企业知识库工具推荐：9款实用方案详解，含免费开源

本文将深入对比9款主流的企业内部知识库：1.PingCode； 2. 亿方云； 3. Worktile； 4. 坚果云； 5. WPS 云文档； 6. M-Files； 7. Joplin； 8. 石墨文档； 9. Baklib

在现代企业中，知识管理已经成为提升团队效率、促进创新和保持竞争力的关键因素。然而，市场上有着众多的企业内部知识库工具，如何选择最适合自己企业需求的产品，往往让人头疼。在本文中，我们将为您介绍9款主流的企业内部知识库工具，帮助您做出更明智的选择，无论是功能性、易用性还是扩展性，都能满足不同企业的需求。

一、企业内部知识库的定义与核心功能

企业内部知识库是一个集中存储、管理和分享企业知识的系统平台，它通过数字化手段，使得公司内部的员工能够高效获取、更新和共享信息。这些知识库通常包括文档、手册、教程、常见问题解答（FAQ）、项目报告以及其他形式的知识内容。企业通过知识库可以有效避免知识流失，同时提升团队成员之间的协作效率和信息传递速度。

核心功能方面，企业内部知识库主要包括知识分类管理、文档版本控制、全文搜索以及权限管理等功能。通过精细化的分类，员工可以快速定位所需的知识文档；版本控制功能则能够确保文档的实时更新并避免信息混乱；全文搜索功能使得查找任何文件和内容变得快速且高效；而权限管理则保证了不同用户根据其职位和需求访问到相关的知识。

二、热门的企业内部知识库有哪些

1.PingCode

PingCode国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单。长城汽车、小红书、华夏基金都是其用户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括多人在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面。支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；AI助手等。

这款产品在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

但其缺点在于：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.亿方云

亿方云是网盘类的知识文档管理系统，曾一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

除了企业网盘核心能力，还提供了各种效率办公工具，比如PDF转换、音频转文字等等。

在安全方面，亿方云通过了ISO 20000, 27001，公安部三级等保、CSA权威认证，实现本地碎片化存储、三重备份与容灾，且针对不同企业用户提供不同的私有化部署方案，包括私有云、混合云、跨云等。

从技术层面来讲，亿方云采用了行业级别的二次AES CTR 256算法流式分块加密，在文件上传过程中就能给文件加密，落入服务器后二次存储加密，保障文件安全。产品层面有完善的日志监控系统和网银级数据安全保障系统，企业员工的所有操作都可以在第一时间就记录下来，企业负责人可以全盘掌握网盘内的数据和操作轨迹。还有多重权限设置功能，数据安全方面做得还是很完善的。【官方地址：https://bit.ly/41QIe7b】

3.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。

它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘（不限速），通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官方地址：https://sc.pingcode.com/bnkot】

4.​坚果云

坚果云是一款专为企业设计的云存储和协作平台，旨在提供高效、安全的文件管理和团队协作服务。​通过坚果云，企业可以实现文件的集中存储、共享和协作，提高团队工作效率。​

坚果云的主要功能包括文件同步与备份、团队协作、文件共享、权限管理以及跨平台支持。​它支持多设备间的文件同步，确保文件在不同终端上的一致性；​团队成员可以共同编辑文件，实时查看修改，促进协作；​文件共享功能允许用户生成分享链接，方便与外部人员共享文件；​权限管理功能确保文件的安全性，用户可以设置不同的访问权限；​跨平台支持使得用户可以在Windows、macOS、iOS和Android等多种设备上使用坚果云。​

坚果云的优势在于其高效的文件管理和强大的协作功能。​通过坚果云，企业可以实现文件的高效管理和团队协作，提升工作效率；​坚果云提供灵活的存储方案，满足不同企业的需求；​强大的安全保障措施确保企业数据的安全性和隐私性；​用户友好的界面设计使得操作简单，降低了使用门槛。

5.WPS 云文档

WPS 云文档是一款由金山办公推出的企业级云存储与协作平台，旨在为企业提供安全、高效的文档管理和团队协作服务。​通过WPS 云文档，企业可以实现文档的集中存储、共享与协作，提升团队的工作效率和信息安全性。

WPS 云文档的主要功能包括文档存储管理、在线预览、不落地编辑、安全文档管理以及历史版本管理等。​它支持多中心存储，确保文件的高可用性和可靠性；​提供在线预览功能，用户无需下载即可查看文档内容；​不落地编辑功能确保文档在云端直接编辑，避免数据丢失；​安全文档管理提供加解密、权限控制等功能，保障文档的安全性；​历史版本管理允许用户查看和恢复文档的历史版本，确保文档的可追溯性。 ​

