选择好用的企业项目管理工具需要考虑哪些要素

选择企业项目管理工具需要考虑的9个因素:1.明确项目管理的需求;2.研究适合的项目管理工具;3.试用项目管理工具;4.收集团队成员的反馈;5.评估使用工具的成本;6.获取管理层的认同;7.购买项目管理工具;8.实施项目管理工具;9.进行回顾。

选择好用的企业项目管理工具需要考虑哪些要素-Worktile社区

市场上有数千种管理工具,为团队找到优异的项目管理工具可能是比较困难的。很多时候,团队负责人购买项目管理工具,却在几个月后才发现只有他们自己是使用工具的人。在进行管理工具之间的比较时,需要注意,有效的项目管理工具应该满足两个关键点:首先,项目管理工具应该具有项目经理所需的所有功能。其次,该工具应该是整个团队成员都愿意使用的东西。

一、选择优异项目管理工具的9个步骤

满足这两个关键点说起来容易做起来难,因此本篇文章列举了9个关键步骤,以确保能够找到非常适合团队需求的项目管理工具:

1.明确项目管理的需求

选择工具的名列前茅步是需要识别团队当前工作方式中遇到的问题。将这些问题分类整理并以列表的形式记录下来,在之后进行分析参考。团队可能遇到的问题包括:

  • 各部门之间缺乏沟通
  • 项目规划杂乱无章,错过截止日期
  • 无法准确理解客户反馈
  • 团队成员之间的工作量不均匀
  • 接收通知消息过多
  • 开展太多浪费时间的会议

当对比项目管理工具的所有业务和功能时,需要进行参考分析:这个工具能解决团队遇到的这些问题吗?如果答案是否定的,那么就将该工具从待选列表中删除,防止让不重要的东西(如销售的演示、精美的界面、可有可无的功能)影响决策。同时还可以使用这个问题列表作为关键参考点,来定义团队在项目管理工具中想要的功能。将每个功能按优先级进行标记,以快速了解项目管理工具与团队的匹配程度。

2.研究适合的项目管理工具

确定团队的需求后,就可以初步选择有哪些适合的项目管理工具。以下是一些简单的方法:

  • 问问同事他们过去喜欢用什么工具
  • 与您所在行业的其他项目经理进行交流
  • 在行业网站上查看建议
  • 阅读专业的项目管理工具评测文章

首先,优先考虑团队成员的反馈,了解他们以前的喜欢使用什么工具,这样公司会更容易采用。然后将每个管理工具的功能列表和定价与团队的需求列表进行比较,需要多花一点时间寻找更适配团队的工具。比如,团队需要甘特图吗?需要看板吗?这样一步步对比所有功能,评估完待选工具之后,留下五个以内的最终选项,并让团队成员也对这几个最终选项进行投票,挑选出一个大多数人选择的项目管理工具。

3.试用项目管理工具

接下来需要团队成员测试一下这个工具,目前市面上几乎所有的项目管理工具都支持免费试用,即使不支持,许多公司也很乐意在客户提出要求时提供试用服务。首先,需要召集一些团队成员一起试用该工具,确保选择具有不同职能和工作风格的成员,这样可以提供不同的意见,防止未来遇到各种各样的问题。

如果可以的话,直接让试用团队使用一个真正的项目来测试管理工具。如果是快速体验工具的功能只花费十几分钟就能完成,但当用它来管理真正的项目工作时,就需要详细进行使用。否则将无法真正了解工具与项目管理需求相关的优点和缺点。

同时,这些公司的客户服务体验也很重要。想要推动一个新工具的使用,即使非常匹配团队,也需要付出学习和适应成本。一个好的产品提供商可以带来不一样的体验,例如可以请求销售进行产品演示,并花30分钟到1小时了解服务商自己如何使用该工具,也可以讨论团队期望的功能;您也可以向支持团队进行提问,看看他们需要多长时间才能做出回应;查看他们的帮助中心和资源,看看是否可以帮助用户快速入门;询问您的销售代表,如果需要更多服务,他们会如何进行支持。

4.收集团队成员的反馈

在完成项目管理工具的试用后,就可以收集每个成员的使用体验,参考以下几个问题进行反馈信息收集:

  • 项目管理工具会可以提高工作流程的效率吗?
  • 最喜欢和最不喜欢工具的哪些方面?
  • 花费了多少时间熟悉工具?
  • 推荐工具给身边人的可能性有多大?

