高效管理：8款适合百人团队的知识库工具

文章将介绍8款知识库软件：PingCode、Worktile、坚果云、语雀、Tower、氚云、Slite、Helpjuice。

在团队规模扩大到百人左右时，管理和共享知识的挑战也随之增加。很多企业发现，找到一款适合这样规模团队的知识库软件变得至关重要，但市场上选择众多，往往让人难以下手。

本文研究了市面上众多知识库软件，从功能强大的综合解决方到专注于特定需求的工具，筛选出了8款最适合百人团队使用的软件。这些工具不仅在性能和用户体验上表现出色，还各具特色，能够满足不同类型团队的具体需求。

一、8款国内外好用的知识库软件

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.坚果云

坚果云是一款由上海亦存网络科技有限公司开发的云存储和文件管理工具，在国内市场上有着稳固的地位和广泛的用户基础。它通过为用户提供可靠的文件同步、备份和分享服务，帮助个人和企业用户更高效地管理和保护重要文件。

坚果云的主要功能包括自动同步本地文件夹与云端存储、历史版本管理、文件加密、团队协作共享文件夹以及跨平台支持等。这些功能让用户可以随时随地访问和管理自己的文件，并确保数据安全。

坚果云的优势在于其高效的同步速度、强大的安全性，以及良好的用户体验，特别适合那些需要频繁管理和备份文件的专业人士或小型团队。

适用的用户场景包括企业文件备份与管理、团队协作文件共享以及个人的跨设备文件同步需求。

【官网：https://jianguoyun.com】

4.语雀

语雀是由阿里巴巴集团开发的一款知识管理与文档协作工具，致力于帮助企业和团队更高效地管理和分享知识。在市场上，语雀凭借阿里巴巴的强大技术支持和在国内互联网行业的影响力，迅速占据了知识管理工具的领先地位，广泛应用于各类企业中。

语雀的主要功能包括多格式文档编辑、实时协作、知识分类与标签管理、全文搜索、高级权限控制、模板市场及多端同步。这些功能使团队可以轻松创建、管理和共享各类文档，并支持灵活的知识组织与查找。

语雀的优势在于其强大的文档编辑能力和高效的协作功能，界面简洁，用户体验友好，特别适合中小团队和个人的日常知识管理需求。

语雀非常适用于需要频繁协作的团队，尤其是在项目管理、产品开发和运营等场景中，通过它可以大幅提高信息传递的效率和知识积累的深度。

【官网：https://www.yuque.com】

5.Tower

Tower 是一款由国内知名企业构建的项目管理和文档管理工具，专为团队协作和项目文档管理而设计。作为一款简洁高效的工具，Tower 已在国内市场占据了一定的地位，广泛应用于各类企业，特别是注重团队协作和文档管理的项目团队。

Tower 的主要功能包括任务管理、文档协作、文件版本控制、团队沟通和项目进度跟踪。用户可以通过 Tower 轻松创建和管理项目文档，实时跟踪文档的修改历史，并与团队成员进行无缝协作。工具内置的搜索功能，帮助用户快速查找相关文档和信息，确保项目文档的高效管理。

Tower 的优势在于其简洁直观的用户界面和强大的协作功能。它将任务管理与文档管理无缝整合在一起，减少了团队在多个工具间切换的时间，提升了工作效率。此外，Tower 提供灵活的权限设置，确保每个团队成员只能访问和编辑与自己相关的文档，极大地保障了数据的安全性。

Tower 适用于各类企业，尤其是中小型企业和创业团队。它特别适合需要高度协作的团队，如软件开发团队、设计团队以及需要密切跟踪项目进度和文档版本的企业。Tower 能够帮助这些团队更高效地管理项目，确保文档始终处于最新状态。

【官网：https://tower.im】

6.氚云

氚云是一款由明道云旗下推出的低代码开发平台，致力于帮助企业快速构建各类业务应用程序。凭借其母公司在低代码领域的深厚积累和市场经验，氚云在企业级市场中占据了重要位置，特别是在满足中小型企业快速开发需求方面表现突出。

氚云的主要功能包括业务流程管理、数据可视化、表单设计、报表生成和多端同步等，它还支持与多种第三方工具和平台的集成，能够满足企业对定制化和灵活性的高要求。

氚云的优势在于其简洁易用的操作界面，无需编程基础也能快速上手，同时具备高度可扩展性，适合需要快速开发内部应用或自动化业务流程的团队和企业。

氚云特别适用于那些需要灵活定制、快速迭代的中小型企业和部门，尤其是在项目管理、客户关系管理和内部运营优化方面表现优异。

【官网：h3yun.com】

7.Slite

Slite 是一款专注于团队协作和知识管理的软件，由一家总部位于法国的初创公司开发。作为市场上快速崛起的知识库软件之一，Slite 以其简洁而强大的功能赢得了众多中小型团队的青睐。该软件在全球拥有广泛的用户基础，尤其受到远程和分布式团队的欢迎。

Slite 提供了多种功能，包括实时协作编辑、文档组织与管理、团队知识库构建、任务列表和议程管理等。用户可以通过它创建和共享文档，设置不同的权限级别，并在统一平台上进行团队沟通和协作。它还支持模板使用、文档版本控制和与Slack等工具的集成。

Slite 的优势在于其简单易用的界面和强大的协作功能，适合那些需要快速创建和分享知识的团队。用户可以轻松上手，且无需复杂的培训。此外，它的搜索功能强大，能够帮助团队快速找到所需的信息，从而提高工作效率。

