适合单位的文档管理系统有哪些？分享国企主流使用的7款

本文深入对比了以下7款文档管理系统：1.PingCode；2.亿方云；3.燕麦云；4.OneDrive for Business；5.Zoho Docs；6.Box；7.优米云盘。

在信息化办公成为常态的今天，文档管理系统已经是各类单位、国企与政府部门的核心基础设施之一。无论是内部知识沉淀、项目协作，还是安全合规与权限控制，选择一款稳定、安全、易用的文档管理系统都至关重要。
本文将围绕适合单位的文档管理系统有哪些这一问题，精选7款国企主流使用的解决方案进行介绍与分析，帮助读者快速了解各产品的核心特点与适用场景，为选型提供参考。

国企主流使用的7款文档管理系统

1.PingCode

PingCode 知识库：国内广受认可的知识文档系统

推荐指数：9.5 分

产品简介：PingCode 知识文档管理方案是一款面向企业团队的知识库工具，聚焦”知识全生命周期管理”，通过结构化沉淀与高效协同，帮助企业将分散信息转化为可复用的知识资产。产品界面简洁、功能完善，在用户群体中口碑较好。

推荐理由：在国产知识管理与协作类工具中处于领先位置，广受研发型企业青睐与采用。曾入选 36氪年度口碑企服榜单，用户涵盖长城汽车、小红书、华夏基金等知名公司。

适用人群：

• 研发团队，希望知识库与需求、测试、缺陷等环节贯通；
• 对安全与合规要求较高的政府、金融及大型企业；
• 需要统一沉淀知识、发布 FAQ/帮助中心的团队；
• 从 Confluence 等海外系统迁移至国产方案的企业。

核心功能：

• 知识创作：支持组织、团队、个人多级空间管理，可一键迁移他系统数据（如 Confluence）。专业编辑器支持图片、表格、代码块、Markdown、页面关联等；支持多人实时协作与即时保存，并提供 @同事、评论、表情互动等功能。
• 知识共享：多端同步（PC/移动），可发布帮助文档与 FAQ，构建企业知识门户；支持灵活共享与权限管理。
• 知识沉淀：采用“知识空间 + 页面”层级结构，便于内容体系化；提供模板功能，保持知识规范与复用。
• 安全管控：具备ISO27001、ISO9001 等安全认证，支持精细化权限、历史版本追溯与数据加密。

使用体验：上手简单、开箱即用，界面贴合国内团队习惯。模板与结构化空间设计可有效降低搭建成本。多人实时编辑、评论机制流畅，协作效率高；权限模型清晰、版本可追溯，减少误删与“文档失控”风险。

集成与扩展能力：与 PingCode 研发管理体系深度联动，可实现知识与需求、测试、缺陷的关联，构建“文档—任务—交付闭环”。支持 SaaS、公有云、私有化及定制部署，兼容信创环境。

价格：为 25 人以下团队提供基础版免费使用；支持多种采购与部署模式。相较 Confluence 等海外产品，价格约为 30%-40%，具备较高性价比。

优势：统一知识沉淀与复用、一键迁移降低成本；与研发流程无缝衔接、协作高效；兼容国产化与信创环境，具备 ISO 认证与加密审计能力，安全可靠、上手快速。

总结：PingCode 知识文档管理方案以结构化、协同与安全为核心特色，适合希望在国产环境下实现知识高效沉淀与合规管理的团队。

官方：https://sc.pingcode.com/0dcjk

2.亿方云

亿方云：国内领先的网盘型知识文档管理系统 / 企业级文件协作平台

推荐指数：9.4 分

产品简介：亿方云是一款面向企业的网盘类知识文档管理系统，定位于“大容量文件存储与协同”。产品支持在线编辑、跨端同步、安全共享，并提供 AI 文档助手及多项效率工具（如 PDF 转换、音频转文字），适合海量文件管理及高频协作场景。

市场地位：据行业报告显示，亿方云位居“国企业云盘”第一梯队，已服务65 万+ 企业客户，覆盖吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等大型组织。其产品稳定性与安全性在大规模应用中得到验证。

