如何提升团队协作效率？六大常见问题及解决方法

团队协作中常见的问题包括工作投入不足、缺乏信任、信息孤岛、短期思维、目标不明确和人际冲突。提升团队协作效率，需要先识别具体障碍，再通过有效沟通、信息共享和明确目标等方式逐一解决。

“团队合作成就梦想”这句话不无道理，但合作并不总是一帆风顺。如果你的团队曾遇到这些问题，你一定知道：原本满怀期待的合作，也可能很快变成令人头疼的难题。

我们对团队协作中的这些挑战并不陌生，也一直乐于分享经验：哪些方法行之有效，哪些做法收效甚微。为此，我向几位资深同事请教，探讨团队最常遇到的协作难题：如何识别问题的早期迹象，发现问题后该怎样应对，又该如何防患于未然。

以下是他们的经验与建议。

一、工作投入不足：如何调动团队积极性

对工作充满热情的团队，通常更善于解决棘手问题，也更有可能按时达成目标。然而，当工作压力增加、团队成员面对面交流的机会减少时，保持工作热情也可能变得更加困难。

如何识别

海外某科技公司人才主管莎拉·拉尔森表示：“如果团队的即时沟通频道一片沉寂，连日常任务都变得难以推进，就可能意味着员工的工作投入度正在下降。”

其他迹象还包括抵触变革、工作质量下滑、交付延误，以及普遍存在的安于现状心态。如果原本热情积极、乐于交流的成员逐渐变得疏离冷淡，只愿意完成最低限度的工作，就需要认真了解原因。

如何应对

要重新调动团队的积极性，莎拉推荐两种做法。

首先，定期与团队成员进行一对一交流。不要只谈项目进展，也要问问他们对工作的感受，以及你能提供哪些支持。同时，别忘了肯定他们的成绩。

“哪怕只是请他们喝杯咖啡，或在团队沟通频道里公开表扬，也能带来很大的鼓舞，让他们更有动力把工作做好。”她说。

其次，帮助成员看清自己的工作与公司整体目标之间的联系。

“要明确说明，一项任务或一个项目究竟在支持公司的哪项目标。”莎拉说，“如果连你也说不清这种联系，就该问问自己：这项工作真的有必要做吗？”

她还建议分享客户反馈和真实案例，让成员看到自己的工作带来了怎样的影响；同时，创造跨职能合作的机会，帮助大家理解各自的工作如何共同促成最终成果。

如何预防

要让团队保持投入，最直接的办法就是主动询问，并认真倾听。你可以每季度开展一次全员调查，也可以在一对一谈话中进行非正式交流，具体形式不必拘泥。

还可以借鉴畅销书作家丹·平克的观点：营造一种工作环境，让员工理解工作的意义，有机会不断提升能力，并能自主安排日常工作。

自主、精进与使命感，共同激发内在动力。相比单纯依赖奖励和惩罚，这种动力往往更持久。

正如平克在《驱动力》中所表达的：控制让人服从，自主让人投入。

二、缺乏信任：如何建立团队信任

新团队刚组建时，成员之间往往还没有充分建立信任，也未必存在不信任。最初的几次互动，会影响彼此的关系走向。

研究未来工作方式的多姆·普赖斯认为，管理者的职责，就是营造有利于信任逐步建立的环境。

如何识别

信任问题并不容易识别，有些迹象甚至与直觉相反。成员之间频频击掌庆祝，未必说明他们真正信任彼此。

“要留意两个极端，”多姆说，“如果所有人总是笑容满面，他们可能没有表达真实感受；如果大家都垂头丧气、沉默寡言，对失败听之任之，只是机械地完成日常工作，同样值得警惕。”

表面的和气，不能代替坦诚的交流。

如何应对

建立信任，离不开同理心、坦诚和真诚。但这些需要时间积累。那么，管理者现在就能做些什么？

多姆建议，先帮助团队明确三个问题：

• 我们的共同使命是什么？
• 每个人能为团队作出什么贡献？
• 在协作中，大家对彼此有哪些期待？

这些问题的答案，构成了团队共同遵守的协作约定。管理者不仅要推动大家达成共识，还要确保约定落实到日常行动中。

成员的行为越符合共同约定，彼此的预期就越稳定，信任也越容易建立。

如何预防

要避免信任问题出现或重演，就要持续增进成员之间的联系和归属感，而这需要投入时间。

“我们不知不觉地让人际交往变得过于功利，”多姆指出，“花时间了解彼此，才能建立团队凝聚力和真诚的关系。”

