如何建立团队共识？提升团队协作效率的5项实践

带领团队从来都不是一件容易的事。随着远程和混合办公日益普及，让团队成员保持联系、朝着共同目标努力，也变得更加困难。建立团队共识，意味着成员既要知道“做什么”，也要理解“为什么”。

海外某企业的一项研究表明，建立共同理解，是团队有效沟通、应对不确定性并实现目标的重要基础。世上没有完美的团队，也没有完美的领导者，但通过持续改进，我们可以逐步接近理想状态。

什么是团队共识？

团队共识，是指团队成员对三个关键问题形成共同理解：团队要实现什么目标，为什么选择当前策略，以及每个人承担哪些职责。这并不意味着所有人必须对每件事持相同意见，而是要对目标、行动依据和责任分工有清晰、一致的认识。这样的共识，需要通过清晰沟通、积极倾听，以及定期反馈和协调来建立。

工作环境与经济形势不断变化，企业和团队需要及时调整方向，适应新的需求。为此，领导者应提供明确、可落实的战略指引，帮助成员理解工作背后的“为什么”，而不只是告诉他们“做什么”。让成员参与具体行动的规划与执行，有助于增强他们对工作成果的责任感，也能让他们根据实际变化及时作出调整。

为什么团队共识至关重要？

具体而言，共识程度较高的团队，更有可能：

• 满足利益相关者的期望；
• 高效利用资源；
• 提出新想法；
• 为自己的工作感到自豪，并从中获得意义感；
• 以更充沛的精力和更高的热情投入工作。

在2023年1月开展的第四轮团队状况调查中，研究人员调查了来自澳大利亚、欧洲、美国和印度的数千名知识工作者，其中52%的受访者认为自己担任团队领导角色。约75%的受访者表示，团队内部已形成共识。这也意味着，仍有约四分之一的受访者所在团队缺乏共识，其影响不容忽视。

团队与领导层之间仍存在理解差距

调查发现，团队与领导者之间仍存在理解上的脱节：许多受访者知道自己应该做什么，却不清楚为什么要这样做。

尽管82.9%的受访者认为团队成员的角色清晰明确，但只有65.9%认为团队拥有足以指导各项工作的整体战略。决策透明度同样有待提高：仅有60%的受访者表示，他们能够了解决策过程。

更值得关注的是，只有55%的受访者认为，团队会及时向利益相关者征求反馈，以了解目标的推进情况。缺少反馈，团队就难以判断当前工作是否符合预期，也更难实现领导者期待的业务成果。

