巨人神经系统的理疗师——和黄商贸系统运维部与Worktile的故事

Worktile 用户故事征集 （猛戳了解详情）火热进行中，第一弹就是来自行业巨擎和记黄埔的用户故事，看看五个系统运维的工程师怎样用Worktile将这个庞大的公司系统打理的井井有条。

和记黄埔的名字相信大家应该不是很陌生。和记黄埔有限公司（简称“和黄”。港交所：0013，OTCBB：HUWHY）是《财富》全球500强企业，也是香港交易所最大上市公司之一。而和记黄埔（中国）商贸有限公司（简称“和黄商贸”）为和记黄埔集团成员企业，是专门从事中国大陆投资与管理的子公司——和记黄埔（中国）有限公司的全资附属公司。我是该公司一个五人小团队的负责人，负责全国包括广州总部在内的所有子分公司的公司系统运维管理。

因此，我们的工作不单是牵一发而动全身，更重要的是工作量也十分惊人，尤其是对一个仅仅五个人的小团队而言。和黄商贸在全国有几十家分子公司，员工数1000多人，所以公司的网络系统也十分的庞杂，需要解决处理的问题也就难以胜数。摆在面前的问题就是怎样高效地协作、记录、处理来自全国各地的问题和需求。Worktile在这方面给了我们很大的帮助。

从个人管理开始的故事

从五月份开始，我接手了这个小团队，当时面对的问题十分的棘手——任务庞杂、知识缺乏、数据混乱……那时想得最多的，就是怎样将这个团队管理好，将千头万绪的工作梳理清楚。因为之前有使用Worktile来进行个人任务管理，所以就在团队内部推行使用，结果效果很不错，团队的效率得到了极大的提升。说到接触Worktile的缘起，是因为我个人是比较喜欢研究一些GTD和效率类的软件应用，因此国内外的协同办公类软件也多有接触。初始接触Worktile是在四月份的时候，当时也是在几个软件之间对比抉择，试用下来，最终选择了Worktile。

任务管理直击要害

由于我们负责的是全国的公司系统运维管理，所以每天都会收到很多反馈，每个月的跨部门会议上也会收到其他部门提出的需求，加上我们自己也不时有些想法，所以事情总是千头万绪，主次不清、责任不明，也难以有效的记录。这对一个五人小团队来说，即时每天工作24小时也不一定能够处理清楚。Worktile的看板管理、任务标签、拖拽功能和充足的自定义为我们提供了非常有效的解决方案。

贪多求全是种本能，我们一开始也想过采用一套庞大、完善的系统，将所有的事情都记录、处理地妥妥帖帖；但是这不太现实，除非我们自己开发出一套，或者是专门定制一套。面对千头万绪，简单的方法往往就是最有效的方法，利用Worktile中任务列表可以自定义的特点，我们在Worktile中搭建起了一套非常简单明了的流程，整个流程就四个列表【要做】、【在做】、【完成】和【待定】。

【要做】里面是本月的计划，计划的形成来自于两个方面，一是跨部门会议上其他部门提出的需求，二是【待定】列表中的任务；
【在做】是月计划的执行列表，某项任务进行中的时候就会拖拽到这个列表；
【完成】就是月计划的完成清单，完成的任务会放到这里面；
【待定】列表是比较特殊的一个，里面会存放一些计划外的需求、反馈，以及我们自己临时的一些想法，为了避免对月度计划的干扰，一般我们会将这些内容放到这里面，然后经过筛选再放到下个月的计划中。

通过这样一种稍显“简单粗暴”的方式，原本乱作一团的事情变得井井有条，并且非常直观。除此之外，再配合上其他的元素，就更加让我们的工作流程变得清晰可控了——按照任务的优先级来定义的任务标签，帮助我们从大量的工作中快速定位那些最重要最紧急的工作；检查项很好的合并了一些同类的需求，并且也很有层次感；设置上截止日期，也能很好的查漏补缺，检查完成进度。这其中最不可少的就是任务的分配，大工作量下的小团队，人力就是最重要的资源，所以对的任务指派给对的人，就能最好的利用资源，提高效率。

因此，从五月份开始，每月做好工作计划，第一时间就是将各项任务提交至worktile，做好人员分配，添加好各项检查项，添加好标签，添加好需要完成的日期。五个人，加上Worktile，就将这个庞然大物的神经系统打理的舒舒服服，这在让我们充满成就感的同时，也对这个家伙渐渐产生了依赖。

