大家都在用哪些不错的在线协作文档工具?必试的9款国内文档管理工具

近几年国内主流使用的9款在线文档协作工具对比:PingCode 知识库、WPS Office 云协作、腾讯文档、语雀、Filez 企业网盘、360亿方云、石墨文档、Confluence、Notion。

在线文档协作工具因其能够提供实时编辑、共享和管理文档的能力,成为了很多团队提升工作效率的利器。本文旨在提供一份详尽的指南,帮助了解和选择国内外优秀的在线文档协作工具。

一、国内主流的几类支持在线文档协作的工具

综合型在线办公套件

综合型在线办公套件提供全面的文档处理功能,包括文档、表格、演示文稿等多种格式的编辑和协作。这类工具通常集成了一系列办公应用,支持高度协同的工作环境,非常适合企业和组织广泛使用。例如WPS Office的云协作都属于这一类,它们通过云平台实现文件的即时更新和团队间的实时协作。

专业型文档协作工具

专业型文档协作工具主要聚焦于文档的创作、编辑和共享,提供细致的权限设置和高效的协作功能,特别适合用于写作、研究或技术文档的管理。石墨文档和语雀是此类工具的典型代表,它们支持多人在线编辑、评论互动以及文档版本控制,帮助用户高效完成专业文档的制作和维护。

知识管理工具

知识管理工具专注于构建和维护团队或组织的知识库,支持文档的存储、分类、检索和版本管理。这些工具如Confluence和Notion,非常适合需要系统地管理大量信息和文档的场景,帮助团队成员快速找到所需信息,并保持知识的持续更新和传承。

企业网盘

企业网盘主要提供文件存储和分享服务,同时支持在线预览和编辑文档,实现云端文件的共享和团队协作。坚果云盘等工具可以帮助企业管理大量数据和文件,通过设置不同的权限和分享方式,确保信息安全的同时提高团队的工作效率。

二、国内主流的在线文档协作工具

1.PingCode

推荐理由:PingCode 知识库专为软件开发团队设计,支持跨团队、多项目的高效协作,尤其适合需要快速跟进目标进度和确保团队方向一致性的企业。PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统,曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36。长城汽车、小红书、华夏基金都是其客户。

适合团队:软件开发团队。因为它支持与项目管理和研发流程紧密集成,有助于团队成员之间的信息共享和文档协作。但除此以外,也被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

简介:PingCode 知识库是一种企业级的知识管理工具,旨在通过整合内部文档和信息来提升团队的智能资源利用效率。PingCode 除了有知识管理子产品外,产品矩阵覆盖了研发全生命周期,具备目标管理、产品管理、项目管理(敏捷/kanban/瀑布)、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品,客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

核心功能

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯;
  • 文档支持共享、关注、评论、批注,可在消息/飞书等第三方账号收到提醒;
  • 支持富文本编辑,支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等,支持模板创建、复用;
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联,形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环;
  • 页面与工作项相互关联,页面支持插入工作项及工作状态,具体工作项可直接关联知识库或页面;
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力;
  • AI助手等
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实现在线文档协作:PingCode 知识库通过集成了编辑器、页面管理和演示模式功能,支持团队成员编辑和分享文档,实现了版本控制和审计追踪,以保持内容的最新和准确性​。

优点

  • 产品开箱即用,简单易上手,产品服务口碑好;
  • 为25人以下团队免费提供基础版本;
  • 国产化,支持信创、麒麟等;
  • 支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式;
  • 国际信息安全体系认证和精细权限管控,安全有保障;

缺点:不支持多语言,无法满足特大型知识库需求。

官网https://sc.pingcode.com/gn3cl

2.WPS Office 云协作

推荐理由:WPS Office 云协作提供了强大的文档共享和编辑功能,支持多用户实时协作编辑,适合需要高度动态文档管理和团队协作的用户。

适合团队:中小企业以及需要频繁文档共享和协作的团队。

简介:WPS Office 是一个综合性的办公软件套装,包括文字处理、表格、演示等多种功能。它支持多平台操作,包括 Windows、Mac、Linux、iOS 和 Android​

