如何选择项目管理软件

项目管理软件选择并不容易,因为要考虑到企业行业、企业规模、制度、流程、成本预算等方面因素的影响,所以不同的企业的使用策略并不一样。但在选择的过程也可以主要分为以下几大步骤:1、首先要明确自己的实际需求;2、其次是挑选适合自己的部署模式;3、选择有足够灵活的软件;4、选择口碑好、有成功案例的软件;

如何选择项目管理软件

1、明确自己的实际需求

常见的企业管理软件主要有工程项目管理软件、软件研发项目管理软件、通用项目管理软件等几种。

在选择之前企业首先明确自身急需要解决的问题是哪个版块,以自身需求为导向,就不会由于选择太多而不知道选什么。

因为无论什么软件,它只是一款工具而已,目的是帮你做好管理,而不是颠覆现有管理模式,所以要根据企业问题所在去考虑最合适的管理软件

所以在选择前,要根据所处的企业行业、企业规模、制度、流程、成本预算自身的情况,确定自己想要解决什么问题、满足什么功能,然后再去挑选合适的平台软件。

我们在项目管理过程中一般需要完成以下 14 项内容

1、对项目进行前期调查、收集整理相关资料,制定初步的项目可行性研究报告,为决策层提供建议。协同配合制定和申报立项报告材料;

2、对项目进行分析和需求策划;

3、对项目的组成部分或模块进行完整系统设计;

4、制定项目目标及项目计划、项目进度表;

5、制定项目执行和控制的基本计划;

6、建立项目管理的信息系统;

7、项目进程控制,配合各项目干系人对项目进行良好的管理;

8、跟踪和分析成本;

9、记录并向产品经理传达项目进展信息;

10、管理项目中的问题、风险和变化;

11、项目团队的组织建设;

12、各部门、各项目组之间的协调并组织项目培训工作;

13、项目及项目经理考核;

14、理解并贯彻公司长期和短期的方针与政策,用以指导公司所有项目的开展。

这 14 项项目管理的工作中,其中有 8 项涉及对外的沟通,至少 10 项涉及汇报,那我们就清楚了,一些办公室的通用工具,是我们不得不掌握和熟练应用的,比如说 PPT,比如说 Excel。

再者,项目组织中建设的沟通渠道,也是需要工具来辅助的,最简单的,有的团队就用微信群做沟通工具,有的小型创业公司用 Worktile,大型的企业用邮件系统,用微软的一整套解决的方案,甚至需要思科的视频会议系统。

除此之外,我们也能看到一些特别的功能需求,是项目管理才需要的,比如制定项目的目标,制定项目计划,安排项目进度,监控项目的进展,控制和分析成本,监控项目的风险和变化等等。

还有一些工作,我们无法定向的找到对应工具,比如说项目团队的组织建设,团队建设可以是一次出游,或是召开一次会议,因为没有一个特定的形式,所以也不属于项目管理工具所要求的。

其实,项目管理工具的优劣就是评估它所具备项目管理的功能的强弱,最基本的项目管理工具,一定要具备的功能包含:

  • 能定义任务
  • 定义项目任务的时间
  • 能对任务指派负责人
  • 能在工具当中分配资源
  • 能对项目的执行情况进行跟踪
  • 能建立子项目模块
  • 能定义项目的里程碑
  • 能建立任务与任务之间的逻辑关系
  • 能将任务进行简单的分组
  • 具有基本的筛选过滤功能

那更高级一些的项目管理的工具可能拥有强大的信息管理系统。【延伸阅读:国内外最顶级的十款项目管理软件盘点

2、挑选合适的部署方式

虽然说市场上管理软件的部署方式大致分为租用部署和本地部署两种。

对于那种信息差并不大,成本有限的中小企业来说,一般情况下并不会选择本地化部署这种方式,而是选择租用部署。

租用部署模式,是部署在云端,由SaaS软件服务提供商,事先为企业搭建好企业信息化所需要的所有网络基础设施、软件、服务器、数据库、安全加密措施等,开发/实施周期短,花费少,使用人员无论是在家、出差中、还是在火车、地铁、公交车上,只要能上网都可以随时随地访问系统。

相对的,本地化部署模式,是将软件部署实施在企业内部,这种模式需要企业自行准备数据库、服务器,自行配制网络环境和带宽以及配有专人维护。投入和维护成本相当高,但安全性也是要强于租用部署的方式。

3、选择有足够灵活的软件

企业都是在不断的发展壮大中,其管理需求也会随之增加。一款好的管理软件,除了安全、便捷、高效之外,还需要能够紧随企业发展的步伐,提供二次开发,扩展更多的功能,以满足企业不同发展阶段的不同需求。

所以,挑选的软件要有足够的灵活性,要能根据需要扩展调整。不能提供二次开发、无法实现应用功能扩展的软件一般无需考虑。

4、选择口碑好、有成功案例的软件

这个应该不用多说吧!口碑是最好的证书;成功案例能体现更多的实力保证。

服务好的软件商,从售前、售中、售后都是有专门对口的咨询顾问全程协助,从软件的实施培训,后期的日常维护等一系列服务都是非常到位的;软件供应商的技术服务人员具备较强的技术水平,成功案例多,会让你少走弯路,缩短不必要的时间,快速为企业解决问题。

就比如我司的项目管理软件 Worktile,像中国联通、蔚来汽车、搜狐畅游、海底捞都是他们的客户。虽然他们最主要的作用是进行项目管理、OKR目标管理,但同时也兼备人力资源管理、资产管理、行政管理、企业文档管理等能力。

除此之外它还具备研发管理、敏捷管理、测试管理、wiki等其他的子产品,能够随时打通,深度软融合,以满足企业的扩张而产生的需求扩张问题。

文章标题:如何选择项目管理软件,发布者:刘佳,转载请注明出处:https://worktile.com/kb/p/6338

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