哪怕只是在会议开始前聊上几分钟，也能为相互了解创造机会。

当成员能够坦然表达不同意见，不必担心伤害同事关系，也不必担心因此受到不公正对待时，就说明团队正在建立更扎实的信任。

多姆还建议定期开展“团队健康检查”，共同审视协作状况，尽早发现潜在问题，避免小摩擦积累成大障碍。

三、信息孤岛：如何促进团队信息共享

在团队或部门内部，有人可能会把知识和信息掌握在自己手中，希望借此获得竞争优势，或巩固自己的地位。但更多时候，信息不流通并非出于刻意隐瞒，而是因为大家忙于手头事务，忽略了分享。

在二十多年的职业生涯中，我见过无数这样的情形：工作一忙起来，信息共享就被抛到了脑后。

如何识别

团队内部关系紧张、争执增多，可能与信息不对称有关。

重复劳动也是一个重要信号。当成员不了解同事正在做什么，也不知道团队过去尝试过哪些方法时，就很容易重复投入时间，解决已经有人处理过的问题。

如何应对

作为管理者，你至少需要做好两件事。

第一，以身作则，主动分享信息。对于正在推进的工作，积极向团队成员和其他同事征求反馈。在符合保密要求和访问权限规定的前提下，让工作文档、项目页面和共享资料向相关人员开放，并且便于查找。也可以适当公开工作日程，方便同事协调时间和安排协作。

第二，及时肯定信息共享带来的成效。例如，你因为顺利找到了所需资料，省去了半小时四处询问的时间，就可以公开感谢整理和分享资料的同事。让大家看到，开放协作带来的好处既具体，也值得认可。

如果信息孤岛源于成员之间的矛盾，你还需要承担调解者的角色，修复关系，重建信任。

如何预防

多年来与不同团队合作的经验让我认识到，预防信息孤岛的关键之一，是让员工感受到自身的价值。

当成员确信自己的贡献受到认可，不必靠独占信息来证明不可替代性时，通常会更愿意分享，也更容易以合作的态度看待同事。

合适的信息共享工具同样重要。关键在于合理设置权限，让可以共享的信息默认向相关人员开放，并保持清晰的组织方式，方便大家检索和使用。

对于跨部门协作团队，可以借助 Worktile 这类通用项目协作系统，将任务、项目文档、即时沟通和日历集中管理，让成员在同一处查看工作安排、查找资料并开展讨论。配合及时更新信息的约定，有助于减少资料分散和反复询问带来的沟通成本。

四、只顾眼前：如何培养团队的长期思维

团队有时确实需要专注于眼前的任务，采取短期行动。但如果这些行动没有服务于长期目标，就容易被各种看似诱人的机会牵着走，忙碌许久，却没有取得实质进展。

如何识别

业务战略与运营主管大卫·特恩奎斯特认为，健康的团队应该能够清楚地说明自己的长期目标，也就是指引方向的“北极星”。

“团队启动一个新项目时，问问他们为什么要做，”他说，“如果他们具备长远眼光，就能解释这个项目与长期目标之间的联系。”

如果解释不清，就需要重新审视项目的价值。

另一个判断方法，尤其适用于快速发展的组织：观察团队制定战略时，是只考虑眼下的情况，还是已经在为未来几年的变化作准备。就像打冰球一样，不能只追着冰球现在的位置跑，还要判断它接下来会去哪里。

大卫还建议关注团队对变革的态度。过于安于现状，往往会让团队忽视未来发展的机会。

如何应对

要帮助团队跳出短期思维，管理者就要在日常沟通中反复说明长期目标，让它成为判断工作优先级的依据。

大卫以所在公司推动客户迁移至云产品的工作为例：“我们在办公室的屏幕上持续展示迁移进度和相关信息，公司的两位联合负责人也会在每次全员大会上谈到这项工作。”

这些做法让长期目标持续出现在员工视野中，而不是停留在年度规划文件里。

同时，要鼓励团队在提出新项目时，说明项目如何支持长期目标。如果无法建立这种联系，就需要重新审视项目构想，必要时调整方向。

如何预防

持续追问“为什么要做”，是避免短期思维的有效方法。

大卫和他的团队会定期对照长期目标，审视手头的所有项目。

“有时候，目标或项目方向会发生变化，团队很容易在不知不觉中偏离轨道，”他说，“不断检查项目是否符合当前目标，既能提醒大家着眼长远，也能帮助我们及时调整方向。”

他还建议管理者专门留出时间，让团队暂时跳出日常任务，自由探索新的可能。

当人长期被琐事牵着走时，思考也容易局限于眼前。讨论下一个值得投入的重要项目，有助于团队重新打开视野。

五、目标不明确：如何统一团队目标与优先级

许多组织都会在公司或部门层面设定雄心勃勃、着眼未来的目标。但这些目标能否真正指导日常工作，取决于团队是否理解它们，以及是否知道自己该如何作出贡献。

高级项目经理罗恩·罗曼介绍，在他所在的公司，团队约 60% 的工作应当支持这些整体目标。这当然不意味着剩下的 40% 可以漫无目的地开展，但现实中，团队确实可能把精力分散到缺乏明确方向的工作上。