核心功能:包括 WPS 文字、WPS 表格、WPS 演示和 WPS PDF,支持与 Microsoft Office 文件的高度兼容。用户可以在不转换格式的情况下直接编辑 Office 文件,并支持将文档直接转换为 PDF。

实现在线文档协作:WPS Office 云协作通过云端服务,允许多用户同时访问和编辑文档,实现了文件的实时同步和版本控制。用户可以追踪编辑历史和修改者信息,支持大文件处理和PDF文件的在线协作。

优点:跨平台支持,界面友好,兼容性强,提供大量模板;

缺点:较高级的功能需要订阅付费。

官网https://www.wps.com

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3.腾讯文档

推荐理由:腾讯文档是一款多功能在线协作工具,支持实时多人编辑Word、Excel和PPT等文档,特别适用于需要远程协作的团队。其实时保存和自动同步功能确保了工作效率和数据安全。

适合团队:适合需要远程协作的企业团队。

简介:腾讯文档由腾讯公司开发,提供文档、表格、演示文稿的创建和协作功能。用户可以在任何设备上访问和编辑文件,支持通过QQ、微信等社交账号快速登录和文件同步。

核心功能:支持文档、表格、演示文稿等多种格式的在线编辑和协作,具有丰富的模板资源,支持文件的实时自动保存和多人协作编辑。还提供了高级的权限管理和安全保障措施,如文档加密和操作日志记录等​。

实现在线文档协作:通过云技术实现文件的实时更新和多人编辑,支持多设备访问和操作。用户可以设置不同的访问和编辑权限,确保文档安全,同时支持对文档的评论和实时通信,提升团队协作效率​

优点与缺点

优点:跨平台支持,实时协作,操作简便,安全性高。

缺点

  • 免费版支持的功能逐渐减少,越来越多的能力要求付费
  • 不支持结构化知识管理

官网https://docs.qq.com

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4.语雀

推荐理由:语雀是一款优秀的文档协作与知识管理工具,由阿里巴巴开发。它提供了结构化的知识库和专业的文档编辑功能,非常适合需要高效协作和系统化知识管理的团队。

适合团队:适合各种小规模的企业和个人

简介:语雀是一个全面的在线文档编辑和协作平台,支持个人和团队高效地管理和共享知识。用户可以在一个集中的平台上创建、存储和搜索文档,支持多人实时协作编辑。

核心功能:包括强大的文档编辑器、结构化知识库、任务管理、话题讨论等。其界面简洁,操作流畅,能够帮助用户轻松管理大量信息和文档。

实现在线文档协作:通过云端知识库支持文档实时协作,多用户可以同时对文档进行编辑和讨论,改动即时保存并同步更新给所有协作者。

优点与缺点

优点:操作界面友好,支持多人协作。

缺点:产品时间较短,移动端功能成熟度不高;

官网https://www.yuque.com

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5.联想Filez企业网盘

推荐理由:联想Filez企业网盘提供强大的文件管理和协作平台,支持全球多节点的高速网络,确保文件传输的速度和安全。特别适合需要进行跨国文件传输和协作的企业。

适合团队:大中型企业及跨国公司。因为它提供跨境传输、高安全性和灵活的权限管理,适合需要管理敏感数据和进行大规模协作的企业环境。

简介:联想Filez企业网盘是由联想集团提供的企业级文件存储和协作解决方案,支持文件共享、权限控制和在线多人编辑等功能,帮助企业提升工作效率并保护数据安全。

核心功能:包括实时协作编辑、文件共享和链接分享、高级权限设置、移动设备支持和综合的文件管理功能。此外,还提供全文搜索、历史版本管理和误删文件恢复等​

实现在线文档协作:通过实时协作编辑功能,团队成员可以同时在同一文档上工作,系统会实时保存所有更改。支持多种文件格式的在线预览和编辑,包括Office文件和专业文件如CAD​