适用人群：

• 拥有大量文件存储、跨组织同步需求的中大型企业；
• 需要在多端高频协作，并注重文件安全与操作可追溯的行业（制造、地产、金融、教育等）；
• 需支持私有云、混合云或本地合规部署方案的组织。

核心功能：

• AI 文档助手及 PDF 转换、语音转写等效率工具。
• 大容量文件存储与同步；
• Office/WPS 在线编辑；
• 安全共享与外链管理；
• 多设备访问与细粒度权限控制；
• 企业级数据保护与审计日志；

使用体验：在大文件与高并发场景下表现稳定，在线编辑流畅，上手门槛低。配套的智能工具有效减少格式转换与文档传输时间，整体协作效率较高。

安全与合规：通过 ISO 20000/27001、CSA、等保三级等多项认证；支持本地碎片化存储与多重备份。采用行业级 AES-CTR-256 流式分块加密，上传即加密、落盘再加密；提供网银级安全与完善的日志监控体系。

优势：亿方云以大容量存储、高安全标准、AI 助手与灵活部署为核心特征，能满足企业多样化的文档协作与数据管控需求。

总结：若企业重点关注“文件存储容量 + 在线协作 + 安全合规”，并需灵活的私有化或混合云落地方案，亿方云是值得优先考虑的选择。

官网：https://sc.pingcode.com/x9168

3.燕麦云

推荐指数：9.0 分

产品简介：燕麦云是一款专注于企业级内容智能协作的云存储平台，提供银行级文件安全保障，避免数据泄露风险，被国内众多 500 强企业采购使用。

推荐理由：采用 SSL256 位密码加密传输，文件碎片化加密存储；智能感知异常操作，随时切断可疑终端的接入；多维度的云盘使用情况分析，详细记录每个用户操作；支持百种格式在线预览，支持移动端办公；基于深度学习和 OCR 图像识别技术，对文件、图片进行智能识别。

适用人群：各类规模的企业，特别是对数据安全有较高要求的中大型企业。

核心功能：云端数据加密、智能安全防护、云盘使用分析、跨平台文件访问、OCR 智能搜索、多人在线编辑、智能版本管理、多级管理员、后台超级回收站、精细粒度权限管控、文件异常行为监控、访问策略限制登录 IP 网段、自定义水印。

总结：燕麦云以其强大的安全功能和智能协作能力，为企业提供了高效、安全的内容管理解决方案，特别适合对数据安全有严格要求的企业。

4.OneDrive for Business

推荐指数：9.3 分

产品简介：OneDrive for Business 是微软推出的企业级云存储服务，专为企业设计，让用户可以随时随地访问、共享和协作处理所有文件，与 Microsoft 365 生态系统深度集成。

推荐理由：与 Microsoft 365 应用（包括 Teams）的深度集成，提供无缝协作体验；支持脱机编辑，下次连接时自动同步，确保工作不中断；支持上传最多 100 GB 的文件并同步库，满足大型文件存储需求；集成 Copilot AI 助手，可汇总文件、比较多个文件、聊天询问等；超过 85% 的财富 500 强公司都在使用 OneDrive，证明其企业级可靠性。

适用人群：中大型企业，特别是已经深度使用 Microsoft 生态系统的组织。

核心功能：随时随地访问、共享和协作处理所有文件；与 Microsoft 365 应用的深度集成；支持脱机编辑和自动同步；无缝协作，与组织内部或外部人员实时协同工作；自由移动办公，通过 OneDrive 移动应用随时随地创建、查看、编辑和共享文件；安全性控件，备份并保护文件；支持上传最多 100 GB 的文件并同步库；集成 Copilot AI 助手，可汇总文件、比较多个文件、聊天询问等。

总结：OneDrive for Business 凭借与 Microsoft 365 生态系统的深度集成和强大的协作功能，为企业提供了高效的云存储和协作解决方案，特别适合已经使用 Microsoft 产品的企业。

