如何做项目跟进管理工作

如何做项目跟进管理工作

项目跟进管理工作需要做到：设置明确的目标、制定详细的计划、使用高效的工具、保持良好的沟通、定期审查和评估、灵活调整策略。 其中，设置明确的目标是最为关键的一步，因为只有明确了项目的最终目标，整个团队才能朝着同一个方向努力，避免资源浪费和时间拖延。

在项目启动阶段，明确的目标可以帮助团队了解项目的期望结果和成功标准。这些目标应该是具体的、可测量的、可实现的、相关的和有时间限制的（即SMART原则）。例如，一个项目目标可能是“在六个月内完成新产品的研发并成功上市”，这个目标明确了时间框架和预期成果，能够为团队提供清晰的方向。

一、设置明确的目标

项目目标是项目管理的基础，它决定了项目的方向和成功标准。目标应该尽可能具体、可测量、可实现、相关且有时间限制。

1、定义SMART目标

SMART目标，即具体（Specific）、可测量（Measurable）、可实现（Achievable）、相关（Relevant）和有时间限制（Time-bound），是项目目标设定的最佳实践。明确的目标可以帮助团队理解项目成功的标准，并为项目的不同阶段设定具体的里程碑。例如，一个成功的市场营销项目的SMART目标可以是：“在六个月内将产品的市场份额提高到15%。”

2、与团队协商设定目标

项目目标不仅仅是项目经理的责任，团队的每一个成员都应参与其中。通过团队讨论，可以确保目标设定的现实性和可行性，同时增加团队的认同感和责任感。

二、制定详细的计划

详细的计划是项目成功的关键，它涵盖了项目的每一个阶段和每一个任务，确保每个团队成员都了解自己的职责和任务。

1、项目分解结构（WBS）

项目分解结构（Work Breakdown Structure, WBS）是项目计划的重要工具，通过将项目分解成更小的、可管理的任务，WBS可以帮助团队清晰地了解项目的每一个环节。例如，一个软件开发项目可以分解为需求分析、设计、开发、测试和部署几个主要阶段，每个阶段再进一步分解为更小的任务。

2、甘特图和项目时间表

甘特图是项目管理中常用的工具，它可以直观地展示项目的时间进度和各个任务的依赖关系。通过甘特图，团队可以清晰地了解每个任务的开始和结束时间，以及任务之间的关系。例如，在研发一个新产品时，设计阶段的完成是开发阶段开始的前提条件。

三、使用高效的工具

高效的工具可以极大地提高项目管理的效率，帮助团队更好地进行任务分配、进度跟踪和沟通协调。

1、项目管理软件

研发项目管理系统PingCode和通用项目管理软件Worktile是两个非常优秀的项目管理工具。PingCode适用于研发项目管理，提供了需求管理、任务跟踪和测试管理等功能；Worktile则是一个通用的项目管理平台，适用于各种类型的项目管理，提供了任务管理、进度跟踪和团队协作等功能。

2、沟通和协作工具

高效的沟通和协作是项目成功的关键。除了项目管理软件，团队还可以使用即时通讯工具（如Slack、Microsoft Teams）、视频会议工具（如Zoom、Google Meet）和文件共享工具（如Google Drive、Dropbox）来提高沟通和协作的效率。

四、保持良好的沟通

良好的沟通是项目管理中不可或缺的一部分，它可以确保团队成员之间的信息流通，减少误解和错误。

1、定期会议

定期会议是保持团队沟通的有效方式。每日站会、每周项目会议和每月回顾会议是常见的会议形式。每日站会可以帮助团队了解当天的任务和遇到的问题；每周项目会议可以总结过去一周的进展并计划下一周的工作；每月回顾会议可以对项目的整体进展进行评估并调整策略。

2、透明的信息共享

透明的信息共享可以减少信息不对称，提高团队的工作效率。项目管理软件和协作工具可以帮助团队实现信息的透明共享。例如，所有的项目文件、会议记录和任务进度都可以在项目管理软件中共享，团队成员可以随时查看和更新。

五、定期审查和评估

定期审查和评估是项目管理中的重要环节，通过审查和评估，团队可以发现问题并及时调整策略，确保项目按计划进行。

1、里程碑审查

里程碑审查是项目管理中的常见做法，通过在项目的关键节点进行审查，可以确保项目的每一个阶段都按计划进行。例如，在一个软件开发项目中，可以在需求分析完成后、设计完成后和开发完成后进行里程碑审查，确保每个阶段的工作都符合预期。

