Worktile HR解决方案——提升运营效率，加强管理效能

背景介绍

人才是企业的命脉，而人力资源（Human Resources ，简称HR）作为掌握这一命脉的第一人，其重要性自然是不言而喻了。只不过在国内多数企业中，普遍面临着招聘杂乱无章、员工关系管理困难、培训考核结果容易不了了之的现象。

就拿招聘这一每个HR 都需要面对的工作来说，从简历筛选到笔试、面试，以及最终的录取，整个过程看似简单，实则是一个繁琐的过程，HR 需要参与到整个招聘流程中，对每个环节进行严格把控和统筹安排，因此当企业有大量的招聘需求时，HR 难免力不从心，加上招聘过程的繁琐、碎片化以及不透明使得公司普遍招聘结果不理想。

在worktile中以招聘项目为例 ，通过看版视图可以清晰看到各部门招聘需求 ，包括面试者来源渠道，简历上传查看 ，面试预约，发放offer，到入职等所有流程，都可以通过看版清晰直观可见 ，这样方便我们日常招聘管理，包括在简历库可以大量储备备用人才等，帮助HR 团队提高工作质量和效率，最终让企业能够有效地招贤纳士。

招聘管理

招聘流程管理
在企业招聘时，HR 需要首先确认企业的招聘需求，进而筛选简历，跟应聘者和面试官确认面试时间，到最终告知应聘者面试结果，安排入职，参与到整个招聘流程中。

简历管理
一旦招聘开始，每一个岗位HR 都需要翻阅众多简历，并将合适的简历下载下来存放，供之后的面试官查看。

下载下来的简历可以存放在任务详情中，方便需求部门和招聘部门随时查看，且能生成自动可视化的简历库。

这样的方式不仅可以替代HR 一直在电脑文件夹上存储简历的方式，还可以在没有电脑的情况下，在移动端上随时随地查看、分享简历。并且还能够直接点击简历在线预览，改变了以往招聘时需要打印简历的方式，非常节约纸张。

日历安排面试
在筛选过合适的简历之后，HR 就需要跟应聘者和面试官确认面试时间，这一阶段可以通过在【日历】上创建日程的方式完成。

首先，HR 会先联系应聘者确认面试时间，之后HR 就可以直接在【日历】上对应的时间创建面试日程 ，该日程可以以面试者的【岗位-姓名】命名，可以设置好面试的开始时间、结束时间，并支持从【网盘】中直接上传应聘者的简历到该日程下，之后只需要邀请面试官参与该日程，面试官就可以了解到面试的所有细节，从而合理的安排时间。

在创建日程安排面试的时候，为了避开面试官忙碌的时刻，HR 可以在新建日程页面打开【日程排期小助手】，查看面试官、要使用的会议资源的忙/闲排期，找到最合适的面试时间与地点，再也不用打电话或是发邮件反复确认开会时间。

关于面试过程中有任何的疑问，面试官和HR 还可以通过【评论】进行线上交流，不用再通过传统方式对接，避免消息的不及时性从而影响到面试效率。每次的面试结果，面试官也可以直接在评论中告知HR，方便HR 进行后续的工作。

最终确定录取的候选人，HR 就可以发放Offer 安排入职，而对于不合适的应聘者，可以重新编辑日程名称以做记录，作为公司的人才储备资源。

员工关系管理

员工入职管理
员工关系管理首先要进行的就是员工入职管理。HR 作为入职员工在公司接触的第一人，如果HR 能够在第一天为新员工提供一些帮助，让新员工对企业、对工作、对同事都有一个好的了解和熟悉，那么他会很快地在新的环境中投入工作。

因此在员工入职时，HR 需要给予一个清晰且没有压力的入职流程，帮助新员工有效地提交材料、签订合同，了解企业的架构、制度章程、岗位职责以及相关的培训事宜。

而使用Worktile ，HR 除了可以快速的拿到员工的资料，还可以让员工在第一时间掌握到入职有关的全部事宜，并合理的安排自己的时间，完成入职流程。

具体方法如下：

创建一个入职项目，并创建【入职准备】、【入职第一天】、【入职第一周】和【工作评估】四个任务列表，添加新员工、HR、培训负责人加入，这样新员工就可以根据项目内的任务指引完成入职流程：