5.Zoho Docs

推荐指数：8.8 分

产品简介：Zoho Docs 是 Zoho 推出的在线文档管理系统，提供内置在线编辑器来创建和编辑文件，所有文件存储在云端，可从任何位置和任何设备轻松访问。

推荐理由：在线创建和编辑文件，无需安装额外软件；所有文件存储在云端，可从任何位置和任何设备轻松访问；允许创建、共享、协作和管理所有业务文档；支持文件同步，确保在任何设备上都能访问最新版本；提供安全的文件存储和共享功能；帮助企业处理文档创建、文件共享、文件同步等；与 Zoho 生态系统的其他应用深度集成。

适用人群：各类规模的企业，特别是已经使用 Zoho 其他产品的组织。

核心功能：在线创建和编辑文件，支持多种文档格式；文件存储在云端，可从任何位置和任何设备访问；创建、共享、协作和管理所有业务文档；文件同步功能，确保在任何设备上都能访问最新版本；安全的文件存储和共享；支持文件分类和组织；提供搜索功能，快速找到所需文件；与 Zoho 生态系统的其他应用集成。

总结：Zoho Docs 以其简单易用的界面和强大的协作功能，为企业提供了高效的文档管理解决方案，特别适合需要在线文档协作的团队。

6.Box

推荐指数：9.1 分

产品简介：Box 是一家总部位于美国加州红木城的云内容管理和文件共享平台，专为企业用户设计。

推荐理由：强大的安全功能，包括端到端加密、多因素认证、数据泄露防护等；灵活的部署选项，支持云端、本地和混合部署；强大的 API 和集成能力，可以与各种企业应用程序无缝衔接；防止勒索软件攻击的内容恢复能力。

适用人群：对数据安全有高要求的中大型企业，特别是金融、医疗、法律等行业。

核心功能：文件存储与同步、在线预览与编辑、权限管理、工作流自动化；GPT-4 AI 集成，能够总结文档和回答关于存储内容的问题；Box Forms 用于构建自定义表单；Box Doc Gen 用于自动生成文档；归档功能用于长期内容保存和合规性。

总结：Box 以其强大的安全功能和灵活的部署选项，为企业提供了可靠的内容管理解决方案，特别适合对数据安全有严格要求的行业。

7.优米云盘

推荐指数：9.0 分

产品简介：优米云盘专注企业文件管理，为企业提供专业全面的文件管理私有云解决方案，目前已服务 2000 + 企业，1500000 + 用户。

推荐理由：基于内存的文件系统，可轻松处理 10 亿级文件数量、PB 级数据存储；高并发设计，为 100 人以上团队高效使用提供技术保证；主从集群模式下，每台服务器相互实时备份，确保服务不中断；特有的分片传输算法能大幅提升小文件传输速度；网页端手机端源码完全开放，企业可根据需要搭建定制化的云盘系统。

适用人群：各类规模的企业，特别是科技、制造、房产建筑、教育、政府机构、金融、能源化工、生物医疗等行业。

核心功能：稳定高效的文件服务器、权限分配、同步盘客户端网页端、文件搜索、预览与在线编辑、版本管理、文件分类属性、多人协作编辑、文件讨论、文件外链分享、文件发布、文件提醒、编辑锁定、文档审批与任务功能、账号集成、安全性功能、API 接口及二次开发支持、支持信创。

总结：优米云盘以其强大的技术实力和灵活的定制能力，为企业提供了专业的文件管理解决方案，特别适合对系统性能和定制化有较高要求的企业。

为什么单位需要文档管理系统？

在多数单位中，文档依然是业务运行的核心载体。无论是会议纪要、制度流程，还是技术方案与客户资料，都需要被安全地存储、共享与追溯。过去依赖本地网盘或人工整理的方式，往往存在文档分散、版本混乱、权限管理困难等问题。

随着企业数字化水平的提升，文档管理系统成为构建组织知识资产的关键基础。它能帮助单位将分散的文件进行集中管理，实现统一分类与结构化归档，不仅让员工能快速找到需要的资料，也避免了因人员变动或文件丢失带来的风险。

