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团队任务分配管理工具有哪些?如何做好中小团队任务管理?


直到十多年前,大多数人还在纸上做任务管理。但不得不承认,智能设备上的软件和应用要比用纸做任务管理方便得太多了。

举个最简单的例子,我们把一天的任务列在了笔记本的一页纸上,结果没做完。怎么办?有一种以纸笔为媒介的记笔记方法叫做子弹笔记法,它会告诉你,把没完成的任务抄到下一张纸上。这个也很好理解,如果你不抄的话,你每一页都会有完成的和没完成的任务,这时候,比如说你有一个任务是半个月前记的,你就很难找到它了。

这种事在软件里就不会存在嘛,就算需要移动一个任务,我们动动手指就可以了。

软件让我们在组织任务有了很大的灵活性。还提供了基于时间和地点的提醒。最重要的是,任务系统不只是用来组织任务的,它还需要负责呈现任务。在这些方面,软件要比纸张有利得多。

一、部门团队协作的任务管理系统有哪些?——6大任务管理软件盘点

1、团队任务管理软件:Worktile

Worktile 可能是国内使用团队数量最多的任务管理软件,曾在2021年获得项目管理总榜排名第一

Worktile 被广泛用于团队的任务管理、甘特图绘制、OKR目标管理、日程管理、项目管理、网盘、任务数据报表分析等等。它的任务管理方面的核心功能包括:

  • 丰富的模板市场:因为不同的任务会涉及不同的流程和字段,特别是团队任务,而Worktile能以积木化的思维配置出的任务模板,可以灵活匹配出适用于市场、运营、采购、产研场景,以及互联网、电商、制造、建筑等不同行业不同部门的任务管理字段;
  • 自定义:自定义任务管理的流程、字段、数据等以匹配管理需求;
  • 多种任务管理视图切换:比如看板形式、表格形式等等;
  • 支持任务拆解及全流程跟踪:可以将大的任务拆解成各阶段任务,并制定负责人、时间等,还可以设置不同任务之间的依赖关系。也可以全程追踪项目从提出想法到最终交付产出的各个关键阶段。
  • 掌控任务时间进度:甘特图直观展现各项工作的日程排期,简单拖拽即可调整任务的起止时间,建立依赖关系;
  • 项目内报表和跨项目全局统计:让管理者可从人员、周期、工时、完成情况等多个维度,实时掌握项目、任务的关键数据;
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除了满足任务进度管理,Worktile 还具备项目集管理、目标管理、审批、简报、IM、网盘等模块,是一个工具的集合,能同时满足企业多种工具化管理需求,从而大幅降低成本,非常适合百人规模的中小企业使用。

具备10人以下免费使用版本(基础功能),支持saas、私有部署、二次制定开发。Worktile官网

2、研发任务管理工具:PingCode

PingCode 是国内一款专门为软件开发团队打造的管理工具,曾获是2021年度中国企服软件金榜研发项目管理榜的评分第一(36氪发布)。

在任务管理方面具备任务计划、任务创建、任务提醒、任务关联代码、任务关联CI/CD、任务进度跟踪、任务提醒、任务数据统计等等。

除了任务管理、任务进度跟踪、提醒等,PingCode 还被广泛用于:需求收集、需求优先级管理、产品路线图规划、敏捷开发/Kanban/瀑布项目管理、测试管理、缺陷跟踪、文档管理、效能度量等领域,并且能够与gitlab、github、jinkens、企微、飞书等主流工具集成打通

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PingCode 25人以下免费,收费版价格仅为Jira的30%-40%;产品开箱即用,简单易上手,不需要像Jira 那样经过好几月的培训,以及专门的系统管理专家配置系统才可使用;提供专业的敏捷管理咨询以及客户成功服务,Jira在国内无原厂服务;

支持25人以下免费使用(基础版本),SaaS版本、私有部署、二次定制开发等。【PingCode官网

3、免费的团队任务管理软件Clickup

ClickUp是国外评价非常高的的任务管理工具,它是梦想是all-in-one(一个工具满足所有需求)。在任务管理方面,Click具备强大的自定义能力以及模板市场,能够非常便捷的与同事进行协作,并且将评论转换成任务;它也支持你将大的任务分解成一个个小任务;定义任务的优先级等。

虽然Clickup有收费版本,但免费版本其实就已经能满足非常多团队,因为它并不限制使用人数和任务数,而是限制了储存空间。

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它的缺点可能是国内用户访问需要梯子,不然访问会非常慢,而且在国内也没有服务团队。

【官网:Clickup.com】

4、个人工作任务管理软件:滴答清单

滴答清单是国内个人用户量最多的个人任务管理软件,它支持你从记录到管理,帮你把一切打理得井井有条。在功能上具备:

  • 方便且快速地记录大小事务
  • 确保你不会错过任何提醒
  • 支持任务计划、任务优先级管理、任务标签、任务排序和搜索等;
  • 日历视图管理日程
  • 番茄时钟让你专注于当下的事情
  • 同时也具备一定的任务协作能力,比如任务的分配等
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缺点是以移动端为主,PC端的体验稍差。

