什么是工作流管理

工作管理可以理解为使用自动化来优化公司业务流程的过程。其概念起源于80年代,后来随着计算机技术和网络技术的发展,成为一种能够实现处理过程自动化的技术,其特点就是使人以及各种应用工具之间相互协调工作,从而完成某项工作任务。

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1.工作流管理的定义

目前业界对工作流管理的定义并不明确,并缺乏统一的概念模型。工作流管理联盟(简称WfMC)仅对对工作流和工作流管理系统给出如下定义:

(1)工作流:是一个业务过程部分或全部地用计算机自动执行;

(2)工作流管理系统:是一个完全定义、管理和执行工作流的系统,它通过计算机表示的工作流逻辑来驱动软件有序地运行。

因此,可以明确的是:工作流所关注的问题是处理过程的自动化,而工作流管理就是使用自动化来优化公司业务流程的过程,其目的是为了合适的人或软件在恰当的时间执行正确的工作。工作流管理包括从管理客户成功之旅中的所有交互点,到处理日常管理任务的每个环节映射、规划和协调业务结构的每个部分。

2.工作流管理的作用

在企业中,每个部门和团队都要遵循一定的标准流程,工作流管理则是确定流程的映射、执行、集成、改进和自动化工作流的优异管理方法。从企业的角度而言,工作流管理主要有如下五个作用:

(1)将企业混乱局面最小化

如果每个部门和团队都运行自己的非结构化流程,那么混乱和错误就无法避免。企业工作流管理存在就是为了统一这些不规范的非结构化流程。要么建立统一的结构化流程,要么为这些非结构化流程建立协作的桥梁,避免紊乱。

(2)降低试错成本

企业可以使用工作流管理消除冗余并减少浪费。在许多实际工作中,我们会不断“试错”,这种试错的成本对企业来说是巨大的。而流程管理是将这些“试错”的经验变为财富,通过有效地工作流管理,让它们沉淀在企业中。

(3)提高流程效率

企业工作流管理有助于将错误最小化,同时可以修复业务瓶颈和漏洞,提高流程效率。

(4)改进企业问责制

流程的透明度决定企业问责制是否完善。对许多企业来说,由于部门繁杂,职权界定不清晰,使得协作的效率低下。采用企业工作流管理会使业务更加清晰。

(5)保障企业合规

企业工作流管理使您的企业能够遵守行业法规并提供有价值的审核跟踪。对于流程中存在的隐患可以及时预警,让企业合规。

延伸阅读

工作流的基本元素有哪些?

工作流是实现预期成果而以特定顺序执行的一系列任务。管理工作流需要优化任务,以使团队成员获得更好的成果,例如没有延迟或重复地高效完成任务。工作流通常包含以下基本元素:

1. 明确定义的步骤:这是方向,构成了项目各阶段如何完成的框架。这些步骤可能是线性的、分叉的或是两者的结合。

2. 干系人:这些专业人员是在工作流的每个步骤中执行特定任务的团队成员。干系人可能在自动化阶段保持休眠状态。

3. 规则或指导方针:指导方针以适当的顺序组织步骤,并指导团队成员在一个步骤完成之后执行下一个任务。

4. 输入:这些是完成任务所需的材料,如合同。

5. 转换:这包括将任务推进到下一个步骤的操作,例如将文档发送到另一个部门进行验证。

6. 输出:这些包括转换的产品和完成的工作流的最终成果。

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