知识管理也是它的菜

Worktile的文档、文件对于我们沉淀团队的资源，形成自己的内部知识库也是助益良多。

举个简单的例子，我们要管理全国各地的网络，但是因为人力有限，所以基本的分工就是每人管理几个区域，一些基础信息，之前是各自登记，如果需要调用了，就必须问其他人要；但是如果一个人请假了，其他同事的同事对这个区域就一无所知了，就像缺了一只眼睛，事情根本处理不了。而现在通过Worktile的文档，所有的基础信息都统一登记在这里，变更也在这里，关于该地区的有关附件（例如网络拓扑图、装修图纸、强电图、弱电图、办公座位图等 等 ），全部往这里扔，不断回复即可。

例如各个地区的网络拓扑图，我们就统一回复在1楼，但由于经常会有变化需要更新文档，如是删除重新上传，就去到最后一楼了，我这里有一个小技巧，不需要删除重新上传，仍可以在一楼下载最新版本：只需要按文件搜索“XX城市网络拓扑图”，然后更新上传该文件即可，然后回到对应的文档一楼下载该拓扑图，你会发现下载的就是最新版的啦。

这样做有两个好处：
1、实现历史追踪，该文件可以下载回历史版本;
2、免去繁琐的操作流程（删除-上传新的-添加新的），现在直接更新对应文件，搞掂。
但目前该功能仍有点欠缺，就是全文搜索还不能支持。

而由于该功能可以实现协同编辑，这就避免了上传下载文档的种种麻烦；关键是，文档能查看到历史，变更的部分可以对比查看，这不单单帮我们实现了记录跟踪，对于我们进行一段时期内的总结，也有很大帮助。
说到总结，我们的月工作总结及计划提纲，也全部直接在这里提交，每个人提交自己那部分，大家都能看到其他同事的，加强各种月度任务的透明度，加强协作，也免去了邮件的收发和抄送的麻烦。

我们也会把一些制度文件、合同、培训资料等，直接上传到文件中心进行管理，方便彼此下载，还有历史版本的追溯对于合同的版本对比也有极大的意义。

Worktile自动的将各处的附件沉淀保存到文件中心的【默认】文件夹下，更是免去了我们重复地提交和整理资料，复用起来也很方便。

还有团队通讯簿，你能想到么？
我们将各业务的联系人，全部提交至这里，哪些业务该找谁，这里肯定能迅速找到。

日历免去了行政上的负担

五个人的小团队，面对巨大的工作量，很难再分出精力处理行政事务，但是这些事情往往又是不可避免的，开会、出差、请假、资产借用登记……既然已经使用了Worktile，所以我们也就尽力的开发它的潜力，日历无疑是最适合用来“当行政”的。

我们主要用它来做三方面的工作：

登记公共日历，例如一起开会、一起外出，增加参与人即可（马上会收到会议邀请邮件）；

登记个人日历，例如外出、开会、休假、一些非任务的事件等等，都不需跟我报备，直接登记在日历上，然后添加我关注；

固定资产借用登记，例如视频会议设备、投影仪等设备的借用登记，这样有其他人员需要预订借用，只需要新建日程，然后利用起止时间标示出使用的时段，这样不单让其他人知晓了目前设备的状态，也能知道自己在什么时间可以使用，管理起来实在是方便。
(下一步能够增加开放日历功能就完美了，我们只需将该日历发给同事，同事就能看到哪些时间有空闲的设备借用了)

这样在下班前再看看今天的日程，嗯嗯，很满足，收获満満的。

总之，Worktile带给我们的是一站式的服务

除了上面提到的这些，五个人覆盖全国公司的系统运维，经常出差的异地协作状态也是免不了的，Worktile在这时的优势就体现的更为明显，再配合上移动端，真正实现了云端协作。你看，现在出差、休假时，我再也不用担心查询不到需要查询到的信息了，一切掌握在“手”中。

从另一个层面来说，我们不可能每天都在全国各地飞，在其他的分子公司我们也有一些IT助手，团队实际上是一个泛团队，总部的五个人属于核心，其他的人是伸出去的神经元，但是由于他们也都只是兼职，所以平时沟通起来也是有些费力，所以我们近期也有在计划让他们也使用Worktile，进一步的加强团队的协调性，相信这会让我们省下不少的机票钱，哈哈。

当然，除了这些优点之外，Worktile还有很多地方值得优化和改进，比如日历登记数量较多的时候，不能有效的按照人员进行筛选查看，这对于我们这样重度日历使用的团队而言，会带来很多的不便。

总体而言，Worktile的功能符合我们的设想，能很大程度上满足了我们的需求，带给了我们几乎是一站式的服务；并且，它目前处于高速发展期，我们相信它每一天都会在变化，并且肯定会变得越来越完善、越人性化，这一点从他们后台的反馈，和产品的迭代改进上就可见一斑。

最后，感谢Worktile各位工作人员的努力，提供了一款如此的优秀的产品供大家使用；

也希望有机会能跟各位多多交流Worktile的应用心得，让这款管理、协作利器如同为我们量身定作的产品，谢谢！祝越办越好！