接下来,回到名列前茅步中的问题列表,查看试用的工具如何解决团队的主要问题。同时也需要考虑项目管理工具如何让团队在不同部门之间进行协作,或与其他产品集成进行协作,这样才能有效提高整体工作效率。

5.评估使用工具的成本

在选择项目管理工具时,不仅需要考虑每个用户的价格,还要考虑在团队中推行该工具所需的时间。再想一想团队当前的工作流程浪费的时间、失去的机会和造成的问题。新工具如何优化这些问题?如果可以预估到这个工具长期的价值,那么这个工具就是值得选择的。

团队还应该考虑哪种付款方式是非常适合的,是按月订阅,或者是按年付款?这是一项长期投资,我们应该找出公司资源的优异利用方式。

6.获取管理层的认同

当准备实施项目管理工具时,较好得到领导层的认同与支持,因为工具会改变团队成员的日常工作流程,我们可以通过以下几种方式获得支持:

  • 工具选择委员会中包含领导团队的成员
  • 与领导层就当前的工具问题进行沟通
  • 向领导层提供过去成功实施的数据分析

7.购买项目管理工具

一旦得到了组织团队中决策人的认可,就可以购买该工具了。由于大多数项目管理工具都是根据用户数进行购买,因此建议购买1-2个小团队,并将其作为测试,以便验证和熟悉工具之后向组织其他团队推广。

8.实施项目管理工具

这个阶段已经确定了项目管理工具,相关的研究也已经完成。但是别忘了新工具的实施计划。要改变并适应一个新的工作流程,对大多数团队来说都是比较困难的,因此需要一个尽可能顺利推行新工具的计划。可以考虑以下关键点:

  • 时间线:想在什么时候让所有团队都使用工具?是想按阶段进行还是一次性完成?是否需要其他成员参与时间线制定?
  • 培训:不同的团队需要什么样的培训?谁来提供?如何提供?
  • 用户:谁能够成为这个工具的主要用户?如何让他们习惯使用?
  • 集成:打算什么时候设置关键集成?谁来负责进行设置?

一旦让每个团队成员都加入使用新工具,主要用户就必须树立一个好榜样。确保主要用户持续使用该工具,并随时回答其他成员的任何问题。

9.进行回顾

新工具在完成实施后,回顾一下整个过程会对团队很有帮助。团队在实施的哪些方面会与之前预估的有所不同?实施过程中出现的哪些问题导致过程不顺利?当在思考这些问题时,可以向工具的销售和客户成功团队直接反馈,或许他们可以说明这个工具的某些相关使用场景,来帮助我们解决问题。

同时,与团队成员定期沟通也很重要,需要了解他们如何使用项目管理工具,可以在哪些地方进行改进,以及从长远来看如何更好地实施工具。

总体而言,让团队学习并使用新的项目管理工具,整个过程可能有点冗长和复杂,但一旦新的工具得到实施并有效进行使用,它可以使每个成员的工作变得轻松许多。

二、国内外一些拔尖项目管理软件盘点

通过其他人对工具的使用经历、评价能够帮助我们更快的判断这个工具使用体验、支持服务情况,以做到尽快排除。俗话说“好评看自己,差评看媒体”就是这个道理。

1.国产研发项目管理工具榜单前二(36Kr):PingCode

2.国外项目管理工具市场占有率前二:Atassian(如今已经对国内用户停售本地版,政策详情可通过以下文章了解:Jira最新政策及与国内工具大对比

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二:Worktile

4.国外优异易用项目管理工具:Trello

5.优异开源项目管理软件:Redmine

6.优异个人项目管理软件:Teambition(对个人永久免费)

以上工具,以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解:2023年排名前十的项目管理软件大盘点

文章标题:选择好用的企业项目管理工具需要考虑哪些要素,发布者:不及物动词,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/38793

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