如何做好项目计划安排

做好项目计划安排的步骤：一、向主要利益干系人解释项目，定义目标，获得初步认同；二、列出项目OKR；三、创建项目文档；四、制定项目时间表；五、定义角色、职责和资源；六、制定工作和协作流程；七、权衡项目风险；八、召开项目启动会。任何项目的第一步都要定义“是什么”和“为什么”。

一、向主要利益干系人解释项目，定义目标，获得初步认同

任何项目的第一步都要定义“是什么”和“为什么”。公司高管和客户等主要利益干系人有权决定一个项目是否能够成功执行，因为他们可以有效评估该项目价值是否满足各方需求目标。即使项目由CEO发起，也应该得到主要利益干系人的评估和认同。

通过和主要利益干系人的初步评估来达成项目共识，以此确定项目目标和价值是必不可少的一步。此外，还需要确认项目的预期结果、执行范围、成本预算和时间节点，为项目的执行计划奠定坚实基础。

二、列出项目OKR

根据以往一些项目总监的经验，缺乏明确目标导致项目失败的概率高达37％。没有明确的目标，项目计划就无法进一步设定正确的要求、任务和截止日期等执行细节。OKR是一种英特尔和谷歌公司在用的有效目标管理方法。比如现在您已经从关键利益干系人获得需求列表，以及要支持的项目清单，那么你要如何将这些项目与团队以及公司的OKR对齐呢？

具体的做法可以尝试在项目计划板上写下项目目标，并将目标和利益干系人的需求关联起来。然后将在计划表上建立实现这些目标所需的计划、里程碑和任务。（里程碑指的是记录和定义项目重大事件和进展的时间节点）。例如，项目产品发布是一个重要的里程碑交付截点，要实现这个目标里程碑，我们需要细化具体的执行工作，以便每个人都清楚目标的交付预期、交付时间和进展是什么。

三、创建项目文档

有效明确了项目目标和执行范围并得到了团队认同后，可以创建一个项目文档，详细说明项目目标的执行计划等。可以从定义每个目标阶段或里程碑的交付物开始，说明达成交付目标需要完成的一系列任务，对于每项任务，详细说明时间周期、必要资源以及负责人等任务细节。另外，将项目文档实时共享，减少沟通同步的协作成本。

在一项Wellingstone的项目管理状况的调查中，25％的项目经理表示他们“从未”或“偶尔”编写项目具体执行文档。虽然不是必要，但项目执行文档是一个可行的标准做法，它可以确保项目成员及时知晓项目的宏观目标以及具体执行细节，提高项目的成功率。

四、制定项目时间表

在上述步骤中确定了项目目标、里程碑和执行任务后，这时可以将您的项目以时间表的形式直观展示出来了。甘特图是一个方便的工具，帮助项目的时间截点可视化。这是一个交互式时间表，可让您完整了解项目的动态进度、工作的范围和依赖事项。

依赖项是指在其他任务开始前必须完成的任务。当您规划任务时，可以将较大的任务分解为较小的子任务，这样对于项目的进度跟踪和资源管理会更轻松。

五、定义角色、职责和资源

资源是指完成项目所需的人员、设备和资金。在这其中人力资源的估算很重要，即使是很熟悉项目计划制定的人，也会低估人力资源估算的重要性。这里推荐RACI图表，这是一个相对直观的模型，可以明确项目团队的各个角色及其相关责任。

在规划项目时，请考虑影响项目预期交付时间和预算成本的因素。保持较高的投入产出水平控制项目按计划完成是项目成功的关键。这里推荐项目经理可以使用资源管理工具来跟踪当前项目团队成员的人力占用情况，根据不同资源的分配粒度调整分配方式，不断推动资源平衡，资源管理工具一般会灵活地从整个工作流程的角度让项目任务和成员容量可视化。

六、制定工作和协作流程

根据一项麦肯锡的调研统计，平均一名员工会在每周花费近20％的时间搜索和收集信息。这很大概率是低效的沟通协同方式导致的。当团队成员每次都需要通过电子邮件等主动获取最新项目任务信息时，繁琐的沟通过程会让他们的工作动机下降。

通过将项目的所有信息（如目标、里程碑、资源、任务、会议、截止日期、文件、更新同步等）都展示在同一个协作工具可以实现信息的实时更新和同步。这样就可以轻松管理项目相关方、跟踪项目进度、共享更新项目信息。因此在项目启动前需要建立一套沟通协作方式是必要的，而选择一个项目协同工具便可以让团队每个成员快速启动工作。

七、权衡项目风险

即使是编写项目计划的专家，在项目实际执行的过程中也是无法避免各种意外的。因此，在安排项目任务时，要确保每位成员都知道自己职责，并做好了充足信息同步沟通。此外，在启动项目前请仔细评估项目的风险，例如即将到来的假期、客户需求变动、设备故障、员工请假、出差甚至离职等等影响计划容量的因素。建议列出项目中的关键负责人，预先沟通风险和应对措施。在安排一些关键任务时，还可以适度添加缓冲时间，以便意外发生时有调整的回旋余地。

八、召开项目启动会

每个成功的项目都需要从启动开始。项目规划一切准备就绪后，就可以和团队成员、主要利益干系人在项目启动会上同步了。您的会议目标应该是让每个人聚焦在项目上，了解项目目标、角色、流程和时间截点。会议议程应该包括上述步骤所提及的内容：明确项目目标和实现价值；列出项目预交付资产；展示利益相关者需求与项目任务之间的联系；显示项目的里程碑和时间线，以便每个人都可以看到依赖项和日期；描述每个利益相关者的角色和责任；明确沟通协作机制，每个人将在哪里沟通，在哪里获取信息，以及向谁提问；讨论项目预期风险和应对措施；和团队成员相互承诺。

延伸阅读：

什么是项目计划？

项目计划是根据对未来的项目决策，项目执行机构选择制定包括项目目标、工程标准、项目预算、实施程序及实施方案等的活动。在一个具体的项目环境中，它可以说是预先确定的行动纲领。制定项目计划旨在消除或减少不确定性； 改善经营效率； 对项目目标有更好的理解及为项目监控提供依据。在立项以后，项目成败关键在项目经理，因此，他必须参与从研究到实施全程的决策。项目计划主要有以下几个方面工作内容： 项目目标的确立、实施方案的制定、预算的编制、预测的进行、人员的组织、政策的确立、执行程序的安排及标准的选用。项目计划应既有系统性又有灵活性。