优点与缺点

优点:提供全面的协作工具,支持跨平台使用,具有高级的安全保护措施。

缺点:高级功能和更大的存储空间需要付费,可能需要一定时间来适应所有功能​

官网https://www.filez.com

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6.360亿方云

推荐理由:360亿方云提供了全面的企业网盘解决方案,支持实时文件同步和多人在线编辑,非常适合需要高效团队协作和文件共享的企业。

适合团队:各种规模的企业,特别是需要高效文件共享与协作的团队。其功能支持小型到大型企业,提供定制化服务以满足各种具体需求。

简介:360亿方云是一个专业的企业网盘服务平台,支持文件存储、共享与协作。它提供灵活的权限设置,支持多终端访问,确保信息同步和安全。

核心功能:支持文件实时同步,多人在线编辑,丰富的权限管理系统,以及文件历史版本跟踪。还提供了文件安全保护、在线预览超过100种文件格式的能力。

实现在线文档协作:通过建立协作文件夹和高级文件分享功能,360亿方云可以实现团队成员之间的信息实时同步和资料归集,支持在线文档编辑和实时更新。

优点与缺点

优点:功能全面,支持多种文件格式预览和编辑,强大的文件同步和安全功能。

缺点:高级功能和更大的存储空间需要付费,可能需要时间学习完全掌握其功能。

官网:https://www.fangcloud.com

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7.石墨文档

推荐理由:石墨文档是一款支持云端多人协作的在线办公工具,特别适合需要实时协作编辑文档、表格和幻灯片的团队。它提供的即时同步和高效共享功能,可以大幅提升团队的工作效率。

适合团队:适用于各种规模的企业,尤其是那些需要快速响应和高度协作的团队。石墨文档通过云端自动存储和多端同步,帮助团队随时随地进行协作。

简介:石墨文档提供在线文档、表格和幻灯片的协作编辑,支持多人同时编辑一个文件,通过云技术实现资料的实时更新和共享。

核心功能:支持文档、表格和幻灯片的在线编辑,实现文件的实时同步和版本控制。还包括权限管理、文件共享链接、历史版本查看和文件评论等功能。

实现在线文档协作:通过设置文件共享和编辑权限,实现团队成员之间的实时协作。石墨文档还提供了评论功能和实时通知,帮助团队保持沟通的连贯性。

优点与缺点

优点:界面简洁,使用便捷,支持多人实时协作,兼容多种格式文件。

缺点:高级功能需要付费,部分用户反映移动端应用体验与PC版相比有待改善。

官网https://shimo.im

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8.Confluence

推荐理由:Confluence 是一款非常适合团队协作的企业级工具,支持文档、项目协作与知识管理。它提供的动态页面功能能够帮助团队创建、分享和整理知识,从而提高团队的透明度和效率。

适合团队:Confluence 适用于各种规模的团队,无论是需要高度组织的内容管理,还是寻求灵活的项目协作空间。它提供的丰富模板和集成工具特别适合有复杂项目需求的团队。

简介:Confluence 是Atlassian开发的一个企业级协作工具,允许团队成员共同创建和编辑页面,整合了Jira等多个Atlassian产品,支持企业文档、项目协作及知识管理。

核心功能:包括创建和管理动态页面、使用模板快速启动新项目、整合Jira和其他Atlassian工具进行项目管理、以及强大的搜索功能来快速找到相关内容。还支持文件存储和团队协作白板等

实现在线文档协作:通过提供可共享的编辑页面,支持多人实时编辑文档,以及提供讨论区域和任务管理工具,Confluence 使得团队协作变得简单高效。用户可以在页面上直接进行沟通和讨论,确保信息及时更新和共享​

优点与缺点

优点:支持丰富的内容创建和组织功能,集成了多种工具和模板,支持大规模团队协作。

缺点

  • 前几年开始停止在国内售卖本地部署版,导致国内很多企业无法继续使用
  • 不适合国企、国内大型企业使用,无法满足国产化需求
  • 小企业购买价格高昂,性价比不高,更适合海外企业