Slite 特别适合分布式团队、初创公司和中小型企业使用，尤其是在需要集中管理知识和促进团队成员之间无缝合作的场景中表现出色。它为那些需要简化文档管理和提升团队协作效率的用户提供了极大的帮助。

【官网：https://slite.com】

8.Helpjuice

Helpjuice 是一家专注于知识库软件开发的公司，以其易用性和强大的自定义功能在市场上占据一席之地。该公司成立于2011年，并迅速成为帮助企业提升客户支持和内部知识管理效率的重要工具。

Helpjuice 提供丰富的功能，如高级搜索、内容版本控制、多级权限管理和数据分析，帮助企业更好地组织和分享知识。

它的优势在于用户界面简洁直观，易于上手，同时支持高度定制化的设计，以满足不同企业的品牌需求。

Helpjuice 非常适合希望提高客户支持效率的中大型企业，以及需要管理大量内部知识的团队使用。

【官网：https://helpjuice.com】

二、知识库软件的定制化选项是否适合百人规模的团队

在选择知识库软件时，定制化选项往往被视为一大优势，但对于百人规模的团队，这一功能的必要性需要慎重考虑。虽然定制化可以让软件更贴合团队的特殊需求，但过度的定制也可能带来一些潜在问题。

定制化选项最大的优势在于，可以根据团队的具体需求调整软件的功能和界面。例如，一些团队可能需要特定的工作流集成或独特的报告格式，这时定制化就显得非常有价值。然而，定制化的过程通常需要额外的时间和资源投入，这对于时间紧迫的团队来说，可能会是一个负担。

此外，过度定制化可能导致软件的复杂性增加，进而影响用户的学习曲线和使用体验。一个过于复杂的系统，可能会让团队成员在操作时感到困惑，降低使用率。为了避免这一点，建议在选择定制化选项时，始终把握一个平衡点：只选择那些真正对团队工作有帮助的功能，而不增加不必要的复杂性。

考虑到未来的扩展性，定制化的选项还可能带来升级和维护的难题。一些定制功能在软件更新时可能需要重新配置，增加了维护成本。因此，在选择时，建议重点考虑那些具备灵活配置而无需大量定制的知识库软件，既能满足当前需求，又能适应未来的发展变化。

三、百人团队在使用知识库软件时常见的挑战与解决方案

• 用户习惯的改变：对于许多团队成员来说，习惯使用某些工具，突然转向新的知识库系统可能会让他们感到不适应。为了克服这个障碍，提供足够的培训和支持非常重要。
• 信息过载：随着团队的不断成长，知识库中的信息量也会急剧增加。如果没有合理的分类和结构，用户可能会在海量信息中迷失。这时，定义清晰的文档分类标准和使用有效的标签系统，可以帮助团队成员更轻松地找到所需的信息。
• 权限管理：百人团队意味着不同的角色和职责，如何确保信息安全且准确地传递到合适的人手中，是一项需要精细处理的任务。选择一款支持细粒度权限管理的知识库软件，可以帮助你在保护敏感信息的同时，确保信息的高效流动。

四、百人团队如何在众多知识库软件中做出最佳选择

明确团队的核心需求非常重要。团队在日常工作中最需要解决的是什么问题？是信息的快速检索，还是文档的高效共享？找到这些关键需求，是做出正确选择的第一步。

考虑软件的用户体验。一个复杂、难以使用的系统可能会让团队成员望而却步，最终导致使用率低下。相反，一个界面友好、功能直观的工具能够快速被团队接受，并有效提升工作效率。

最后，别忘了考虑预算和长期维护成本。虽然有些软件初始价格较低，但其隐藏的维护成本可能会随着时间的推移而累积起来。对比不同产品的总拥有成本（TCO），包括培训、维护和升级费用，这样可以帮助你避免未来的财务负担。

总结

选择适合百人团队的知识库软件并不是一件轻松的事情，但通过了解团队的实际需求、考量软件的功能和用户体验，以及关注未来的发展趋势，能够做出更明智的决策。无论选择哪一款软件，都要确保它不仅能解决当前的问题，还能随着团队的成长持续提供支持。希望这篇文章能帮助企业更清晰地了解不同软件的优劣势，并为团队找到最佳的知识管理工具。

常见问答（FAQS）

1. 知识库软件如何帮助提高团队的生产力？

答案：知识库软件通过集中管理信息，减少重复工作，提高信息检索效率，帮助团队成员快速找到所需资源，从而显著提高生产力。此外，强大的协作功能还可以促进团队成员之间的沟通与合作，进一步提升整体效率。

2. 使用知识库软件时如何保护敏感信息？

答案：许多知识库软件提供了高级的权限管理功能，允许你对文档和信息进行访问控制。你可以根据团队成员的角色和职责，设置不同的访问级别，确保敏感信息只被授权人员查看和编辑。

3. 知识库软件的成本如何？

答案：知识库软件的成本因功能和用户数量而异。许多软件提供不同的定价计划，以适应从小型团队到大型企业的需求。除了初始购买费用，还应考虑培训、维护和升级的长期成本。

4. 选择云端还是本地部署的知识库软件更好？

答案：云端知识库软件具有更高的可访问性和更低的维护成本，适合那些需要灵活办公环境的团队。而本地部署的知识库软件则提供了更高的安全性和数据控制，适合那些对数据敏感性要求较高的团队。选择哪种方式，取决于团队的具体需求和安全要求。

5. 是否可以将现有的数据迁移到新的知识库软件中？

答案：大多数知识库软件都支持数据导入功能，可以将现有的文档和信息迁移到新系统中。你需要确保新系统支持现有数据的格式，并可能需要一些配置来确保数据的顺利过渡。