如何识别

“我们偶尔会看到，一些团队做完一个项目就立刻转向下一个，从不停下来看看，自己是否真正达成了预期目标。”罗恩说。

这往往说明，团队从一开始就没有想清楚：为什么要做这项工作，又该以什么标准判断它是否成功？

另一个危险信号是，成员各自追求不同的结果。跨职能项目团队尤其容易出现这种情况。

例如，作为撰稿人，我在为营销活动撰写文案时，可能更重视表达是否清晰、文字是否易读；而负责活动的策略师，可能更关注核心信息是否准确传达、产品定位是否鲜明。

这些侧重点本身并没有错。但如果大家对项目目标和优先级缺乏共识，就容易产生分歧，拖累项目进展，甚至损害合作关系。

如何应对

如果团队已经出现这种情况，最好的办法就是暂时停下来，重新厘清目标，建立共识。

“很多管理者不愿意放慢节奏，”罗恩说，“但如果方向错了，继续推进造成的损失，远比花半天时间让大家对共同目标达成一致要大。”

可以组织一次目标共识工作坊，并加入优先级权衡练习，让成员具体讨论：这个项目最看重什么？当速度、质量、成本或其他要求发生冲突时，该如何取舍？

讨论得越具体，后续决策就越有依据。

如何预防

要避免目标混乱，可以采用结构化的目标设定与管理方法。

罗恩推崇 OKR，即“目标与关键成果”方法，也认为团队可以根据自身情况，采用关键绩效指标、宏大而富有挑战性的目标，或遵循 SMART 原则设定目标。

选择哪种方法，需要结合团队实际。更重要的是让目标清楚、可理解，并在工作中持续发挥作用。

“关键是设定目标，并对实现目标负责，”他提醒道，“如果你不始终把目标放在首位，最终就会接下太多与目标无关的项目。”

对于研发团队，还可以借助 PingCode 这类研发管理工具，在同一套体系中管理团队目标、客户反馈、需求评审与排期，以及开发、测试和发布过程，并通过 Wiki 积累相关知识与经验。团队在定期复盘时，可以结合这些记录检查需求优先级和交付成果是否仍然服务于既定目标，让目标管理落实到具体工作中。

六、人际冲突：如何化解团队成员之间的矛盾

无论是公开的争执，还是持续存在的隐性敌意，人际冲突都会迅速消磨团队士气。

如何识别

团队气氛变得紧张，普通讨论很快升级为争吵。有时，缺勤明显增多，或者某位成员突然开始回避会议，却没有明确原因。

“言语和非言语信号，都是很好的观察线索。”员工关系经理苏珊·凯尔博格说。

例如，成员在会议上彼此冷嘲热讽，或故意无视正在发言的同事，都是值得关注的信号。

如果难以确定问题出在哪里，她建议与成员分别进行一对一交流，了解他们对团队的真实感受。

如何应对

人际冲突通常不难察觉，解决起来却需要耐心和诚意。

苏珊建议管理者直面问题，同时注意表达方式。

“直接与相关员工沟通，是一个好的起点，”她说，“认真倾听，再用自己的话复述对问题的理解，确认没有误解。然后，与他们一起讨论可行的解决办法，减少问题再次发生的可能。”

她建议先与相关成员分别交谈，避免讨论演变成相互指责。沟通一开始，就应说明目的是帮助团队更好地合作，而不是把某个人认定为问题的根源。

倾听时，也要认真对待成员对团队文化、组织结构和工作流程提出的意见。有时，看似是性格不合，背后却存在职责不清、安排不合理或沟通不畅等问题。一处恰当的调整，就可能缓解长期摩擦。

如果公司设有员工关系专员，应尽早请他们提供专业支持，协助管理者和员工化解冲突，让各方更安心地参与沟通。

如何预防

招聘外部成员时，让现有团队成员参与面试，有助于提前了解候选人的沟通习惯和协作方式，识别双方可能需要磨合的地方。

即使新成员来自公司内部，苏珊也建议为其安排一位入职伙伴，并组织适当的团队活动，帮助大家建立联系，加深对彼此经历、想法和工作方式的理解。

在面试中考察价值观是否契合，也有助于团队在工作和协作的基本原则上形成共识，同时容纳不同的背景、技能和思维方式。

人际冲突无法完全避免，但通过改进招聘与入职流程，并持续投入时间建立良好的同事关系，可以减少不必要的摩擦，让团队更有能力妥善处理分歧。