官网https://www.atlassian.com/software/confluence

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9.Notion

推荐理由:Notion 提供了一个高度灵活的工作空间,集成了文档、知识库和项目管理功能,适合需要在一个平台上处理各种工作任务的团队。其用户界面简洁,支持丰富的自定义选项,使用户能够按需调整其功能。

适合团队:Notion 小团队和个人。

简介:Notion 是一个多功能的组织工具,提供了笔记、任务管理、数据库和项目跟踪等功能。用户可以在一个统一的界面中创建多种类型的内容,从简单的笔记到复杂的项目计划​

核心功能

文档与笔记:创建和共享各种文档,支持实时协作。

任务与项目管理:使用看板、日历和列表等多种视图管理项目。

数据库功能:通过强大的数据库功能,用户可以自定义视图和字段,优化工作流程。

模板库:提供各种预设模板,帮助团队快速启动新项目​

实现在线文档协作:Notion 支持团队成员在文档中实时协作,可在页面上直接添加评论,同时编辑内容,并通过@提及功能来指向特定同事。此外,它的强大搜索功能帮助用户快速找到所需信息,减少信息孤岛现象。

优点:界面直观,自定义能力强,支持广泛的集成和API接入,适合远程协作。

缺点:高级功能需要订阅付费,初学者可能需要时间适应其多功能性​

官网https://www.notion.so

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三、如何选择适合自己的在线文档管理系统

在选择适合团队的在线文档管理系统时,应综合考虑团队规模和具体需求。小型团队可能偏好操作简便且经济实惠的系统,例如Notion和PingCode,它们易于使用且费用较低。相反,中大型企业则可能需求包括复杂的权限管理和安全特性在内的更全面的企业级功能,适合选择如 PingCode 这样的系统,这些系统支持高级集成和企业级管理。

除了基本需求,还需要考虑系统的安全性、成本效益、用户体验和技术支持。一个好的文档管理系统应提供数据加密和备份选项,保证数据安全。系统的成本也应符合预算,且具有良好的用户体验和客户支持服务,以便团队成员可以快速适应和有效使用。此外,系统的集成能力和扩展性也非常重要,确保所选系统能与其他工具无缝集成,支持业务的未来发展。选择时应全面考量这些因素,以找到最符合团队需求的解决方案。

四、总结

在线文档协作工具极大地促进了团队协作和文档管理的效率,成为现代工作环境中不可或缺的部分。通过提供多样化的工具选项,从综合型办公套件到专业型文档协作工具,以及知识管理和企业网盘解决方案,各种工具满足了不同规模和需求的团队。选择合适的工具需要考虑团队的特定需求、预算限制、安全性需求,以及工具的集成能力和用户支持。

常见问答:

问:综合型在线办公套件有什么特点?

答:综合型在线办公套件提供一站式解决方案,支持文档、表格、演示文稿等多种格式的编辑和协作,非常适合需要高度协同工作的企业和组织使用。

问:专业型文档协作工具适合哪些用户?

答:专业型文档协作工具更适合专注于文档创作、编辑和共享的专业人士,如作家、研究人员或技术文档编写者,这些工具提供细致的权限设置和高效的协作功能。

问:知识管理工具的主要功能是什么?

答:知识管理工具专注于构建和维护组织的知识库,支持文档的存储、分类、检索和版本管理,适合需要系统管理大量信息的场景。

问:企业网盘与传统网盘有何不同?

答:企业网盘主要针对商业环境设计,提供文件存储和分享服务,并支持在线预览和编辑文档,实现云端文件共享和团队协作,同时提供更高的安全性和权限管理功能。

通过了解这些工具的特点和功能,团队可以根据自己的具体需求做出更加明智的选择,以提高工作效率和团队协作的质量。

文章标题:大家都在用哪些不错的在线协作文档工具?必试的9款国内文档管理工具,发布者:不及物动词,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/2805676

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