• 入职准备：该列表列出了所有需要新员工提交的材料信息，新员工可以按照该表进行准备；
• 入职第一天：正式入职时，除了需要登记各种信息，还需要了解公司的各项工作制度，新员工可以查看该列表上的任务详情了解；
• 入职第一周：一周内新员工需要掌握的信息都存放在该列表上，包括工作内容、培训内容等；
• 工作评估：用来记录员工在不同阶段的工作评估结果。

Tips：由于项目可以进行拷贝，可以直接创建名为【入职培训】项目模板，当有新员工入职时，只需要将拷贝项目模板，并将项目名称命名为【该员工姓名-职位】即可，且不同的入职流程，也可以直接在项目内添加任务列表、更改任务名称、拖动任务顺序来建立相应的模板。

员工离职管理
除了对新员工、在职员工的关系管理，HR 还要管理好离职员工关系。这部分也可以通过员工离职的项目完成。

和入职管理的项目一样，员工离职的项目也可以实现创建好项目模板，在项目内搭建好离职流程，比方说创建帐号清理、协议及服务、资产归还的任务列表，员工只需要按照任务指引一步步办理离职手续即可：

培训管理

新员工入职培训，是员工进入企业后工作的第一个环节。成功的新员工培训可以起到传递企业价值观和核心理念，并塑造员工行为的作用，它在新员工和企业之间架起了沟通和理解的桥梁，为新员工迅速适应企业环境打下了坚实的基础。

整个培训流程，从了解培训事宜介绍到安排培训时间再到最终的考核评估，HR 也可以通过上述新员工的【入职培训】项目完成。

该项目中的【入职第一周】列表上，已经为新员工创建好了有关【新手培训】和【公司产品培训】的任务，并在任务详情中添加好了培训的有关事宜和培训的资料。

HR 可以通过设置截止时间的方式，确定培训的日期；也可以在日历上创建培训日程，邀请培训的负责人和员工参与，完成培训：

培训结束后，关于培训的考核和评估结果也可以放在【入职培训】项目的【工作评估与个人述职】的任务中。

Tips ：由于培训阶段多是发生在员工入职之处，因此可以直接在入职的项目中完成，不需要再创建项目。

统计报表
生成自动化的统计报表，方便做好人员入职离职分析、招聘数据分析等。

考勤审批

所有的企业都会面临员工请假的情况，但员工通过邮件、聊天工具、短信等请假的方式，容易让HR 面临信息来源杂乱、不及时、难以汇总等尴尬局面。

使用Worktile 的【审批】功能，可以有效的解决以上问题。审批功能，目前支持加班、报销、请假、出差、外出等多种类型，员工可以按需选择，只需要在提交审批时，将审批人添加为自己的直属领导，并知会HR，领导便可以收到员工的请假申请，查看请假事由、时长等详细信息，及时批准他们的申请。而HR 也可以根据审批的结果记录该员工的考勤情况。

除此之外，在每月进行考勤汇总时，HR 可以直接通过审批当中【知会我的】查看所有员工的全部审批记录，并通过时间、成员的筛选方式，记录每个成员在当月的考勤，从而换算到薪资：

总结

HR 作为企业内协调各部门的重要角色，将所有信息在各部门间高效流转、防止人才内耗是工作的重中之重，尤其是在当下互联网时代越来越多企业开始追求精简流程、高效办公的时代。因此，HR借助Worktile 来管理工作，可以帮助HR 告别混乱冗长的招聘流程，协调好各部门之间的配合、降低沟通成本，不再为琐事而烦恼，将更多的精力放在助力企业发展的事情上。

Worktile2018年已上线最新的7.0版本，项目管理、任务管理功能更加强大，详细内容可参考:

Worktile v7.0，给你史上最强大的项目管理工具
走进Worktile 7.0（二）：如何以任务更好地承载工作
走进Worktile 7.0（三）：任务状态和工作流