官网:应用商店下载

5、国外免费的个人任务管理软件Trello

Trello 是一种简便、免费、灵活的可视化方式,可以管理你的项目并组织各种事务, 得到世界各地数百万人的信任。可以这么理解,Trello是一个围绕“看板”概念构建的任务管理器,它实际上是一个调度系统,允许您将任务从一个状态移动到另一个状态。Trello围绕“看板”的概念构建,其中包含任务可能处于的每个状态的列(例如“执行,正在进行,完成”)。 然后,工作流将任务从一列移动到下一列。

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官网:Trello.com

6、国外最著名的任务管理软件

Todoist是一个任务管理应用程序和在线待办事项列表,可在13个平台上使用,包括iOS,Windows,Chrome等。 超过170万人使用它。 它将任务和子任务编译成简单的列表,并通过跟踪一段时间内的进展使用户与竞争对手区分开来,让用户深入了解他们的个人生产力趋势。

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官网: https://todoist.com/zh-CN

如果你是个人使用可以使用滴答清单,团队使用可以选择Worktile,免费的可以尝试Trello或者Clickup。

二、提高团队任务管理效率的4大任务管理方法论

做好任务管理,通常来说有四套常用的方法论,分别是:

1、GTD

GTD的英文全称是Getting Things Done ,即“把事情做成”。它是做任务管理的一套方法论。

GTD总共有5个步骤:

  • 收集:就是将你能够想到的所有的任务(未尽事宜)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是Excel表格,也可以是像Worktile这样的任务管理软件。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作
  • 整理:将任务放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。你需要将这些任务按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。
  • 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。
  • 执行:你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。
  • 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,这可以确保GTD流程的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

另外有一个很现实的问题,我们很多人都会遇到,我们再完成一个具体事项的过程中,突然有灵机一动的工作,这时我该怎么办?

GTD其实还有一个2分钟法则,就是当你去聚焦完成一件事情的时候如果突然遇见了另一件事,你评估一下所需要完成的世界,如果在2分钟内的话,你可以放下手头的事情,去完成这个2分钟的事项;但是如果你评估这件事儿可能要花费半个小时的时间,那你就可以把它写在你的代办事项(to do list)中,然后继续专注于当下,把现在的事情完成好。

2、单核工作法

这是由瑞典IT、个人生产力咨询师Staffan Nöteberg提出的时间管理方法,指的是通过一次专注于一项工作,集中注意力,提高工作效率。

也可以把它看做一种“事多到事少,拖延变高效”的工作方法:

  • 事多到事少:工作法的核心“快捷清单”,最多只能有5项最重要的任务;
  • 拖延变高效:我们交替使用两种工作模式,全景模式和单核模式,全景模式时总揽全部任务,单核模式时摒弃干扰、专注做事。

单核工作法的5个核心工具

  1. 快捷清单:记录最重要的5件事,类似工作计划清单;
  2. 集草器清单:暂时没那么重要,还未够资格进入快捷清单的其他事项,类似待办事项清单;
  3. 单核时段:从现在开始到下一个半点或整点时间(必须不小于25分钟)。在这个时间段内,专注做选定的那件事;
  4. 全景时段:这个时间段内,休息下,然后总揽任务,思考“此时此刻,做什么事最有价值?”,列出快捷清单的5件事,并选定其中一件事,准备切换到单核时段;
  5. 全景闹钟:这是一个计时器,可以是闹铃、手机等;

3、两列清单法

巴菲特的「两列清单法」,写下前25个目标,圈出最重要的前5项放在一列清单(to do list),后20个目标分在一列「尽可能避免去做」的清单(Avoid at all cost list)。需要注意的是,若两列清单法要求在完成前5项目标之前,不在后20项目标上花一秒钟时间。

具体实操方法:

  • 列出接下来一天(或者晚上有空闲时间内),需要做的事情,3-6件事情。
  • 圈出最重要的1-2件事,一定不能超过两件。因为一次做好两件事情,已经都很难了。如果感觉什么都重要,那么代表着你没有找到最重要且有价值的事情。
  • 只有做完最重要1-2件事,才能去做剩下来的。也就是说,剩下的,都在不惜一切代价避免去做的清单中。

4、四象限法则

四象限法则是时间管理理论的一个重要方法,即有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然

在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。

一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。具体是根据重要性和紧急性来化为四个区域,具体看下图:

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  • 重要且紧急的:这个象限表示非常重要的,把当下最要紧的事情放进来,方法是马上去做。
  • 重要但不紧急的:所谓的重要但不紧急,主要与生活品质有关。意思就是说这个任务很重要,但没有时间期限的压力。方法是重点去做。
  • 不重要且紧急的:意思就是说这件事情对自己而言并不重要,只是小事情,但有时间的限定或者催促。这一类事我们要努力交由别人去做。
  • 不重要也不紧急的:这个象限代表浪费生命或消磨时间的事情。这个区间尽量不做。

学会使用这些好任务管理方法和好的任务管理工具,让你的工作从混乱变到有序。

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