WPS 云文档的优势在于其强大的功能和安全保障。​通过团队文件夹功能，企业可以实现文档的高效共享与协作，提升团队工作效率；​细粒度权限管理确保文档的安全性，防止未经授权的访问和操作；​与WPS Office深度集成，提供无缝的文档编辑和管理体验；​支持多平台访问，用户可以在不同设备上随时访问和编辑文档，满足移动办公需求

6.​M-Files

M-Files是一款智能文档管理软件，旨在帮助企业组织、保护和简化信息流。​通过M-Files，企业能够高效管理文档和业务流程，确保信息的安全性和合规性。

M-Files的主要功能包括文档管理、工作流自动化、智能搜索和集成能力。​它通过元数据驱动的架构组织文件，提升查找和管理效率；​工作流自动化功能简化业务流程，减少人为错误；​智能搜索基于内容而非存储位置，快速定位所需文件；​与Microsoft 365、Salesforce等多种应用的集成，增强系统的适用性和灵活性。

M-Files的优势在于其高度的灵活性和可定制性，适合需要严格文档控制和业务流程自动化的企业使用。​无论是需要支持复杂文件协作的大型企业，还是寻求简化文件管理过程的中小企业，M-Files都能提供有效的解决方案。 ​

7.​Joplin

​Joplin是一款开源免费的笔记和待办事项管理应用，旨在帮助用户高效地记录、组织和管理个人知识和任务。​它支持Markdown格式，提供多平台支持，包括Windows、macOS、Linux、Android和iOS，满足用户在不同设备上的使用需求。

Joplin的主要功能包括笔记创建与编辑、待办事项管理、标签和笔记本组织、全文搜索、数据加密以及多种同步选项。​用户可以使用Markdown语法进行富文本编辑，创建结构化的笔记；​待办事项功能帮助用户跟踪任务进度；​标签和笔记本使笔记分类管理更加清晰；​全文搜索功能快速定位所需信息；​数据加密确保笔记的安全性；​同步选项包括OneDrive、Nextcloud等，方便在多设备间保持数据一致性。

Joplin的优势在于其开源免费、跨平台支持和高度的可定制性。​作为开源软件，用户可以自由使用并根据需要进行功能扩展；​跨平台支持确保用户在不同设备上都能访问和编辑笔记；​高度可定制的界面和功能设置满足不同用户的个性化需求。

8.​石墨文档

石墨文档是一款在线协同办公平台，旨在为企业提供高效、安全的文档管理和团队协作服务。​通过石墨文档，团队成员可以实现实时在线编辑、共享和管理文档，提高工作效率。

主要功能 石墨文档的主要功能包括多人在线协作编辑、文档分类管理、权限设置、评论与讨论、模板使用以及跨平台支持。​它支持多人同时编辑同一文档，方便团队协作；​提供文档分类管理功能，帮助用户整理和查找文件；​权限设置确保文档的安全性，防止未经授权的访问；​评论与讨论功能促进团队成员之间的交流；​丰富的模板库满足不同场景的文档需求；​支持跨平台使用，用户可以在不同设备上访问和编辑文档。 ​

优势 石墨文档的优势在于其高效的协作能力和强大的安全保障。​通过实时协作编辑，团队成员可以快速共享想法和信息，减少沟通成本；​严格的权限管理确保文档的安全性，防止信息泄露；​丰富的功能和模板满足不同业务场景的需求，提升工作效率。

9.​Baklib

Baklib是一款企业知识库管理平台，旨在帮助企业建立高效、易用的知识管理系统。​通过Baklib，企业可以轻松搭建知识库，集中管理内部知识资源，提高信息共享与协作效率。 ​

Baklib的主要功能包括知识库创建、内容管理、团队协作、权限设置和数据安全等。​用户可以通过简单的步骤创建知识库，添加分类和内容，支持多级栏目设置，方便管理和查找资料。​团队成员可协同编辑，共享知识，权限设置确保信息安全，数据云端备份防止丢失。

Baklib的优势在于操作简便、界面友好、功能全面和数据安全。​用户无需复杂操作即可搭建知识库，界面设计简洁清晰，信息展示有序，提升工作效率。​支持团队协作，方便成员共同维护知识库，权限管理确保数据安全，满足企业对知识管理的多样化需求。

三、为什么每个公司都需要企业内部知识库？

企业内部知识库对提升企业运营效率至关重要。首先，它能够避免重复劳动，减少员工在工作中处理重复问题的时间。例如，当员工需要解决常见问题时，他们可以直接查询知识库，获取详细的解决方案，而无需每次都向同事或上级求助。此外，知识库也有助于加速新员工的培训，通过提供清晰的文档和指导手册，帮助新员工快速融入团队并提高工作效率。

其次，企业内部知识库对于知识共享与传承具有重要作用。随着员工的流动，很多企业积累的经验和知识可能会随人离开而消失。通过搭建企业内部知识库，能够将宝贵的知识保留下来，确保企业的长期发展不受个别员工流失的影响。知识库的持续更新和共享，还能激励员工更加主动地贡献他们的专业知识，从而提升整个团队的创新能力。