对于国企和政府机构而言，安全与合规更是刚性需求。具备数据加密、权限审计、访问控制等功能的系统，可以在提升工作效率的同时，保障信息安全与数据主权。文档管理系统的应用，正在成为衡量单位信息化管理水平的重要标志。

文档管理系统的核心功能有哪些？

一套成熟的文档管理系统，通常具备从创建、协作到归档的完整闭环。文档创作与版本控制是基础能力，系统会记录每次修改、支持多人编辑与历史回溯，确保资料内容准确可追踪。

在知识共享方面，系统可通过“知识空间”“团队文件夹”等机制，让不同部门之间实现安全协作。权限管理的灵活设置，可根据角色、项目或保密级别进行分级授权，既便于开放共享，又能防止敏感信息外泄。

智能搜索与标签分类同样是提升使用体验的重要环节。通过全文检索、标签、关联页面等方式，员工能迅速定位所需文档，显著减少查找时间。此外，越来越多的国产文档管理系统引入 AI 辅助能力，例如自动摘要、内容推荐与语义搜索，使知识利用效率进一步提升。

对单位管理层而言，系统的后台报表、操作日志与权限审计，能够为内部风控与绩效分析提供数据支持，从而实现“内容资产化、管理可视化”的目标。

如何提升单位的文档协作效率？

提高文档协作效率，关键在于打通信息壁垒。许多国企与大型事业单位往往部门众多，文档分布在不同系统中，导致沟通链条冗长、重复劳动频发。通过部署一体化的文档协作平台，可以让团队在同一空间内完成编写、审批与归档流程，信息更新即时同步，减少文件版本冲突。

除了系统工具的选择，协作机制同样重要。单位可建立统一的文档命名规范与知识分类体系，确保资料能在组织内部长期复用。结构化的知识空间与模板化页面，也能帮助新成员快速上手，提高整体运营效率。

从技术层面看，国产文档管理系统在协作体验上已明显改进。支持多人实时编辑、评论标注、任务分派等功能，使项目协作更加顺畅。对于远程办公或跨区域团队，还可以依托云端部署与移动端同步，保证不同设备间无缝衔接，真正实现高效、安全的知识协同。

总结

总体来看，国产文档管理系统在安全合规、私有化部署、本地支持与信创适配等方面已形成明显优势。无论是聚焦研发协同的 PingCode，还是以大容量文件存储著称的 亿方云，都能满足不同类型单位的管理需求。
对于正在推进数字化转型的国企与事业单位来说，选择一套可沉淀知识、保障安全、提升协作效率的文档管理系统，不仅能降低管理成本，也能为组织长期积累可复用的知识资产。

常见问答（FAQ）

Q1：单位文档管理系统与传统网盘有何区别？
文档管理系统更注重“知识结构化”和“权限可控”，它不仅能存储文件，还能支持版本管理、协作编辑与知识沉淀。而传统网盘主要侧重文件存取与共享，难以满足复杂的组织管理需求。

Q2：中小型单位是否也有必要部署文档管理系统？
有必要。文档管理系统并非只适用于大型国企，中小单位同样可以通过轻量化的 SaaS 部署方式，实现低成本的知识集中管理，减少重复沟通与资料丢失问题。

Q3：国产文档管理系统的安全性如何？
当前主流国产系统普遍通过 ISO 27001、等保三级等认证，支持 AES 加密、日志审计、权限细分等功能，可满足政府与国企的安全合规要求。

Q4：如何判断一个文档管理系统是否适合本单位？
可以从三方面评估：功能契合度（是否支持多人协作、权限分级）、安全合规性（是否有认证与审计机制）、部署灵活性（是否支持私有化、混合云等）。

Q5：文档管理系统能否与其他业务系统集成？
多数现代化文档系统提供 API 或插件机制，可与项目管理、OA、CRM 等工具互联，实现业务数据与知识内容的贯通，提升整体工作效率。