建立团队共识的基础：心理安全与透明沟通

开展上述调查的企业自身也面临这些挑战。其初步内部研究发现，目标清晰度与生产力之间存在明显关联。这说明，帮助成员理解目标及其背后的理由，值得团队持续投入精力。

健康、沟通顺畅的团队，离不开开放、灵活且能够适应变化的文化。在采取具体措施之前，团队需要先具备这样的基础。

营造心理安全的氛围

当团队具备心理安全感时，成员能够放心表达意见、提出疑问，也敢于尝试可能失败的新方法。缺乏心理安全感，则会阻碍共识的形成。

例如，当成员不理解团队的目标或策略时，只有敢于说出困惑，才有机会消除疑问。否则，团队可能表面上无人反对，实际上却各有各的理解。

因此，要留出时间，帮助成员建立联系，鼓励每个人坦诚表达想法。面对错误，应将其视为学习和改进的机会，而不是惩罚的理由。

保持开放、透明的沟通

鼓励成员分享观点、提出问题并提供反馈，借助即时聊天、视频会议和共享文档等工具，保持联系，确保信息畅通。

作出决策时，应清楚说明依据；方向发生变化时，也应及时解释原因。只有理解了决策背后的思路，成员才能将其落实到日常工作中，更有效地实现预期成果。

如何建立团队共识：5项具体实践

团队可以借助一系列协作练习，逐步明确目标、厘清职责、改善配合。这些练习适合以工作坊的形式开展，让成员共同讨论，并将讨论结果整理成便于查阅和更新的文档。

1. 明确团队的使命与目标

确保每位成员都理解：团队希望实现什么，以及这些目标为什么重要。

制作一份“团队海报”，以直观的方式梳理团队使命、具体目标和衡量成功的指标，可以帮助成员对努力方向形成共同认识。

随后，补充成员介绍、常见问题解答和联系方式等基本信息，并将完整内容分享给利益相关者及相关协作团队，让大家清楚了解团队要做什么、为什么做，以及准备如何实现目标。

2. 明确分工与决策权限

组织一次角色与职责讨论，明确每位成员的责任范围，以及相应的决策权限。

决策权归属不清，容易引发分歧；职责界限模糊，则可能导致重复劳动。如果每件事都必须得到所有人的一致同意，也容易造成决策疲劳，拖慢工作进度。

通过共同讨论，厘清职责与期望，有助于赋予成员相应的自主权，让他们能够根据实际情况灵活调整工作，更好地推动团队目标的实现。

3. 制定团队工作约定

每个人都有不同的价值观、工作习惯和个人偏好，分布式办公又增加了协作的复杂性。因此，团队需要制定共同遵守的工作约定，明确彼此如何配合。

这份约定可以涵盖：

• 使用哪些沟通渠道，在什么时间、为哪些事项进行沟通；
• 如何兼顾成员的个人需求与工作偏好；
• 如何安排日常工作节奏与协作流程。

要让约定落实到日常工作，还需要明确任务和信息的记录位置。例如，团队可以借助通用项目协作系统 Worktile，利用任务、项目、文档、即时沟通和日历等功能，记录分工、共享资料并安排协作时间，让成员知道去哪里查看进展、获取信息。

领导者还应明确：哪些重要决策需要提交上级，应如何提交，以及如何向成员说明最终决定及其理由。清晰的流程能够减少不确定性，帮助成员集中精力推进工作。

4. 定期协调团队内部与跨团队协作

梳理团队的协作网络，识别对实现目标至关重要的其他团队，明确彼此的协作关系，并指定对接负责人。

花时间了解这些关系，采取具体措施改善跨团队协作，有助于团队与关键伙伴保持联系，共同推进目标。

对于研发团队，这种协作还贯穿客户反馈、需求评审、开发、测试和发布等环节。例如，研发管理工具 PingCode 覆盖从团队目标、客户反馈到需求与项目交付的管理过程，并支持通过 Wiki 积累知识和经验。团队可以将需求背景、评审结论与实施过程中的经验记录下来，为不同环节的成员理解工作目标和决策依据提供参考。

同时，也要持续关注团队内部的协作状况。定期沟通，确认成员对目标、优先事项和下一步行动的理解是否一致。还可以定期开展团队协作评估，检查沟通、分工和配合中存在哪些问题，并据此改进。

5. 定期复盘，庆祝成功并从失败中学习

认可并庆祝团队的成就，同时将失败视为学习、改进和深化共同理解的机会。

每月开展一次团队回顾，梳理哪些做法有效、哪些环节需要调整，并将这些发现转化为具体的后续行动。

改变需要时间，也需要持续推动。与成员共同制定周密的改进计划，明确调整方向、实施步骤和推进方式，才能让变化真正发生。

让团队共识成为持续的实践

在节奏快、变化多、成员分散的工作环境中，共识是高效协作的重要基础。通过开放沟通、明确共同目标，并帮助成员理解工作的意义，团队能够增强韧性、激发创新，以更积极的状态应对挑战。

共识也不是一次会议就能完成的任务。随着目标、人员和环境发生变化，团队需要不断检视和更新共同理解，让它始终能够指导实际工作。

正如软件开发需要持续迭代，团队的协作方式也需要不断改进。客户和协作伙伴的反馈同样是这一过程的重要组成部分。保持开放、主动寻求反馈、共同探索解决办法，才能让团队在变化中持续学习、稳步前进。