2、绩效评估

绩效评估可以帮助团队了解每个成员的工作表现，并提供改进建议。通过定期的绩效评估，可以发现团队中的优秀表现和需要改进的地方，帮助团队不断提高工作效率和质量。

六、灵活调整策略

项目管理不是一成不变的，灵活的调整策略可以帮助团队应对变化，确保项目的成功。

1、应对变化

项目过程中难免会遇到各种变化，如需求变化、资源变化和市场变化。灵活的调整策略可以帮助团队及时应对这些变化，确保项目按计划进行。例如，需求变化时，可以通过需求管理工具及时更新需求，并调整项目计划；资源变化时，可以通过资源管理工具重新分配资源，确保项目的顺利进行。

2、持续改进

持续改进是项目管理中的重要理念，通过不断的反思和改进，团队可以不断提高工作效率和质量。定期的回顾会议和绩效评估可以帮助团队发现问题并提出改进建议，通过实施这些改进措施，团队可以不断优化工作流程和方法。

七、风险管理

风险管理是项目管理中不可忽视的一部分，通过识别、评估和应对风险，可以减少项目的不确定性和潜在损失。

1、识别风险

识别风险是风险管理的第一步，通过头脑风暴、历史数据分析和专家咨询等方法，可以识别出项目中的潜在风险。例如，技术风险、资源风险和市场风险是常见的项目风险类型。

2、评估风险

评估风险可以帮助团队了解风险的可能性和影响程度，通过风险评估矩阵等工具，可以对风险进行分类和排序。例如，一个高可能性且高影响的风险需要优先处理，而一个低可能性且低影响的风险则可以放在次要位置。

3、应对风险

应对风险是风险管理的关键，通过制定应对策略，可以减少风险的影响和可能性。常见的风险应对策略包括风险规避、风险转移、风险缓解和风险接受。例如，对于一个高可能性且高影响的技术风险，可以通过引入新的技术专家来缓解风险；对于一个低可能性且低影响的市场风险，可以选择接受风险。

八、质量管理

质量管理是项目管理中的重要环节，通过制定和实施质量管理计划，可以确保项目的成果符合预期的质量标准。

1、质量规划

质量规划是质量管理的第一步，通过制定质量标准和质量管理计划，可以确保项目的每一个阶段都符合预期的质量要求。例如，在一个软件开发项目中，可以制定代码质量标准、测试标准和验收标准，并在项目的每一个阶段实施质量检查。

2、质量控制

质量控制是质量管理的重要环节，通过实施质量检查和质量评估，可以确保项目的每一个阶段都符合质量标准。例如，在软件开发项目中，可以通过代码审查、单元测试和集成测试等方法进行质量控制，确保每一行代码都符合质量要求。

九、成本管理

成本管理是项目管理中的重要环节，通过制定和实施成本管理计划，可以确保项目的成本控制在预算范围内。

1、成本估算

成本估算是成本管理的第一步，通过历史数据分析、专家咨询和参数估算等方法，可以对项目的成本进行估算。例如，在一个建筑项目中，可以通过分析类似项目的历史成本数据，结合当前项目的具体情况，进行成本估算。

2、成本控制

成本控制是成本管理的重要环节，通过制定成本控制计划和实施成本控制措施，可以确保项目的成本控制在预算范围内。例如，在一个制造项目中，可以通过实施成本控制措施，如优化采购流程、提高生产效率和减少浪费，确保项目的成本控制在预算范围内。

十、资源管理

资源管理是项目管理中的重要环节，通过有效的资源管理，可以确保项目的资源得到合理分配和高效利用。

1、资源规划

资源规划是资源管理的第一步，通过制定资源规划，可以确保项目的每一个阶段都有足够的资源支持。例如，在一个研发项目中，可以通过制定资源规划，确定每个阶段所需的人员、设备和资金等资源，并确保这些资源得到合理分配和高效利用。

2、资源分配

资源分配是资源管理的重要环节，通过合理的资源分配，可以确保项目的每一个阶段都有足够的资源支持。例如，在一个建设项目中，可以通过合理的资源分配，确保每个阶段都有足够的人员和设备支持，确保项目按计划进行。

