘特图通过显示团队为每个里程碑完成了多少工作以及剩余的工作量来帮助管理这些里程碑。在里程碑之前的几天和几周内定期审查进度,以确定项目是否正常进行,并根据需要管理团队。例如,如果任务落后于里程碑前的计划,经理可以介入额外的资源或调整项目计划。

较小的截止日期在甘特图上直观地表示时同样易于评估和管理。对于每个任务,在尽可能早的开始日期开始水平条,并在您可以完成任务的最晚时间结束水平条。这会将项目的所有截止日期设置在明确的时间表上,以便您可以确定它们是否合理。如果不是,请在项目开始之前进行更改。

2、将项目分解为更小的任务

每个优异的项目经理都会将一个大项目分解成更小的任务,但如何做到这一点可能很棘手。甘特图可用于战略性地分解一个大项目。

在甘特图上标记里程碑和其他重要截止日期后,请执行以下步骤来创建有意义的任务和子任务。

  • 确定每个里程碑的步骤。从每个里程碑开始逆向工作,以确定需要完成哪些全局流程或一组工作来实现它们。每个步骤可能需要多个任务,但从大局开始。
  • 将每个步骤分解为任务。尽可能将每个大的关键工作单元分解为较小的单独任务,并在图表上为它们创建行和条形图。
  • 分析您的任务。弄清楚每个任务应该如何完成,需要什么资源,以及所涉及的时间。如果与其他任务相比,任务需要多个人员或大量资源,则需要将其分解为较小的工作单元。
  • 再次分解大任务。在甘特图中查找长条。这些需要更多时间的复杂任务通常可以分块为子任务。

继续审查任务并将最大的任务分解为较小的工作单元,同时确保较小的任务和子任务仍然有意义。

3、可视化任务依赖关系

现代项目包括许多团队成员从事互连任务,称为依赖关系 。有四种类型的项目依赖项。

  • 完成到开始依赖项。只有在任务 A 完成后才能启动任务 B。这是最常见和推荐的依赖项类型。
  • 开始到开始的依赖项。您只能在任务 A 启动时启动任务 B。
  • 完成到完成的依赖项。只有在任务 A 完成后,您才能完成任务 B。
  • 从头到尾的依赖关系。只有在任务 A 开始后,才能完成任务 B。这种依赖很少使用,应尽可能避免。

使用甘特图上的箭头表示需要完成任务的顺序,并直观地连接相关任务。例如,让我们看看如何在图表上可视化完成到开始的依赖关系。

4、监控项目进度

当计划完成并且工作正在进行中时,使用甘特图来管理进度并提前处理延误。

  • 跟踪每个任务。使用甘特图上的条形显示哪些任务已完成,哪些任务延迟。若要可视化任务完成情况,请随着项目的进展逐渐填充任务栏,显示任务完成的百分比。
  • 监控里程碑。观察任务的进度,看看哪些里程碑已经达到,哪些看起来不太可能,以便您可以根据需要进行调整。

根据需要随时使用甘特图检查进度。注意延迟的工作和缓慢的进度,以便您可以快速对问题做出反应。

延伸阅读

甘特图的组成部分

  • 任务列表:在甘特图左侧垂直运行以描述项目工作,并可组织为组和子组
  • 时间轴:水平运行在甘特图顶部,显示月、周、日和年
  • 日期线:突出显示甘特图上当前日期的垂直线
  • 条形图:甘特图右侧的水平标记,表示任务并显示进度、持续时间以及开始和结束日期
  • 里程碑:黄色菱形,标示重大事件、日期、决策和可交付成果
  • 依赖关系:浅灰色线条连接需要按特定顺序执行的任务
  • 进度:显示工作进度,并可能由完成百分比和/或条形阴影指示
  • 分配的资源:表示负责完成任务的人员或团队

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