四、不同规模的企业如何选择合适的内部知识库？

对于小型企业而言，选择一个简单且易于部署的知识库工具至关重要。这类企业通常资源有限，因此需要选择性价比高、操作简单的工具。很多开源知识库工具，如Worktile和DokuWiki，由于其灵活性和低成本，非常适合小型企业。它们不仅提供了基本的文档管理功能，还能够根据企业的发展逐步进行扩展。

而对于中大型企业，则需要选择功能更加完善、可扩展性更强的知识库工具。这类企业的工作内容更加复杂，涉及多个团队的协作与信息共享，因此，企业内部知识库需要支持更多的自定义功能，如集成其他企业管理软件、多用户权限管理以及高级分析功能。企业可以选择像PingCode或亿方云等工具，这些工具不仅提供强大的文档管理和搜索功能，还能无缝集成到企业的其他工作流程中，适应企业日益增长的需求。

五、如何搭建企业内部知识库？基本步骤与流程

搭建一个有效的企业内部知识库需要系统的规划和执行，以下是搭建知识库的基本步骤：

明确知识库目标与范围

在开始搭建之前，企业需要明确知识库的主要目标。是为了提升员工工作效率，还是为了规范化文档管理？是覆盖所有部门，还是专注于某个特定团队？明确目标后，可以决定知识库的功能需求和内容架构。

选择合适的平台与工具

根据企业规模和需求选择合适的知识库工具。对于大多数企业来说，选择一个既能满足当前需求，又具有扩展性的工具是至关重要的。可以通过试用不同的知识库平台，评估其是否适合企业的长期发展。

设计知识库架构与内容管理流程

设计合理的分类和标签系统，以确保内容能快速被查找到。同时，要设置清晰的内容管理流程，定义谁负责上传、更新和审核文档，确保信息的准确性和及时性。

培训员工使用知识库

知识库的成功不仅仅取决于技术工具，员工的参与也同样重要。企业应定期组织培训，确保员工能够熟练使用知识库，理解如何添加内容、更新信息和进行有效的搜索。

六、开源 vs 商用：如何选择适合的企业知识库工具？

在选择适合的企业内部知识库工具时，许多企业面临开源与商用工具之间的选择。开源工具的最大优势在于免费和灵活性。如DokuWiki和TikiWiki等开源工具，能够根据企业的具体需求进行高度定制化，并且没有固定的使用费用，非常适合预算有限的小型企业。然而，开源工具往往缺乏专业的技术支持，企业需要拥有一定的技术能力来进行配置和维护。

商用工具则通常提供更加完善的功能和专业技术支持，如Confluence和PingCode等，能够为企业提供更高效的工作流集成、更强大的安全保障以及稳定的服务保障。对于那些资源充足、需求复杂的大型企业来说，商用工具可能是更合适的选择，尽管其需要支付一定的费用，但换来的是稳定性和长期支持。选择商用工具时，企业需要重点关注其是否具备良好的扩展性与集成能力，能够适应不断变化的需求。

通过了解开源与商用工具的优劣，企业可以根据自身的需求、预算和技术能力做出最合适的选择。

总结

选择合适的企业内部知识库工具是企业成功的关键一步。通过本文中推荐的9款主流工具，您可以根据自己的需求和团队规模，轻松找到最适合的解决方案。从功能丰富到易于操作，这些工具都能帮助企业优化知识管理流程，提升团队协作效率。无论您是初创企业还是大型企业，都能在这些工具中找到适合的搭建方式。希望通过本文的分享，您能够为企业打造一个高效、易维护的知识库系统，助力企业更快发展。

常见问题解答（FAQ）

1.如何确保企业内部知识库的安全性？

确保企业内部知识库的安全性可以通过设置权限控制、加密存储、定期备份以及采用多因素认证等方式来增强数据安全，防止信息泄露或丢失。

2.企业如何鼓励员工积极更新和使用知识库？

可以通过设立激励机制、提供培训课程以及定期的知识分享活动来鼓励员工参与知识库的建设和使用，确保知识的持续更新。

3.如何评估企业内部知识库工具是否适合公司需求？

评估工具时应关注其易用性、功能完整性、可扩展性、集成能力以及安全性。可以通过试用期来检查其是否能满足团队的实际工作需求。

4.企业内部知识库如何提升团队协作效率？

通过集中的知识共享平台，团队成员可以快速找到所需信息，减少重复工作，提升沟通效率和决策速度，从而增强团队协作。

5.企业内部知识库是否适合所有类型的企业？

虽然所有企业都能从内部知识库中受益，但对于规模较小、团队成员较少的公司，可能不需要过于复杂的系统。小企业可以选择简洁、易用的工具，而大型企业则需选择具有强大管理功能的工具。