十一、时间管理

时间管理是项目管理中的重要环节，通过有效的时间管理，可以确保项目按计划进行，避免时间拖延。

1、时间规划

时间规划是时间管理的第一步，通过制定时间规划，可以确保项目的每一个阶段都有明确的时间安排。例如，在一个市场营销项目中，可以通过制定时间规划，确定每个阶段的开始和结束时间，并确保这些时间安排得到合理的执行。

2、时间控制

时间控制是时间管理的重要环节，通过实施时间控制措施，可以确保项目按计划进行，避免时间拖延。例如，在一个产品开发项目中，可以通过实施时间控制措施，如定期审查进度、调整时间安排和增加资源支持，确保项目按计划进行。

十二、沟通管理

沟通管理是项目管理中的重要环节，通过有效的沟通管理，可以确保团队成员之间的信息流通，减少误解和错误。

1、沟通规划

沟通规划是沟通管理的第一步，通过制定沟通规划，可以确保项目的每一个阶段都有明确的沟通安排。例如，在一个团队协作项目中，可以通过制定沟通规划，确定每个阶段的沟通方式、沟通频率和沟通内容，确保团队成员之间的信息流通。

2、沟通控制

沟通控制是沟通管理的重要环节，通过实施沟通控制措施，可以确保团队成员之间的信息流通，减少误解和错误。例如，在一个跨部门项目中，可以通过实施沟通控制措施，如定期召开会议、使用协作工具和记录会议纪要，确保团队成员之间的信息流通。

十三、团队管理

团队管理是项目管理中的重要环节，通过有效的团队管理，可以确保团队成员的积极性和工作效率。

1、团队建设

团队建设是团队管理的第一步，通过团队建设活动，可以提高团队成员的凝聚力和合作精神。例如，在一个新项目启动时，可以通过团队建设活动，如团队培训、团队游戏和团队讨论，帮助团队成员了解项目的目标和要求，提高团队的凝聚力和合作精神。

2、团队激励

团队激励是团队管理的重要环节，通过有效的激励措施，可以提高团队成员的积极性和工作效率。例如，在一个长期项目中，可以通过团队激励措施，如绩效奖励、工作认可和职业发展机会，激励团队成员努力工作，提高项目的成功率。

十四、变更管理

变更管理是项目管理中的重要环节，通过有效的变更管理，可以确保项目的每一个变更都得到合理的处理，避免对项目的负面影响。

1、变更控制

变更控制是变更管理的第一步，通过制定变更控制流程，可以确保项目的每一个变更都得到合理的处理。例如，在一个软件开发项目中，可以通过制定变更控制流程，如变更申请、变更评估和变更批准，确保每一个变更都得到合理的处理。

2、变更评估

变更评估是变更管理的重要环节，通过对变更的影响进行评估，可以确保项目的每一个变更都得到合理的处理。例如，在一个工程项目中，可以通过变更评估，如成本评估、时间评估和风险评估，确保每一个变更都得到合理的处理。

十五、收尾管理

收尾管理是项目管理中的重要环节，通过有效的收尾管理，可以确保项目的每一个阶段都得到合理的总结和评估，确保项目的成功。

1、项目总结

项目总结是收尾管理的第一步，通过对项目的每一个阶段进行总结，可以了解项目的成功和不足之处。例如，在一个市场营销项目结束后，可以通过项目总结，分析项目的成功因素和失败原因，为未来的项目提供借鉴。

2、项目评估

项目评估是收尾管理的重要环节，通过对项目的整体表现进行评估，可以了解项目的成功和不足之处。例如，在一个产品开发项目结束后，可以通过项目评估，分析项目的成功因素和失败原因，为未来的项目提供借鉴。

总结

项目跟进管理工作是一个复杂而系统的过程，需要项目经理具备全面的知识和技能。通过设置明确的目标、制定详细的计划、使用高效的工具、保持良好的沟通、定期审查和评估、灵活调整策略，项目经理可以有效地管理和跟进项目，确保项目按计划进行并成功完成。使用研发项目管理系统PingCode和通用项目管理软件Worktile等高效的项目管理工具，可以极大地提高项目管理的效率，帮助团队更好地实现项目目标。